Вивек Кале - Внедрение SAP R/3: Руководство для менеджеров и инженеров

На основе полученных данных команда по управлению изменениями составляет матрицу организационных бизнес-единиц в зависимости от степени ожидаемых изменений. Эффективная и всесторонняя стратегия управления изменениями может быть разработана на основе соотнесения наиболее важной информации в бизнес-картах. В дальнейшем это позволит команде по управлению изменениями разработать план управления изменениями, который полностью отвечал бы общему плану внедрения SAP, и в то же время учитывал бы мнения и интересы различных функциональных подразделений компании.

В рамках этой задачи необходимо выяснить, насколько организация компании облегчает или наоборот, затрудняет внедрение SAP. Полученная информация является важнейшим фактором управления изменениями. Оценка основных рисков проводится на трех уровнях:

• Руководство

• Команда

• Организация.

В каждом из этих случаев команда по управлению изменениями сначала создает инструменты для работы с той или иной группой сотрудников. На основе полученных данных составляется профиль рисков, который обсуждается на семинарах, где принимаются рекомендации по формированию программ обмена информацией и спонсорства, а также по другим аспектам управления изменениями. Результаты оценки рисков распространяются среди всех сотрудников компании с учетом профиля соответствующего подразделения компании.

Создание инструментов оценки рисков

Вначале необходимо оценить первичную поддержку внедрения SAP; в дальнейшем такие инструменты можно использовать для обнаружения неблагоприятных факторов, влияющих на управление проектом.

В системе SAP предусмотрены подробные указания для оценки рисков, которые необходимо использовать при создании инструментов оценки рисков в конкретной компании.

Управление инструментами оценки рисков

Инструменты оценки рисков позволяют команде по изменениям идентифицировать связанные с предстоящими изменениями риски, понять потенциальные последствия и найти возможность применения упреждающих мер.

При управлении оценками организационных рисков, команда по изменениям обращает внимание на приведенные ниже группы в указанном хронологическом порядке:

• Сотрудники, чьи обязанности и ответственность значительно изменятся уже в процессе внедрения SAP

• Сотрудники, чьи обязанности и ответственность значительно изменятся в результате внедрения SAP

• Сотрудники, чьи обязанности и ответственность зависят от работы первых двух групп.

Создание профиля рисков

Необходимо создать один профиль рисков, общий для всех уровней, на котором проводится оценка рисков: руководство, команда и организация в целом (см. раздел «Управление рисками в проекте SAP» в главе 10).

Проведение семинаров по рискам

Семинары по рискам являются плодородной почвой для разработки стратегий устранения обнаруженных негативных тенденций и рисков, а также определения сроков и распределения ответственности за принимаемые меры.

Использование результатов семинаров по рискам

На семинарах принимаются решения по мерам, направленным на устранение выявленных рисков: в дальнейшем эффективность принятых мер отслеживается и оценивается.

Необходимо отметить, что оценка рисков — это не единовременное мероприятие, а постоянный процесс. И во время внедрения, и после его завершения необходимо производить регулярную оценку рисков и принимать соответствующие меры.

Уверенное управление проектами — это ключевой элемент всеобъемлющей программы изменений в организации. Команде лидеров необходимо выявить как позитивные, так и негативные факторы, которые влияют на успешное выполнение проекта: причем базовая оценка рисков в среде команды лидеров особенно важна для процесса спонсорства. Спонсор-организатор — это один из старших менеджеров, инициатор перемен на предприятии, который активно и коммуникативно формирует поддержку проекта на всех уровнях компании и удерживает движущую силу проекта на должном уровне. Инструменты оценки рисков в среде команды лидеров позволяют команде по изменениям добиться выполнения следующих задач:

• Измерить риски, связанные с предстоящим внедрением SAP.

• Понять возможные последствия этих рисков для проекта внедрения SAP.

• Разработать меры по минимизации этих рисков.

Команда по внедрению изменений должна тесно сотрудничать со спонсорами проекта и сотрудниками, ответственными за распространение информации, чтобы своевременно принимать меры по устранению негативных тенденций и получать максимальные выгоды от внедрения SAP. Описанная выше администрация процесса оценки рисков также позволяет выяснить эффективность процесса спонсорства; любая тенденция к увеличению рисков должна немедленно нейтрализоваться, что включает в себя принятие соответствующих мер и распространение информации.

Если весь персонал ясно понимает, что компания твердо поставила себе цель внедрить SAP R/3 и последовательно двигается к этой цели, это понимание является крайне важным фактором создания благоприятных условий для успешного завершения проекта.

Для обмена информацией о статусе проекта и других связанных с проектом аспектов деятельности организации необходимо создать структуру обмена информацией; при этом следует учитывать последние результаты оценки рисков, чтобы устранить связанные с внедрением SAP опасения сотрудников и удовлетворить их потребность в информации как на индивидуальном уровне, так и в масштабе всей организации. Этого можно добиться как через непосредственный обмен информацией — например, во время общения со спонсорами, так и посредством активного вовлечения сотрудников в такие связанные с проектом мероприятия, как оценка рисков или собрания рабочих команд.

Для выполнения этой задачи необходимо назначить координатора — сотрудника, ответственного за коммуникации и распространение информации, причем этот сотрудник должен работать в связке и с командой управления проектом, и с ключевыми спонсорами, чтобы оптимизировать содержание и пути распространения информации в зависимости от аудитории, критичности этапа проекта и статуса проекта в целом. Также важно следить за тем, чтобы информация о внедрении SAP варьировалась в зависимости от особенностей того или иного подразделения компании, описывая будущие перемены в должностях, необходимых профессиональных навыках, ответственности и прочих норм. Подстройка распространяемой информации на уровне организационной единицы также предоставляет возможность получить поддержку менеджеров этого уровня. Эффективность стратегии обмена информацией можно проверить следующими способами:

• Неофициальная обратная связь от естественных, неформальных лидеров коллектива

• Официальная обратная связь, осуществляемая посредством регулярной оценки рисков, во время которой ставятся специальные вопросы, касающиеся обмена информацией о проекте.

Эта задача заключается в формировании команды развития навыков, организации и распределении ресурсов и усилий по проекту SAP, компилировании перечня необходимого практического опыта, анализа пробелов в навыках, оценке связанных с обучением потребностей, организации логистики и содержания программы обучения и развития навыков. В этот круг лиц входят члены основной и дополнительных команд проекта, в том числе топ-менеджеры компании, спонсоры на уровне проекта и на уровне отдельных участков, члены различных команд, консультанты SAP, ответственные работники среднего уровня, менеджеры, руководители групп и сотрудники. Существуют следующие типы необходимого обучения для участников проекта:

• Обучение, связанное с эффектом от внедрения SAP

• Обучение, связанное с бизнес-процессами

• Техническое и функциональное обучение SAP

• Обучение навыкам работы с SAP.

Команда по развитию навыков должна решить следующие вопросы:

• Содержание обучения — например, прототипы, IDES, индивидуальное обучение, семинары, разбор отдельных случаев, тестирование R/3, клиент «Обеспечения качества» (Quality Assurance, QA).

• Механизм достижения различных уровней навыков — обучение инструкторами или компьютерное обучение (Computer-Based Training programs, СВТ).

• Система дальнейшего распространения знаний и навыков.

Команда по развитию навыков должна создать процедуры оценки эффективности обучения тех или иных пользователей в зависимости от их обязанностей.

В разделе «Знание как новый вид капитала» главы 1 уже упоминалось о явных и скрытых знаниях, и о том, как SAP превращает скрытые в глубинах компании знания в ценный ресурс. В следующем разделе, «Информация как новый ресурс» также обсуждалось, что информация может являться полноценным ресурсом, который ускоряет операционные процессы, не требуя дополнительных затрат. Именно в этой роли выступает методология ASAP относительно системы SAP R/3 — она использует всю значимую информацию для ускорения процесса внедрения SAP.