Грем Олкотт - Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело
КОМФОРТНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
Некоторые пункты Еженедельного чек-листа, о которых мы будем говорить, продиктованы здравым смыслом. Это обычное, традиционное управление проектами. Многие люди путают управление проектами и планирование проектов. Они с головой уходят в программы планирования проектов и сложные таблицы, хотя на самом деле важно лишь то, чтобы кто-то достаточно регулярно следил и корректировал планы для обеспечения динамичной и продуктивной работы во имя поставленной цели. Детализированный, прямолинейный стиль управления очень утомителен. Он приводит к избыточной заорганизованности, чрезмерной увлеченности планированием и, в конце концов, к снижению продуктивности действий. Однако если вы участвуете в проекте, которым руководит настоящий профессионал в области управления, вы сразу чувствуете магию. Еженедельный контрольный список позволяет блестяще справляться с работой, но в то же время не превращает размышления в тяжкий труд.
В этот момент на передний план выступает ваш внутренний менеджер проекта. Он обеспечивает жесткость и дисциплину, необходимую для работы не над одним, а над всеми проектами, включенными в ваш список проектов. Чек-лист позволяет вам определить набор действий для каждого проекта, напоминает о взаимосвязях и взаимозависимости разных проектов – и при этом никакого чрезмерного планирования! Это уже не управление проектами в традиционном смысле слова, а скорее новый подход к управлению проектами.
Давайте же теперь обсудим оба чек-листа более подробно, а затем вы сможете создать собственные.
Этапы составления еженедельного чек-листа
У каждого такой чек-лист свой, хотя здесь есть определенные шаги, расположенные в логичном порядке. В конце главы мы поговорим об этих этапах более тщательно и составим чек-лист, который подойдет именно вам. А пока перечислим основные этапы составления Еженедельного чек-листа:
1. Очистка всех информационных потоков
2. Актуализация второго мозга
3. Предусмотрительность
4. Готовность
5. Вопросы
Давайте разберемся с каждым из этих элементов.
1. ОЧИСТКА ВСЕХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ
Первый этап составления Еженедельного чек-листа заключается в том, чтобы убедиться в продуктивности сбора и фиксации информации, а также ее организации, о чем мы говорили в предыдущих главах. Обычно я провожу в офисе всего пару дней, поэтому, хотя у меня есть доступ к электронной почте и «на ходу», и я могу заниматься фиксацией идей и их организацией и в других местах, мне все равно нужно спокойно посидеть за рабочим столом и окончательно завершить процессы сбора, фиксации и организации. Одно из преимуществ составления Еженедельного чек-листа – в том, что он дает вам ощущение логики. Вы понимаете, что какой бы хаос ни царил в вашем мире, у вас есть время забыть о суете и вернуть себе полный контроль. Если я знаю, что после нескольких дней командировки ситуация может выйти из-под контроля, то мне нужно сначала очистить все информационные потоки и обрести ясность. Только после этого можно переходить в режим мышления «управляющий» и приступать к составлению Еженедельного чек-листа. На более поздних этапах анализа и размышлений сделать это трудно, поскольку информационные потоки будут постоянно требовать вашего внимания.
Таким образом, первый этап заключается в сведении всего воедино: электронной почты, заметок с совещаний, новых идей и мыслей, которые появились в процессе рабочей недели, действий и идей, родившихся при общении с руководством и коллегами, и всего прочего.
2. АКТУАЛИЗАЦИЯ ВТОРОГО МОЗГА
Итак, вы уже разобрались со всем, что накопилось за неделю, и готовы, как истинный ниндзя, включить режим «управляющий»! Я бы сравнил этот этап с глубоководным дайвингом. Вам предстоит нырнуть в глубины своего второго мозга. Вы проверяете, что именно приготовил вам второй мозг, и убеждаетесь в точности его планов. Здесь следует прислушаться к себе. Нет ли в вашем подсознании каких-то «проектов», которые еще не получили названия и не попали в список? Нет ли чего-то такого, о чем вы думаете и размышляете, но пока еще не включили в свою систему? Чтобы ваши списки стали неотъемлемой частью второго мозга, вы должны быть твердо уверены в том, что они охватывают абсолютно все. Как только вы начнете чувствовать, что какие-то проекты не охвачены вашей системой, она перестанет быть источником ясности и превратится в источник стресса.
Вот поэтому второй этап – это этап ориентации. Проанализируйте свой календарь за последние две недели, проверьте, что ждет вас впереди, вспомните проекты, над которыми вы работаете, но которым до этой недели не уделяли достаточно внимания. Словом, вам нужно ясно представить себе текущее положение, чтобы второй мозг обладал полной «памятью», а вы могли ему целиком доверять.
Второй и третий этапы составления Еженедельного чек-листа предполагают размышления – жизненно важные для всей рабочей недели. В этот момент ваши списки взаимодействуют друг с другом. Вы одновременно анализируете список проектов, основной список действий, список «Ожидание» и календарь. Каждый из четырех компонентов хорош сам по себе, но только сведение их воедино дает уверенность, доверие и ощущение контроля. Такое мышление позволяет забыть почти обо всем, что не включено в основной список действий и календарь на предстоящие семь дней. Все, что вам нужно, находится в основном списке действий, с которым вы сверяетесь каждый день. А календарь сообщает вам обо всех сроках и датах, за которыми вы должны следить.
3. ПРЕДУСМОТРИТЕЛЬНОСТЬ
На этом этапе вы начинаете представлять себе грядущую неделю. Вы должны убедиться, что в основном списке действий действительно перечислены все действия, которые требуется осуществить. Помните, мы говорили об идее «следующего конкретного действия»? В этот момент вы должны предусмотреть все новые действия для каждого проекта, над которым вы работаете. Следует просмотреть все, что стоит в списке проектов, основном списке действий и Парке хороших идей. Кроме того, вам нужно проанализировать новую информацию, которая может повлиять на вашу работу. Главная задача – быть на шаг впереди. Что нового должно произойти с каждым из проектов на следующей неделе? С какими препятствиями можно столкнуться? В этот момент надо подумать о том, чему следует отдать приоритет, а чем можно сознательно пренебречь.
4. ГОТОВНОСТЬ
Этот этап напоминает сборы ребенка в школу накануне учебного дня, чтобы избежать утренней спешки. Ну или приготовление обеда, чтобы завтра взять его с собой на работу. Мы знаем, что лучше всего делать это с вечера, но очень редко так поступаем, потому что нас отвлекают другие, более увлекательные занятия! Но спокойное составление Еженедельного чек-листа дает настоящему ниндзя время и возможность подумать, как сделать предстоящие действия максимально эффективными и легкими. Надо подумать о том, что вам понадобится на предстоящей неделе, с кем нужно будет поговорить, какие действия выполнить в периоды проактивного внимания. Эта тактика снижает уровень стресса. Она особенно важна для тех, кто работает в разных местах. Если вы ездите в командировки или в определенные дни работаете в других местах, то этот этап поможет вам избавиться от остаточной паники, связанной с офисами, работой, документами, билетами и т. п.
5. ВОПРОСЫ
Финальный этап составления Еженедельного чек-листа предназначен для полноты осознания. Он позволяет вернуться к идее «сознательной компетентности», которую мы постоянно совершенствуем. На этом этапе ваши внутренние «управляющий» и «исполнитель» беседуют друг с другом, определяют ход действий на следующую неделю, выявляют возможные трудности. Этот этап требует безжалостной сосредоточенности на том, что действительно важно. Тщательно формулируйте вопросы для чек-листа – правильно сформулированные вопросы помогут увидеть то, что без них может оказаться забытым в повседневной суете. Я стараюсь сосредоточиться на внимании, безжалостности, сопротивлении, здоровье и счастье, но каждый может выбрать то, что волнует именно его. Регулярно задавайте себе серьезные вопросы. Это способствует самосознанию и стимулирует вдумчивый подход и к эффективности, и к жизни в целом.
