Вивек Кале - Внедрение SAP R/3: Руководство для менеджеров и инженеров

В интегрированной среде ERP, эта система отвечает за структуру безопасности и, следовательно, за права доступа к данным и процессам в системе. Это выражается в поддержке комплекса профилей дозволенного доступа, присвоении таких профилей, пользователям, идентификации пользователей в производственной среде, в системном окружении, отслеживании и документировании в журнале всей деятельности пользователя, то есть использованных программ и запрошенных данных; отслеживании попыток нарушения безопасности системы, изменении в профилях дозволенного доступа, паролях и т. д.

Система управления аудитом

Обеспечивает наблюдение за тем, какие программы используют и какие данные запрашивают пользователи, а также за работой и модернизацией системы, за управлением системой и внесением изменений в данные, ведет журнал учета сбоев и ошибок и т. д.

Система управления восстановлением потерянных данных

Позволяет определить запасные системы и серверы для восстановления потерянных данных, управляет процедурами пуска программ восстановления, активацией архивированных ресурсов и копий данных, процедурами полного восстановления данных и т. д.

Система управления архивами

Обеспечивает архивацию системных и операционных данных, необходимых для будущего использования, определяет детализацию данных, источников данных, сроков и частоту архивирования, цель архивирования системы и т. д.

Система управления коммуникациями

Обеспечивает работу коммуникационного слоя ERP-системы, в том числе такие функции этого слоя, как распределение процессов, баз данных, безопасность и т. д.

Прикладной программный интерфейс

Application Programming Interface (API) включает в себя стандартизованные интерфейсы для обмена данными между ERP и традиционными системами, с целью взаимодействия со специфическими приложениями, такими, как «Управление цепочками поставщиков» (Supply-Chain Management, SCM), «Управление отношениями с клиентами» (Customer Relationship Management, CRM), «Обмен электронными данными» (Electronic Data Interchange, EDI) и т. д., а также с системами управления проектами или научными и промышленными системами приложений. Эти интерфейсы могут работать как в пакетном, то есть асинхронном режиме, так и в синхронном режиме, например, с текущими операциями. Эти интерфейсы будут незаменимы, даже если ERP-система охватит все подразделения компании, расположенные в разных местах, кроме того, они необходимы для успешной работы таких технически изощренных процессов, как репликация данных, зеркальное отображение базы данных и т. д.

Система электронной документации

Позволяет использовать системную документацию в процессе работы, в частности, в контексте конкретной функциональности, что особенно важно. Также эта система позволяет отбирать подробную информацию по той или иной теме, запрашивать сведения по смежным темам и т. д.

Система печати документации

Служит для печати полных технических характеристик системы и структуры приложений. Кроме того, эта система позволяет обновлять документацию в зависимости от дополнений в функциональность или модернизации любой из вышеперечисленных систем.

Система управления электронным обучением, пособиями и демонстрациями

Обеспечивает электронное обучение работе с приложениями, тщательно, в полном объеме показывая как основные, так и дополнительные функции и возможности ERP-системы. Этот тренинг и демонстрация составляют основу курса обучения работе с системой. Имеется возможность измерить и оценить успехи пользователей в приобретении необходимых навыков.

Система автоматизации офиса

Поддерживает текстовые редакторы, форматирование документов, электронные таблицы и т. д. Система автоматизации офиса используется для записи аннотаций к системе или для управления проектами, создания шаблонов писем и т. д.

Система электронного документооборота

Эта система обеспечивает расширенные возможности коммуникации между ERP-системой и пользователем. Кроме того, предусмотрены прямые интерфейсы для взаимодействия с системой электронной почты, посредством которой персонал компании в процессе обработки информации получает сообщения о приближении заранее запланированных событий — таких, как создание заказов на закупку, напоминания о задолженностях, предупреждения о превышении кредита и т. д.

Эта система также обеспечивает рассылку необходимой почты сотрудникам и группам сотрудников, маршрутизацию почты в соответствии с последовательностью операций, рассылку необходимых напоминаний на разных этапах процесса работы, обработку запросов на права доступа, запросов на подтверждение и т. д.

Система складирования и анализа данных

Эта система обеспечивает отображение и перенос операционных данных из таблиц ERP в многомерные таблицы хранилища данных для анализа и других операций. Эта система включает в себя усовершенствованные инструменты для распознавания формата данных, а также для выявления сколько-нибудь значимой взаимосвязи между данными, полученными от разных подразделений организации.

Система управления внедрением проектов

Обеспечивает интегрированные возможности наблюдения, мониторинга и управления процессом внедрения ERP-системы. Эта система позволяет задавать рабочие шаги, определять отношения подчинения (зависимости) между различными частями системы, составлять график внедрения, оценивать необходимые усилия и затраты времени, прогресс, выполнение, тестирование и т. д.

Процесс принятия решения о приобретении ERP-системы

Этап оценки и отбора ERP-системы для внедрения в организации имеет огромное значение. Особого внимания требует оценка крайне сложных ERP-систем, таких, как SAP R/3, их функциональности и технологичности. При выборе ERP-системы необходимо найти тщательно сбалансированный компромисс между двумя противоречащими друг другу требованиями к ERP-системе — комплексностью и гибкостью, причем как на уровне функциональности, так на уровне технологии. Производственные компании работают по-разному, процесс производства может быть самым разнообразным, начиная с изготовления на заказ и заканчивая поточным производством. Поэтому в некоторых случаях, чтобы исключить возможность появления дефектов функциональности, компаниям стоит самим разработать то или иное приложение, а не покупать его.

В следующем разделе обсуждаются различные аспекты оценки ERP-систем. Непосредственному процессу выбора ERP-системы посвящена следующая глава.

Общие характеристики исследуемых ERP-систем:

• Исчерпывающая функциональность

• Простота использования

• Возможность внесения специфических изменений

• Контролируемость и надежность

• Простота установки

• Эффективность операций с системой

• Простота в управлении

• Открытая структура системы

• Открытые системные интерфейсы

• Свободный переход на евро

• Электронная документация и помощь в контексте любой ситуации

• Возможность модернизации и дополнения

• Технологии обучения работе с системой

• Требуемые навыки пользователей.

Процесс выбора подходящей ERP-системы заметно облегчается, если заранее заполнить подробные списки контрольных вопросов по всем основным пунктам оценки системы. Эти списки вопросов можно использовать для сбора нужной информации, которую затем следует проанализировать и руководствоваться результатами при выборе системы.

Таблицы 2.1 — 2.8 прилагаются для справочных целей:

• Вопросы, связанные с поставщиками ERP-систем, приведены в таблице 2.1.

• Вопросы, связанные непосредственно с продуктами ERP, приведены в таблице 2.2.

• Технические вопросы, затрагивающие ERP приведены в таблице 2.3.

• Вопросы по установке и работе с ERP приведены в таблице 2.4.

• Вопросы интеграции ERP и использования интерфейсов приведены в таблице 2.5.

• Вопросы техподдержки и обновления ERP приведены в таблице 2.6.

• Вопросы проверки и контроля ERP приведены в таблице 2.7.

• Вопросы ERP-стандартов и документации приведены в таблице 2.8.

Значение заголовков колонок в таблице приводится ниже:

• В наличии: указывает, что нужная функциональность полностью присутствует в стандартном варианте ERP-системы.

• Конфигурировать: указывает, что нужная функциональность недоступна в стандартном варианте системы, но может быть легко достигнута посредством конфигурации стандартного варианта ERP-системы.