Грем Олкотт - Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело

Однако следить за всей поступающей информацией и принимать решения ежедневно или хотя бы еженедельно очень сложно. Если человек не обладает навыками ниндзя, ему приходится постоянно переключаться из режима «исполнитель» в режим «управляющий». Он убежден, что ему предстоит выполнить огромную работу, объема которой не представляет. Он не может делать правильные выводы, у него нет полной ясности. Ощущение не выполненной до конца работы порождает сильнейший стресс.

А работать можно гораздо лучше. Конечно, было бы хорошо, если бы можно было «просто заниматься своей работой» и послать внутреннего «управляющего» подальше. Однако нам необходим внутренний «управляющий», поэтому давайте пошлем его на семинар по менеджменту, где его научат полезным навыкам! Нам необходима полная ясность, а не случайные моменты: «О, я понял, мне нужно сделать…» или «Отличная идея! Давайте…».

Если сложить все эти мелкие моменты размышления о работе, то мы получим несколько часов в неделю. Но это время не принесет нам никакой пользы, если мы не умеем завершать процесс размышлений. Напротив, размышления вызовут у нас стресс. Ниндзя относится к размышлениям серьезно и умеет отделять мышление от действия.

Поэтому, как говорилось в предыдущей главе, нам нужно разработать два контрольных списка, которые обеспечивают структуру и логичность привычки к анализу и обзору – Еженедельному и Ежедневному обзору.

Вы должны сразу понять: контрольный список [13] – это НЕ список дел. Это список логичных шагов при Еженедельном и Ежедневном обзоре.

Такие обзоры – это тот момент времени в течение рабочего дня или рабочей недели, когда контроль берет на себя ваш внутренний «начальник». Именно для этого и пригодится контрольный список – подобные чек-листы всегда были основным секретным оружием всех магнатов и промышленников всего мира – от «Тойоты» до «Теско».

Контрольные списки делают процесс логичным. В своей фантастической книге «Переосмысление электронного мифа» Майкл Гербер приводит великолепный пример, который произвел на меня глубокое впечатление. Он рассказывает о чек-листах, составляющих руководство по управлению франшизой – например, компанией «Макдональдс».

Когда мы представляем себе еду из «Макдональдс», то сразу же думаем о стабильности: «Биг Мак» в Москве имеет тот же вкус, что и в Лондоне, Нью-Йорке или местном заведении в миле от вашего дома. Эта стабильность лежит в основе ожиданий потребителей «Макдональдс». Люди приходят в эти рестораны, потому что знают, что именно там получат. Представьте, что вы тоже работаете так же стабильно и надежно – и безо всяких постоянных размышлений, как в «Макдональдс» готовит свои бургеры и картошку фри! Прелесть процедур заключается в том, что «Макдональдс» не нужны квалифицированные шеф-повара для приготовления бургеров. Им нужны люди, которые могут следовать чек-листу – тому самому, который когда-то был разработан квалифицированным шефом. Разработанные процедуры полезны, потому что они развивают способность делегировать обязанности. Вы получаете возможность разделить свою работу с другими или поручить ее кому-то, когда не можете выполнить сами. Чек-листы дают ясность, которая порождает импульс. Они снижают неопределенность, которая порождает трение.

Считайте анализ и обзор тем временем, когда ваши внутренние «начальник» и «работник» садятся рядом и начинают планировать работу. Это период внутреннего прямого управления, планерка и время размышлений – то есть три в одном. Хорошее взаимодействие между начальником и работником в реальной жизни экономит время и избавляет от ошибок. Точно так же и полезные привычки в сфере анализа и обзора ведут к ясности, снижают уровень стресса, усиливают ощущение контроля и повышают продуктивность!

Еженедельный чек-лист

Он потребует сосредоточенного размышления в течение часа-двух в неделю и затем на всю неделю обеспечит желанную игривую легкость при выполнении работы, продуктивное состояние momentum [14] и контроля. В этой главе я научу вас тому, как овладеть самым важным орудием анализа и обзора. Мы обсудим Еженедельный чек-лист. Это квинтэссенция времени, проводимого в режиме «управляющий». Это время размышлений, решений, определения приоритетов, выработки стратегии, перспективного мышления. В это время проекты и действия обретают новую жизнь. Это время подготовки к новым битвам. Это абсолютный момент готовности, осознанности и оригинальности, овладеть которыми вам не удалось бы, если бы вы не имели времени для сосредоточенного размышления. Еженедельный контрольный список помогает держать основной список действий в актуальном состоянии. Благодаря такому чек-листу вы будете знать, что содержится в этом списке на неделю вперед.

Ежедневный чек-лист

«Остерегайся убогости занятой жизни».

Составление Ежедневного чек-листа – это очень короткий период сосредоточенного размышления. Достаточно пяти минут, которые определят весь ваш рабочий день. В этот момент вы составляете Ежедневный список дел, отталкиваясь от вашего Основного списка дел. Вам нужно выбрать те действия, которые предстоит выполнить сегодня. Это идеальное начало дня – момент ясности и покоя до начала информационной бомбардировки. Ежедневный чек-лист помогает сформировать мощную и эффективную привычку. Это отличный пример того, как наш второй мозг подкрепляет нашу интуицию и интеллект (Ежедневный чек-лист), а также память (Основной список дел), и помогает реальному мозгу сохранять эффективность. Представьте себе, какое иногда бывает настроение дождливым утром четверга после бессонной ночи. Полагаю, теперь вам ясно, почему второй мозг нам так необходим.

НЕ ДУМАЙ, ПРОСТО ДЕЙСТВУЙ. БЕЗ УСИЛИЙ

«Способность к упрощению означает устранение всего лишнего, чтобы на передний план выступило необходимое».

Когда я говорю о Ежедневном и Еженедельном чек-листах, вам может показаться, что я призываю вас увеличить рабочую нагрузку на пару часов в неделю. Вовсе нет! Обычное составление списка дел занимает у вас гораздо больше времени, поскольку вы не отделяете сознательное обдумывание от остальной работы. И на это уходит больше времени еще и потому, что вы постоянно возвращаетесь к тем же мыслям из-за отсутствия абсолютной ясности.

Прелесть составления Ежедневного и Еженедельного чек-листа в том, что здесь мышление отделяется от действия. За пару часов вы проделываете всю мыслительную работу, освобождая время для чистого действия. Ваш внутренний «работник» абсолютно отчетливо представляет, что нужно сделать, и ему остается всего лишь решить, когда это сделать. Он не думает о том, как и зачем действовать. Всю неделю вы можете полностью довериться основному списку действий. Ваша задача лишь учитывать уровни внимания и уверенно действовать. Только представьте себе эту картину: никаких больше сомнений о приоритетах, политике и возможностях – одно лишь спокойное и уверенное действие.

Те, что сомневались в необходимости столь формального процесса, как Еженедельный контрольный список, быстро меняли свое мнение, стоило им лишь раз ощутить ту свободу, какую это дает, освобождая от нужды постоянно переключаться из режима «управляющий» в режим «исполнитель». Вы получаете возможность спокойно и уверенно выполнять свою работу, точно зная, что делаете нужное дело в нужный момент – и совершенно правильным образом.

УМЕНИЕ ВИДЕТЬ ЛЕС ЗА ДЕРЕВЬЯМИ

«Размышления о себе – это очень радикальный шаг».

Плотность и сложность нашего перегруженного мира заставляет нас большую часть рабочего дня проводить на передовой. Нам редко представляется возможность увидеть общую картину, то есть разглядеть лес за деревьями. Составление Ежедневного и Еженедельного чек-листа – это время, когда вы можете оценить свою работу, поднявшись над ней. Вы видите себя с высоты птичьего полета. Поверьте, это очень мощный и успокаивающий опыт, несущий в себе подлинное очищение. Успокаивающий эффект Еженедельного чек-листа поразительно глубок. После анализа и обзора я обычно чувствую себя спокойнее, увереннее, комфортнее, динамичнее. Я с оптимизмом смотрю на ожидающую меня работу. Ощущение напоминает те чувства, которые испытываешь после беседы с компетентным начальником, способным вдохновить сотрудников и зарядить их новыми силами. Составление Ежедневного чек-листа утром, до начала рабочей суеты, поможет вам обрести подвижность и уверенность, необходимые для выполнения предстоящей работы. Еженедельный чек-лист, составляемый по пятницам, вселит в вас дальнейшую уверенность и умиротворение. Вы сможете спокойно отдыхать, наслаждаясь тем, что запланировали себе на выходные. Впрочем, составлением Еженедельного чек-листа можно заниматься и по понедельникам, если вы хотите получить заряд бодрости и энергии на рабочую неделю. И это не помешает вам в пятницу вечером целиком и полностью переключиться на заслуженный отдых! Об оптимальном времени составления Еженедельного чек-листа мы еще поговорим во время выполнения упражнения.