Кейт Кинан - Управление временем

Спросите себя

Подумайте, как вы можете сэкономить время, и дайте ответы на следующие вопросы.

▲ Какие привычки можно изменить, чтобы у вас оставалось больше свободного времени?

▲ Делаете ли вы что-либо только потому, что делали это всегда?

▲ Уделяете ли вы время самому себе?

▲ Делаете ли вы перерывы в работе, чтобы заняться делами, не имеющими никакого отношения к работе?

▲ Успеваете ли вы наслаждаться плодами своих трудов?

Все получится, если…

• пересмотреть свои привычки; возможно, некоторые из них стоит изменить;

• контролировать свое время и не позволять ему руководить вами;

• не допускать, чтобы работа взяла над вами верх; включать в свой план время для отдыха и личных дел;

• отдыхая, не испытывать чувства вины и угрызений совести;

• стараться делать так, чтобы время для досуга было пусть не на первом месте в вашем списке, но и не на последнем.

Проверяем еще раз

Если вам пока не удается эффективно использовать время, проверьте, правильно ли вы поняли основные моменты книги.

Использование времени

Если вам постоянно не хватает времени, может быть, вы плохо проанализировали, как его используете. Нужно четко понимать, на что вы тратите ваш рабочий день. Только так можно определить, каких успехов вам удалось достичь в эффективном распределении времени.

Планирование времени

Если вы не уверены в правильности распределения рабочих задач, то вскоре обнаружите, что предпринятые меры по экономии времени практически ничего не изменили и не принесли желаемого результата. Четко определите приоритеты, отделите неотложное от важного и строго придерживайтесь составленного плана.

Самоорганизация

Если вы не можете быстро найти необходимый предмет, значит, ваша самоорганизация требует совершенствования. Попробуйте отказаться от некоторых привычек. Конечно же, изменение привычного образа жизни – задание не из легких, но поверьте, дело того стоит. Ведь, если подумать, всегда можно найти множество способов эффективно управлять временем.

Экономия времени

Если вы до сих пор не выработали стратегии рационального использования времени то в конце концов может оказаться, что было упущено слишком многое и наверстать это уже невозможно. Только подумайте, сколько работы было бы сделано, если бы вы захватили в поездку необходимые документы. А ведь таких примеров может быть очень и очень много.

Кроме того, важно планировать, каких результатов вы хотите достичь в каждом конкретном случае. Иначе, выполняя работу без определенной цели, вы постоянно будете тратить драгоценное время зря.

Делегирование заданий

Если вы по старинке решаете все вопросы самостоятельно, подумайте, возможно, стоит привлечь к этому и других сотрудников.

Используя их таланты и возможности, вы добьетесь значительно лучших результатов. Кроме того, это будет способствовать более эффективному использованию вашего собственного времени. Уделите немного внимания сотруднику для подробного объяснения порученного задания. Та к вы поможете другим развить их собственные способности и сбережете свое время в будущем.

Время для отдыха

Не допускайте того, чтобы работа взяла над вами верх. Это очень тревожный признак. Если ваши силы уже на пределе, сделайте перерыв. Подумайте, достаточно ли времени вы уделяете отдыху. Планирование свободного времени позволит и работать, и отдыхать с полной отдачей. Помните, что восстановление сил и энергии не менее важно, чем сама работа.

Преимущества эффективного управления временем

У вас непременно должно возникнуть желание использовать время наилучшим образом. Иначе просто и быть не может. Если вы серьезно отнесетесь к вопросу организации времени и постараетесь реализовать предложенные в этой книге идеи, то, несомненно, почувствуете уменьшение нагрузки и улучшение эффективности своей работы.

Когда это произойдет, вы будете успевать намного больше и сможете использовать свободное время для других полезных целей:

• тщательное составление бизнес-планов;

• воплощение новых идей и запуск новых проектов;

• развитие своих способностей;

• посвящение времени досугу;

• удовлетворение личных интересов.

Как правило, более эффективному управлению временем способствует не стремительный переход к действию, а выбор различных вариантов, как применить свои силы и способности. Иными словами, не стоит сразу же бросаться в омут. Работа не волк – в лес не убежит. Для начала нужно все тщательно спланировать.

Планирование и анализ не всегда воспринимаются как настоящая работа. Нужно научиться считать их серьезными заданиями и, помимо этого, периодически делиться с другими своим мнением об их важности. Ваш пример вдохновит остальных последовать ему. Заметив, как высоко вы цените свое время, окружающие тоже начнут задумываться о его правильном распределении.

Если вы поймаете себя на мысли: «Это все очень хорошо на словах, но не может быть так просто на деле», то будете совершенно правы. Управление временем – задача не из легких. Будут периоды, когда все будет складываться благоприятно, и вы почувствуете, что достигли многого. Но иногда события будут захлестывать вас и самые удачные планы потерпят неудачу. Главное – не сдаваться, оправдываясь трудностями, а с решимостью приниматься за дело уже на следующий день.

Вспомните о китайском императоре с его кедровой аллеей и немедленно приступайте.

Глоссарий

Делегировать – официально поручить, направить.

Дневник – записи о ежедневных делах, текущих событиях, ведущиеся изо дня в день.

Компетентный – знающий, осведомленный, авторитетный в какой-нибудь области.

Кризис – (от греч. krisis – решение, поворотный пункт, исход), 1) резкий, крутой перелом в чем-либо, тяжелое переходное состояние. 2) Острое затруднение с чем-либо (напр., с производством или сбытом товаров); тяжелое положение.

Неотложное – выполняемое в первую очередь, первоочередное.

Обязанности – круг действий, возложенных на кого-нибудь и безусловных для выполнения.

Оправдания – доводы, которыми можно оправдать, объяснить, извинить что-нибудь.

Организация – организованность, планомерное, продуманное устройство, внутренняя дисциплина.

Основное – наиболее важное, главное.

Отношение – взаимная связь разных предметов, действий, явлений, касательство между кем-нибудь или чем-нибудь.