Магия таблиц. 100+ приемов ускорения работы в Excel (и немного в Google Таблицах) - Ренат Шагабутдинов
Внешний вид немного отличается от панели быстрого доступа, два варианта отображения команд в наличии, есть опция «Показать метки команд» (Show command labels) в контекстном меню (по правому щелчку мыши).
Ваши команды с панели быстрого доступа при использовании личной панели исчезают. То есть нельзя собрать команды и туда, и туда.
Доступ к командам на панели с клавиатуры (Alt, или F10, или / + отображаемые цифры/буквы) есть, как был (и остается) и к панели быстрого доступа.
Доступ к ленте с помощью клавиш на клавиатуре после нажатия Alt, или F10, или / также остается в новом режиме с панелью инструментов.
ДОСТУП К КОМАНДАМ В ДИАЛОГОВЫХ ОКНАХ И МЕНЮ
В большинстве контекстных меню, диалоговых окон, списков с командами в Excel подчеркнуты буквы в названиях команд. Можно нажимать на соответствующую клавишу на клавиатуре, чтобы вызвать команду без мышки.
Вот, например, контекстное меню, которое открывается по щелчку правой кнопкой мыши по ярлыку листа:
Чтобы выделить все листы, нужно нажать В
А вот диалоговое окно «Специальная вставка»:
Ввод данных
Окончание ввода в ячейку
Закончить ввод данных/формулы в ячейку можно разными способами — смотря куда нужно попасть после.
• Ctrl + Enter (^ + Return) — вы останетесь в той же ячейке (это сочетание клавиш также позволяет ввести значения/формулы сразу в несколько выделенных ячеек);
• Enter (Return) — активной станет ячейка ниже;
• Tab — ячейка справа;
• Shift + Enter — ячейка сверху;
• Shift + Tab — ячейка слева.
Можно изменить то, куда вы будете попадать при нажатии Enter, в параметрах Excel:
Параметры → Дополнительно → Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД.
(Options → Advanced → After pressing Enter, move selection.)
Если вы ввели несколько значений в соседние столбцы (через Tab), а затем нажали Enter, то попадете в начало следующей строки (в первый столбец). Так удобно заполнять небольшие таблицы.
В Google Таблицах аналогично: можно завершить ввод и попасть в любую соседнюю ячейку:
Enter — вниз;
Shift+Enter — вверх;
Tab — вправо;
Shift+Tab — влево.
Если вы заполните несколько ячеек в одной строке через Tab и потом нажмете Enter, то переместитесь в начало следующей строки (под первый заголовок).
Ну а еще в Google Таблицах можно заранее выделить диапазон или строку, куда вы будете вводить данные. И тогда при нажатии Enter вы переместитесь к следующей ячейке в пределах этого диапазона! Если выделена только строка (например, заголовки), то к следующей ячейке в столбце справа. Если диапазон, то сначала в пределах первого выделенного столбца, а потом к первой ячейке во втором выделенном столбце.
ИНСТРУМЕНТЫ EXCEL ДЛЯ БЫСТРОГО ВВОДА ДАННЫХ
Автозамена (AutoCorrect). Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, имейл и так далее, придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в «Параметрах»:
Параметры → Правописание → Параметры автозамены.
(Options → Proofing → AutoCorrect Options.)
Обратите внимание, что список автозамены — один на все приложения Microsoft Office! Так что введенные вами варианты будут заменяться и, например, в Outlook.
Прогрессия (Series). Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:
В открывшемся диалоговом окне введите параметры. Если вы хотите, чтобы данные были в столбец, выберите расположение «по столбцам» (Columns). Тип данных в следующем примере был выбран автоматически, так как первое значение в ячейке — дата. Выберите единицу. В примере это рабочий день, то есть мы получим последовательность без выходных от значения в ячейке до указанного в правом нижнем углу в диалоговом окне прогрессии.
После нажатия ОК получим все даты без выходных от 01.01.2023 до 30.12.2025 в столбец.
Прогрессия может помочь и для интерполяции: допустим, вы знаете первое значение и то, к которому нужно прийти. Выделите весь диапазон от первого значения до последнего.
Теперь, когда вы вызовете прогрессию, корректный шаг будет предложен автоматически.
Результат:
Протягивание. Если вы уже задали какой-то паттерн (например, числа с шагом 10 или последние даты каждого очередного месяца), выделите несколько ячеек и далее протяните их мышкой за маркер в правом нижнем углу.
А если вы будете тянуть правой кнопкой мыши, то сначала появится контекстное меню — и тут можно выбрать варианты, например заполнение по рабочим дням или месяцам.
Автозавершение. Если в столбце выше встречалось то или иное значение, Excel предложит вам его дописать (для этого нажмите Enter, Tab или сочетание одной из этих клавиш с Shift, то есть любую комбинацию, завершающую ввод).
Раскрывающийся список (Drop-down List). Alt + ↓ (
+ ↓) или правая кнопка мыши и «Раскрывающийся список» (Pick from) в контекстном меню. И выбирайте из списка тех значений, что встречались в этом столбце ранее.МГНОВЕННОЕ ЗАПОЛНЕНИЕ
Файл с примером: Мгновенное заполнение.xlsx
Мгновенное заполнение (Flash Fill) — один из самых простых и полезных инструментов Excel. Появилось мгновенное заполнение в Excel 2013. Этот инструмент позволяет преобразовать данные или извлекать какой-то фрагмент: достаточно задать один-два образца того, что надо получить из исходного столбца (или нескольких столбцов), — и мгновенное заполнение заполнит весь столбец значениями исходя из заданного вами паттерна (шаблона).
Вот примеры задач, которые может решить мгновенное заполнение:
• извлечь из текста фрагмент (например, имя из Ф. И. О.);
• переделать текст в другой вид, в том числе дополняя теми символами, которых нет в исходном тексте (например, вместо Ф. И. О. — инициалы с точками плюс полная фамилия);
• получить текст из нескольких столбцов (например, если у вас есть столбцы с датой и фамилией, а вам надо склеить это в одну фразу «День рождения
