Андрей Жвалевский - ПК без напряга
Первым делом, как вы уже знаете, надо открыть таблицу Excel и сохранить ее в нужном месте с понятным названием.
Но и теперь, когда документ сохранен, не спешите сразу забивать его информацией. Сначала подумайте, а что, собственно, вы хотите внести в прайс-лист? Я предлагаю выбрать следующие пункты: порядковый номер, автор, название, номер издания, год издания и цену. Чтобы не забыть, давайте сразу впишем эти пункты в заголовок таблицы.
Выше я уже рассказывал, как это делать, но для любителей склероза готов повторить: дважды щелкаете на ячейке А1 и пишете N (это будет означать «порядковый номер»), затем нажимаете клавишу → или Tab , переходите в ячейку под номером В1 и вписываете Автор . Ну, и так далее.
В столбец N в ячейку А2 впишите цифру 1 . Потом в столбец Автор (ячейка В2 ) впишите фамилию автора. И так далее.
Первая строка прайса после всех вставок и вписываний должна выглядеть так, как на рис. 6.3.
Рис. 6.3. Первая строка прайс-листа
Процесс ввода данных довольно нуден, поэтому хочется вам как-то помочь. О! Давайте я научу вас, как автоматически нумеровать строки. Ведь в нашем прайс-листе они нумеруются от 1 до 10. Можно не вписывать каждый номер, а заставить Excel автоматически расставить числа. И делается это буквально одним движением мыши.
Первая строка у вас уже пронумерована, в ячейке А2 стоит цифра 1, так? Очень хорошо. Теперь в ячейку А3 впишите цифру 2. Затем выделите обе эти ячейки (например, последовательными щелчками кнопкой мыши при нажатой клавише Shift ). Ячейки А2 и А3 окажутся обведены рамкой, в правом нижнем углу которой хорошо видна жирная черная точка. Потяните за нее вниз мышью – и увидите, что рядом с указателем появляются числа! Дотяните до позиции, где появится 10, и отпустите кнопку мыши. О чудо! В ячейках от А2 до А11 включительно стоят номера от 1 до 10!
И еще одна хитрость. Внимательно изучив страницу бестселлеров, вы можете убедиться, что все они вышли в 2007 году (по крайней мере, у меня так). Как вы уже догадались, писать десять раз число 2007 нет никакого смысла. Можно заставить Excel выполнить эту монотонную, рутинную работу. Для этого достаточно выделить ячейку Е2 и потянуть за точку-маркер вниз на девять строк. Тогда ячейки с Е3 по Е11 включительно также будут содержать число 2007 .
В результате вашей деятельности получится ваша первая электронная таблица (рис. 6.4).Рис. 6.4. Данные внесены в прайс-лист
Оформление таблицы
В принципе, прайс-лист уже готов, иногда на этом этапе все и заканчивается. Заполнив таблицу данными, создатели решают, что «и так хорошо», и рассылают результат клиентам. А потом клиенты сидят и морщатся, потому что пользоваться таблицей в таком виде не очень удобно: под порядковый номер отведено слишком много места, а под название и авторов – слишком мало, да и заголовок таблицы сливается с ее телом. Неаккуратненько как-то!
Чтобы сделать «аккуратненько», выделите все ячейки таблицы. Для этого достаточно щелкнуть кнопкой мыши на ячейке А1 и, не отпуская кнопку, протащить указатель до F11 . Как только вы отпустите кнопку, вся таблица окажется выделена.
Теперь подберем такую ширину столбцов, чтобы весь текст нормально читался. Для этого можно вручную перетаскивать границы столбцов, но наша серия ведь называется «Без напряга», правильно? Поэтому просто на вкладке Главная ленты выберите в группе Ячейки кнопку Формат . Щелкните на ней и в раскрывшемся списке выберите Автоподбор ширины столбца … Или, если написать короче, выполните команду Главная → Ячейки → Формат → Автоподбор ширины столбца . Таблица изменится быстро и приятно глазу.
Затем можно раскрасить ее. Это не только полезно, но и удобно – все сразу видно. Чтобы не тратить время на раскрашивание ячеек вручную, воспользуйтесь одной из заготовок. Для этого – при выделенных ячейках таблицы! – выполните команду Главная → Стили → Форматировать как таблицу . Появится список готовых вариантов оформления. Выберите любой, какой вам на душу лег, и щелкните на нем кнопкой мыши.
Я, например, выбрал такой, как показан на рис. 6.5.Рис. 6.5. Отформатированная таблица
Видите, у левого края каждого заголовка появилась стрелочка? Это не просто так стрелочка, она нам скоро пригодится. Буквально в следующем разделе.
Бороться, искать, найти и отфильтровать
Мы для примера рассматриваем очень простой прайс, всего десяток позиций. Обычно их куда больше. Найти нужный пункт бывает очень сложно… Вернее, было бы очень сложно, если бы не функции фильтрации и сортировки, которыми оснащен Excel.
Сортировка
Самый простой способ разобраться в длинном списке данных – расположить их по какому-нибудь признаку. Во-первых, нас могут интересовать книги определенного автора, во-вторых, книги, которые начинаются на определенное слово, в-третьих, книги определенной ценовой категории.
Допустим, нас интересуют книги Н. Макаровой, которые попали в список. Выделяем столбец Автор (для поставленной задачи этого достаточно), а затем на ленте находим кнопку Главная → Редактирование → Сортировка и фильтр :
При нажатии этой кнопки появится меню, в котором надо выбрать пункт Сортировка от А до Я . Содержимое столбца – а за ним и всей таблицы – будет перестроено так, что авторы расположатся в алфавитном порядке.
И мы сразу увидим, что столбец Автор заполнили не совсем правильно. Нужно было указывать сначала фамилию, а уж потом инициалы или имя. Тогда фамилии авторов были бы выстроены по алфавиту, а не их имена. Моя вина. В следующий раз будем умнее.
Ну все равно, книги одного автора оказались на соседних строках, чего мы и добивались (рис. 6.6).
Сортировкой должен уметь пользоваться каждый! Это сэкономит уйму сил и времени, а главное – позволит разобраться в самой сложной таблице Excel.
Фильтрация
Фильтрация – это, по сути, усовершенствованный вариант сортировки. Он применяется для того, чтобы сфокусировать внимание только на определенных данных, а все прочие убрать с глаз долой, чтобы глаза не мозолили.
Рис. 6.6. Результат сортировки по автору книги
Наблюдательный читатель, который добросовестно выполняет в программе Excel все, что написано в книге, уже заметил команду Фильтр в меню Главная → Редактирование → Сортировка и фильтр . Недобросовестный тоже мог догадаться о чем-то по названию меню.
Да, это именно то, о чем мы ведем речь! После применения команды Фильтр возле заголовков столбцов появляются те самые треугольнички, о которых я обещал вам рассказать (см. рис. 6.5). Что ж, пришло время.
При щелчке на любом треугольнике появляется меню фильтрации по данному столбцу. Например, мы хотим видеть только книги, написанные Н. Макаровой. Щелкаем на треугольнике справа от заголовка Автор и изучаем меню фильтрации (рис. 6.7).Рис. 6.7. Меню фильтрации
Логика подсказывает, что в нижнем списке нужно снять все флажки, кроме тех, где упоминается Н. Макарова. Проверим, права ли логика. Оставим установленными только флажки Н. Макарова и Н. Макарова, Г. Николайчук, Ю. Титова. Нажмем кнопку ОК … Как говорят американцы: «Бинго!» Или, по-нашему, «Ага!» или «Во как!» (рис. 6.8)
Рис. 6.8. Результат фильтрации Есть еще один способ фильтрации – по ключевому слову или сочетанию слов. Например, нас интересуют все книги, в названии которых есть слово «Информатика». Выполняем команду Фильтр в меню Главная → Редактирование → Сортировка и фильтр . Появляются треугольники возле заголовков столбцов таблицы. Щелкаем на треугольнике, который появился рядом со словом Название . В меню фильтрации (см. рис. 6.7) выбираем команду Текстовые фильтры → Содержит . Появится окно настроек (рис. 6.9).
...Примечание
Кстати, бинго – это такая американская игра типа лото. Странно, почему русские не кричат в случае удачи «Лото!» или, скажем, «Лапта!»? Загадка… Впрочем, это я так, к слову.
Рис. 6.9. Настройка текстового фильтра
После слова содержит вписываем слово Информатика (на рис. 6.9 оно уже вписано для пущей наглядности).
В принципе, можно добавить дополнительные условия – для этого служат два нижних поля, – но с этим вы вряд ли столкнетесь. А если столкнетесь, то разберетесь без труда.
Если теперь нажать кнопку ОК , в таблице будут отображаться только те книги, в названии которых есть слово «Информатика».
