Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

В конце описания вернитесь к идее, с которой начинается текст. Таким образом вы словно помещаете его в рамку. Этот популярный прием позволяет: 1) еще раз подчеркнуть основную мысль; 2) придать сказанному целостный и завершенный вид. Конец и начало, которые перекликаются между собой, похожи на переплет книги. Такая структура текста фиксирует внимание аудитории на уникальных особенностях новинки.

Содействие в маркетинге

Anne, Alice,

Предмет обсуждения

Can you please help us?

Сообщение об успехе

As you know, the Zyztem Electronic Emissions Reader (EER) has recently been chosen as “Innovative Product of the Year” by the Federation of Consumers for a Sustainable Environment.

Планы на будущее

This award brings enormous satisfaction to the EER team here at Zyztem and heralds a new push for expansion in the field of IT consumer protection. We plan on doubling production of the EER in the first quarter of 2008, when we will also launch a new line of EERs for home use.

Просьба о привлечении рефералов

Because you are satisfied customers of the EER product, we would like to know if you could suggest e-colleagues who might benefit from our services? Referrals from the chief purchasing agents at Vector, Inc. will help us reach individuals and companies who need our products and services.

Подтверждение доброй воли

Please know that we value your comments and suggestions.

Инструменты

Вопрос – отличный способ привлечь внимание. Почему? Потому что жизненный опыт подсказывает людям, что на вопрос есть ответ. Поэтому вопрос пробуждает любопытство. У адресата срабатывает рефлекс – как у собаки Павлова, – он продолжает читать, чтобы найти ответ. Инстинкт, интрига и предвкушение разгадки делают свое дело – конечно, если вопрос был интересным.

Если e-mail начинается с вопроса: «What were the real reasons behind the plummeting stock market in 2007?» – адресат скорее всего не готов ответить на него уверенно и однозначно. Чтобы узнать ответ, он должен прочесть, что написано дальше. Вопросы, которые не по зубам адресату, позволяют автору продемонстрировать свою компетентность.

Если адресату задают вопрос, на который может ответить только он сам, он чувствует: в его власти принять решение, к его голосу прислушиваются. Если отправитель спрашивает: «Will you help us?» – на этот вопрос может ответить только сам адресат. Различные вопросы дают разный эффект – адресат может быть польщен, взволнован, испуган или преисполнен гордости за оказанное доверие. Задача автора – направить эту энергию в правильное русло для достижения желаемого результата.

Вопросы помогают подчеркнуть, что между отправителем и адресатом сложились определенные отношения. Если кто-то задает вопрос, есть тот, кто на него отвечает. Автор может подчеркнуть связь «you-I» с помощью местоимений. Если он задает вопрос: «Have you heard about the recent nanotech innovation?» – кажется, что он обращается к адресату. Здесь, как и в других случаях, местоимения «you» и «I» делают текст более теплым и человечным. Это не просто обезличенный набор слов на экране. Это диалог отправителя и адресата, обмен мнениями между двумя собеседниками.

Вопрос может стоять в строке темы. Или в начале абзаца. Он может служить заголовком – в этом случае он не только структурирует текст, но и помогает пробудить интерес. Вопрос в конце текста – это эффектный финал.

Варианты

Please know that we value your comments and suggestions…

Please know that your feedback means a lot to us…

Meeting your business needs is our priority…

Thank you for your continued support…

We are grateful for your loyalty…

We appreciate your interest and support…

We are pleased to number you among our valued clients…

Your business is very important us, both now and in the future…

Когда вы приходите в гости, вам приятно, что хозяева с улыбкой встречают вас у порога, провожают в гостиную и предлагают напитки и угощение. Вы с удовольствием выбираете местечко поудобнее и наслаждаетесь беседой с друзьями.

Вряд ли вы почувствуете себя желанным гостем, если вам придется самому открыть дверь, отыскать гостиную и освободить себе место на диване, отодвинув груду грязного белья. Трудно назвать прием теплым, если хозяевам нечем вас угостить или во время вашего визита они без умолку болтают по телефону.

Представьте, что адресат – ваш гость. Если текст легко читается, удобен для просмотра, формулировки точны и не сбивают с толку, человек чувствует, что о нем позаботились. Если письмо написано плохо, получатель ощущает пренебрежение… или просто злится.

Правка

Hey Girls,

The E-Hotels marketing survey, recently completed, is in the process of being analyzed by the team here at Vector, Inc. as you’ll see in the results in the executive summary and full report, which are going to be sent to you soon.

In conclusion, the E-Hotels Survey is below our expectation, as we will be discussing at Heathrow. Of course the data are being gone through to get at whatever is of use.

The vendor Real People was not apparently being supervised as well as we had hoped by our in-house delegate so that the questions are not ideal. We got a lot of data but not the exact information that we were looking for though some of it is useful.

The coming days I’ll be setting up a conference call so we can discuss.

Общий вид текста! Непонятные отступы мешают восприятию. Оформление текста должно подчиняться общей логике. Красные строки помогают ориентироваться в документе: чем больше в тексте тезисов, тем больше красных строк. Помогает ли компоновка этого текста понять иерархию данных? Никоим образом.

Порядок предложений! Порядок предложений в документе и отдельных абзацах должен помогать систематизации данных, а не сбивать с толку. В этом письме порядок изложения не выполняет своей функции. Выделить основные мысли невозможно. Это совершенно бесполезное письмо.

Пассивные формы глаголов! Посмотрите, как много здесь «being» и «by». В связке эти два слова образуют громоздкие неудобоваримые конструкции, которые делают фразу тяжелой и невнятной. Вместо того чтобы действовать, подлежащее подвергается воздействию. Вместо «I kissed my lover» – «I was kissed by my lover». Пассивные формы глагола – верный способ сделать письмо вялым и скучным.

Уберите красные строки – они уместны в бумажных письмах, а в деловой электронной переписке выглядят архаизмом. Исключение составляют списки. Впрочем, в некоторых почтовых клиентах красные строки живут собственной жизнью, появляясь в самых неожиданных местах. Если нужно, оставьте красные строки во вложенных документах, но позаботьтесь, чтобы они не мешали восприятию.

Начните с главного. Самые важные мысли следует вынести в начало письма или в начало абзацев. Это сделает текст ясным и доходчивым и позволит адресату сэкономить время. Такой подход помогает автору не сбиться с мысли, а адресату – бегло просмотреть текст и найти нужную информацию. Ему не придется перечитывать написанное несколько раз, а вам – писать второе письмо, чтобы объяснить, что вы хотели сказать в первом.

Избавьтесь от сочетания «being» и «by». Уберите пассивные формы глагола, изменив структуру предложений. Фразы с активными формами глаголов получаются более ясными и запоминающимися. Как говорится, активный глагол – активная фраза, активная фраза – активный читатель.

Начальство отлично помнит, кто пишет эффективные четкие письма. И не забывает, кто делает это спустя рукава.

Marianne, Laura, Norine, Mina,

As you know, the Vector, Inc. Marketing Research Team, headed by Tristan Betton, is analyzing the recently completed E-Hotels Marketing Survey. Unfortunately, our primary market research questions resulted in significant qualitative flaws.

Tristan, our in-house delegate, under-supervised the vendor Real People. Consequently, the probing psychographics focused on follow-ups at the expense of closed-ends. Length and sequencing were against us – we covered a lot of terrain but without much depth.

Overall, the E-Hotels Survey is disappointing, as we will discuss at our monthly meeting at Heathrow on August 12. I wanted to give you the heads-up before the executive summary and full report reach your offices by the end of next week. Please know that I am working to salvage whatever information data we can.

I’ll set up a conference call in the coming days so we can come up with a game plan.

Инструменты