Кейт Кинан - Управление временем
Делаем выводы
Взаимоотношения с людьми на работе должны быть построены таким образом, чтобы сотрудники помогали вам наилучшим образом использовать время. И вы сами должны позаботиться о создании таких взаимоотношений.
Делегирование может сэкономить ваше время, если вы будете уверены в том, что люди четко понимают поставленное перед ними задание. Для этого нужно наладить эффективное общение и как можно меньше времени тратить на лишние объяснения. Аналогично этому, когда выполнение задания поручают вам, требуйте четкой информации о том, чего необходимо добиться в итоге. Зачастую другие не утруждают себя предоставлением существенных сведений, и вы, тратя свое драгоценное время, идете в неверном направлении, в то время как необходимая работа остается невыполненной.
Многократность повторения заданий и связанные с этим потери времени порой вызывают беспокойство. Поэтому никогда не будет лишним убедиться, что поставленные задачи вы поняли в полной мере с первого раза. Уверенность в происходящем означает, что время используется наилучшим образом.
Спросите себя
Оцените, насколько хорошо вы используете свое время и время сотрудников, ответив на следующие вопросы.
▲ Поручаете ли вы другим выполнение некоторых заданий?
▲ Соблюдаете ли вы правила делегирования?
▲ Всегда ли вы даете понять, что беспокоитесь о результатах выполнения задания, которое поручаете?
▲ Поручая другим выполнение срочной работы, уверены ли вы в том, что ее действительно нужно выполнить незамедлительно и дело нельзя отложить до завтра?
▲ Даете ли вы четкие инструкции о сути задания и целесообразности его выполнения?
▲ Всегда ли вы четко понимаете, что от вас требуют?
▲ Уточняете ли вы надлежащим образом все неясные детали, чтобы не проделывать одну и ту же работу дважды?
Все получится, если…
• поручать некоторые задания подчиненным;
• следовать правилам делегирования;
• поручайте другим в равной мере как интересные, так и скучные задания;
• не допускать, чтобы сотрудники тратили понапрасну и ваше, и свое время;
• четко излагать свои мысли и проверять, правильно ли вас понимают;
• прежде чем начать выполнение порученного задания, уяснить, что конкретно от вас требуется;
• поступать так, чтобы никто не смог упрекнуть вас в напрасной трате их времени.
Выделяем время для отдыха
Выполнение заданий и сотрудничество с другими отнимает большую часть нашего времени. В конце концов может оказаться так, что у вас совсем не останется времени для себя. Но если хорошенько в этом разобраться и вовремя принять все необходимые меры, такой ситуации вполне можно избежать.
Меняем привычки
Вспомните, чем вы обычно занимаетесь в течение дня. Проанализируйте, какие из текущих дел «убивают» больше всего времени. Может быть, стоит изменить свои привычки и попробовать делать кое-что по-другому?
• Если вечером вы разбросали по комнате свою одежду, то на следующий день значительно дольше будете приводить ее в порядок.
• Если вы добираетесь на работу одним и тем же путем, который выбрали с первого дня, то так и не оцените преимуществ других маршрутов, хотя они вполне могут оказаться быстрее или удобнее. Не узнаете, пока не попробуете!
• Если вам приходится подолгу добираться до магазинов или предприятий бытового обслуживания, подыщите специальную фирму, которая принимает заказы и выполняет доставку.
Не забываем отдыхать
Подумайте, влияет ли работа на вашу личную жизнь. Если да, то выясните, почему и как этого можно избежать. Ни в коем случае не забывайте запланировать в своем графике время для отдыха, иначе у вас его никогда не будет. Это особенно актуально, если вы работаете на себя. Планирование свободного времени может показаться довольно необычным предложением, но чем плотнее рабочий график, тем понятнее необходимость предусмотреть в нем место личному времени.
Вы можете попасть в коварную ловушку. С одной стороны, даже в короткие минуты перерыва вас не покидает чувство, что вы должны работать. С другой – вас изводят длительные нагрузки и внутреннее негодование оттого, что у других есть личная жизнь, в то время как вы лишены этого. А может, вы уже попали в эту западню?
Выход из сложившейся ситуации прост. Позвольте себе роскошь иметь свободное время.
Для этого вам пригодятся несколько замечательных способов.
• Заранее набросайте план на выходные дни, чтобы не оказаться втянутым в выполнения какой-либо работы.
• Заключите договор с самим собой об отведении определенного времени на отдых. Пусть, например, суббота будет выходным днем, а в воскресенье вечером можно наверстать упущенное.
• Каждый день выделяйте время на занятия, не имеющие ничего общего с работой.
Отдых также важен для эффективности труда, как и сама работа. Он позволяет нам привести в порядок мысли и восстановить физическую форму.
Кроме того, только в свободное от работы время мы можем уделить хоть немного внимания семье и друзьям. Их поддержка необходима нам как воздух не только в трудные минуты. Они делают нашу жизнь полной и придают смысл нашему существованию. Но и близкие нуждаются в нашей поддержке, и если никогда не уделять им внимание, в один прекрасный день их может не оказаться рядом.
Как бы там ни было, всегда нужно выкраивать время для развлечений и личных отношений.
Это залог гармонии с окружающим миром и, в первую очередь, с самим собой. Да и какая польза от того, что вы позволяете работе отнимать все ваше время, если у вас даже нет возможности насладиться результатами своего труда.
Делаем выводы
Хотя ваша частная жизнь не так уж и отделена от работы, как может показаться на первый взгляд. Вы можете даже не замечать, сколько времени «съедают» ежедневные заботы на работе. Постарайтесь изменить хотя бы некоторые из своих привычек, и у вас наверняка появится больше свободных минуток, а то и часов.
Очень важно включить в свой и без того плотный график время для досуга, необходимого для восстановления сил и энергии. Благодаря этому вы почувствуете те выгоды и реальные результаты, которые получите, научившись управлять временем. Несомненно, все ваши старания не пропадут даром и вскоре принесут желаемые плоды.
Спросите себя
Подумайте, как вы можете сэкономить время, и дайте ответы на следующие вопросы.
▲ Какие привычки можно изменить, чтобы у вас оставалось больше свободного времени?
▲ Делаете ли вы что-либо только потому, что делали это всегда?
