Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Вам известно, что те, кто жалуется, кажутся нытиками? Этот тон сквозит в письме. Он чувствуется в выборе лексики и ритме фраз. И это ужасно. Бизнес требует разных качеств: решимости, целеустремленности, креативности и умения принимать решения. Но он не переносит нытиков. Поэтому ваш тон должен быть спокойным и деловым. Задача «challenging», но не «impossible». Не говорите, что шум «horrible». Скажите, что он «noxious».

Варианты

Would you consider…

I would like to bring to your attention…

Are you aware that…

What do you think about…

You’re probably aware…

Have you had time to give consideration to…

Have you had a chance…

Did you happen to have time to…

Your viewpoint will be much appreciated regarding…

There’s a situation that perhaps needs your attention…

Could you give me your opinion on…

It would help me to have your feedback on…

I would like to draw on your experience regarding…

You know better than I do how…

Allow me to make a suggestion…

Please allow me to describe…

Если вы подражаете опытному гольфисту, нанося удар по мячу, вы учитываете собственные возможности и физическую подготовку. Вам не удастся точно скопировать чужие движения.

Если вы подражаете тому, кто умеет хорошо писать, вы берете текст и используете чужие находки применительно к иным целям и условиям. Вы не переписываете его дословно.

Благодарность за бонус

Li Ahn,

Предмет обсуждения

I wanted to let you know right away that I appreciate the generous bonus.

Самоотдача

I’ve worked hard to obtain results for Vector in Accounts Receivable. Getting this job done has been and will continue to be my priority. I am happy that the wealth I’ve generated for the firm has been recognized and rewarded.

Признательность

Thank you,

Инструменты

Чем быстрее вы скажете спасибо за бонус, тем более искреннее будет выглядеть ваша реакция. Немедленное выражение признательности показывает, как важна для вас эта награда.

Если же вы замешкаетесь с ответом, это произведет прямо противоположное впечатление. Разумеется, вы были слишком заняты. Но каждый знает, что на самом деле всегда можно найти пять минут, чтобы сказать спасибо. Чем дольше вы тянете, тем формальнее выглядит ваш ответ. В мире, где дорога каждая минута, запоздалая благодарность вызывает сомнения.

Похлопать босса по плечу перед собранием и поблагодарить его за бонус не повредит, но гораздо лучше выразить признательность письменно. Такая благодарность более значима. Такова разница между устной и письменной речью: сказанное исчезает без следа, а написанное сохраняется надолго.

В англоязычном мире печатное слово ценят больше устного. Оно имеет вес и вызывает уважение. Текст осязаем, надежен и долговечен. Не зря уже тысячи лет назад, на заре появления клинописи в Месопотамии, письменное слово обладало юридической силой. Если у вас есть записи, вы имеете доказательства. Благодарственное письмо производит куда больше впечатления, чем брошенное на ходу «thank you».

Благодарность дает возможность высказать вещи, которые в иных случаях будут истолкованы как похвальба в корыстных интересах. Выражение признательности – удобный момент сказать что-то хорошее о работе, за которую вас наградили. Ваше «thank you» неизбежно привлечет внимание босса – не упустите случая извлечь из этого дополнительную пользу.

Рассказывая о своей работе, ограничьтесь парой фраз, будьте честны и избегайте хвастливого тона. Дайте понять, что вы преданы делу и гордитесь своими успехами. Тем самым вы посылаете сигнал, что вы хороший член команды, на которого можно положиться.

Многократное и докучливое выражение признательности выставляет вас не в лучшем свете: вас сочтут либо льстецом, либо бедолагой, потерявшим надежду. Объясняя свою точку зрения слишком долго и подробно, вы будете выглядеть желторотым юнцом. Если вы постоянно поете дифирамбы компании, вас сочтут подхалимом.

Будьте кратки, прямы и искренни. Каждая фраза выполняет свою функцию, поэтому не нужно повторять одно и то же по десять раз. Принцип «лучше меньше, да лучше» актуален и здесь.

Входящие

Руководитель, который выдал вам премию, может быть тираном или либералом. Но в любом случае он заслуживает благодарности (даже если он поощрил вас не по своей воле). Простое спасибо значит для людей очень много. Оно помогает укрепить существующие отношения или наладить контакты, которых пока нет.

Но главное, благодарность – это знак внимания, который подтверждает ваши социальные навыки. А умение вести себя вежливо, корректно и с достоинством равноценно уверенности в себе.

Правка

До: комплименты наставнику

Dear Ms. Dillon,

Please allow me to take this opportunity to hereby convey and express my heartfelt gratitude for the insightful observations that you generously offered on the occasion of the Human Resources meeting at Vector, Inc., headquarters on August 12, 2007.

In point of fact, yesterday’s meeting, as you obviously know, had taken an unfortunate turn during the sustained discussions of the proposed viability and necessity of the Byron hires. Understandably, I was neither pleased, nor happy, nor hopeful, at the prospect of convincing the Compensation Analysts with the strength, logic, and rationale of my data, despite all the extensive and thorough preparation that I personally undertook prior to the meeting to make my case as clear and comprehensible as possible and despite the overwhelming amount of evidence at my disposal.

The well-chosen timing of your cogent remarks and the evident force with which you delivered them not only secured the Analysts’ considerable attention, it also allowed them to reassess, reconsider, and reevaluate their position in light of the fact of your sharp observations. It was at that very moment that the tables turned, so to speak, and my case was given its due, thanks to you.

Please let me say here once more how valuable your support was to the likelihood and achievability of the hires. And the success to which you contributed is not to be forgotten.

Тон! Неужели вы хотите, чтобы вас приняли за выходца из Старого Света, который только что сошел с корабля на берег? Консерватизм и традиции – это одно, а тяжелый архаичный язык – другое. Слово «hereby» сегодня годится разве что для судебной повестки. Мудреные сложные обороты до сих пор используются в юридических документах, однако в ином контексте они звучат комично. Функция e-mail – обеспечить обмен информацией, а не щегольнуть экстравагантным стилем. Здесь нет места витиеватому слогу. Вычурный напыщенный язык отталкивает людей. Такая манера изъясняться показывает, что автор оторван от жизни. «Insightful» и «cogent» уместны в литературном тексте или деловой документации, но никак не в кратком рядовом письме.

Избыточность! Такие выражения, как «in point of fact» или «in light of the fact that», засоряют текст. Они не несут никакой информации и заставляют тратить время впустую. Люди, которые растолковывают свои мысли до мельчайших подробностей, обычно слишком многословны. Лишние слова не проясняют мысль, но затуманивают ее. Избыточность проявляется по-разному, и заметить ее бывает непросто. Один из самых распространенных вариантов – употребление групп близких по значению слов: «convey and express», «reassess, reconsider, and reevaluate». В деловом письме такой стиль неуместен.

Безудержная лесть! Если лавина комплиментов граничит с подобострастием, ваши слова звучат не слишком убедительно. Начальству нравится, когда его уважают, но подхалимаж по душе немногим. Благодарности и похвалы, которые переходят в славословие, работают против вас. Такой тон может сконфузить адресата или, хуже того, поставить под сомнение вашу мотивацию. У босса могут возникнуть подозрения на ваш счет. Ведь льстецы обычно преследуют корыстные цели.

Используйте современную лексику. Если речь идет о словах, которые вы слышали от босса, встречали в отчете компании или в деловой периодике, употребляйте их с чистой совестью. Но если вы подражаете своей бабушке или историческому роману, это не самый удачный выбор. К примеру, оборот «I remain at your disposal» был в ходу в прошлом веке, но сегодня он воспринимается как архаизм. В то же время слово «disposal» воскрешает в памяти такие сочетания, как «trash disposal» и «garbage disposal».

Помните, лишние слова делают текст менее энергичным. Избыточность посылает неправильные сигналы: она показывает, что вы не способны четко сформулировать мысль и переливаете из пустого в порожнее, отнимая время у адресата. Последнее – весьма серьезный проступок.

Если вы отредактируете письмо и избавитесь от лишних слов, текст уменьшится в два, а то и в четыре раза. Представьте, что все письма в вашей папке «Входящие» сократились вчетверо. Ненужные слова занимают место на жестком диске, в памяти, на экране – но при этом не выполняют своей функции.