Кейт Кинан - Делегирование полномочий
• Незначительная. Если есть опасения, что могут быть предприняты незапланированные действия, нужно организовать встречу и обсудить возможные проблемы.
Актуальные периодические отчеты помогут вам убедиться, что исполнитель хорошо осведомлен и полностью контролирует ситуацию.
• Существенная. В случае если события выходят из-под контроля, предложите помощь в преодолении трудностей. Дайте коллеге понять, что не перекладываете на него вину, и убедите его в вашей готовности поддержать и сделать все, что в ваших силах.
• Чрезвычайная. Если вам кажется, что назревает кризис, возьмите на себя руководство и доведите работу до приемлемого завершения, если это еще возможно.
Вполне вероятно, что исполнитель сам осознает, что почва ускользает из-под ног, поэтому лишний раз убеждать его в этом нет необходимости. Преимущественно причиной такого положения вещей служит несвоевременное обращение за помощью. Именно поэтому предоставление поддержки – неотъемлемая часть делегирования, которая позволяет новичку убедиться в ценности помощи со стороны на собственном опыте.
В большинстве случаев сразу же после исправления ситуации нужно дать сотруднику возможность попытаться довести дело до завершения. Если же вы сомневаетесь в целесообразности этого, скорее всего, вам необходимо проанализировать, не переоценили ли вы способности выбранных вами кандидатур. Возможно, им следует поручить другое, менее ответственное задание.
Советы
Иногда люди могут интересоваться, какие, по вашему мнению, шаги им следует предпринимать при выполнении того или иного аспекта порученного дела. И хотя ответ наверняка вам известен, всегда следует задать встречный вопрос: «А как вам видится развитие событий?»
Как правило, у исполнителя уже есть разумный вариант, не хватает только уверенности для применения его на практике. Переадресация вопроса помогает избавиться от излишней зависимости и подталкивает к пониманию поручения как собственной задачи.
Подведение итогов
После завершения работы полезно совместно с коллегой, особенно если он (она) новичок, проанализировать все этапы и подвести предварительные итоги. При этом следует выполнить следующее:
• сравнить результаты с критериями, которые были установлены ранее, и обсудить последовательный ход выполнения задания;
• отметить самые удачные и успешные моменты;
• предложить определить достижения и новые познания и помочь обратить внимание на те сферы, в которых исполнителю еще предстоит совершенствоваться;
Итоговый анализ пройденного пути и выполненных действий дает возможность консолидировать новые познания и увидеть собственные успехи.
Слова благодарности
Если порученное задание выполнено успешно, усилия и результат должны быть признаны в полной мере. Поскольку сущность делегирования состоит в передаче обязанностей и полномочий, и в то время вы все же остаетесь ответственным за результаты, соблазн присвоить себе заслуги за выполнение работы иногда заявляет о себе во всеуслышание. Но если вы хотите, чтобы эти же специалисты и в будущем принимали от вас поручения и с удовольствием их выполняли, публичное и искреннее признание их успехов крайне важно и абсолютно необходимо.
Поскольку вы инициируете делегирование задания, вовсе необязательно доказывать (себе или другим), что вы можете выполнить такую работу лучше всех остальных. Выражение признательности за отлично проделанную работу может оказать существенное влияние, при этом ничего не будет вам стоить и не повлечет за собой никаких негативных последствий.
Делаем выводы
Даже когда люди в совершенстве освоили определенный вид работы, не стоит отказываться от практики периодического ненавязчивого контроля и поощрения. Недопустимо, чтобы новичков постигла горькая участь пловца, брошенного на растерзание акулам, открытого всем штормам посреди океанских волн.
Вы должны незаметно курировать процесс, наблюдая за каждым движением исполнителя, так, чтобы он при этом чувствовал, что ему позволено проявлять инициативу и принимать собственные решения.
По окончании необходимо подвести итоги работы и оценить реальные достижения. И в первую очередь следует полностью признать успешность стараний и усилий.
Спросите себя
Дайте ответы на вопросы, чтобы оценить, как вы организовали процесс мониторинга.
▲ В курсе ли вы событий, не избегаете ли неоправданных вмешательств?
▲ Практикуете ли вы внеплановые проверки, чтобы выявить соответствие запланированных действий реально выполненным на данный момент?
▲ Предпринимаете ли вы корректирующие действия в случае возникновения каких-либо сложных ситуаций?
▲ Стимулируете ли вы исполнителя к поиску собственных ответов на возникающие вопросы?
▲ Организуете ли вы специальные встречи для совместного подведения итогов?
▲ Поздравляете ли вы людей с хорошо выполненной работой?
▲ Выражаете ли вы слова признательности и благодарности?
Все получится, если…
• наблюдать за ходом выполнения задания незаметно и ненавязчиво;
• время от времени проверять, соответствуют ли этапы выполнения поручения утвержденному плану;
• научиться распознавать проблемы на самых ранних стадиях;
• помогать людям преодолеть любые трудности, с которыми они сталкиваются;
• нацеливать людей на поиск собственных путей выхода из кризисных ситуаций;
• подводить итоги выполнения задания;
• не забывать поздравлять коллег с успешным завершением дела;
• не скупиться на похвалу, если человек ее действительно заслужил.
Подходы к делегированию
Делегирование – процесс двусторонний. Если вы настроены положительно, доверяете людям и готовы поддержать их в любой трудной ситуации, они будут преданы делу, станут работать с полной отдачей и сделают со своей стороны все, что в их силах.
Только благодаря правильному отношению можно генерировать подобный подход у тех, с кем придется сотрудничать.
Принятие решения
Принять окончательное решение и расстаться с тем, что вы считаете своей собственностью, не так уж и легко. Надо иметь мужество, чтобы гарантированно подвергнуться риску и позволить постороннему человеку сделать работу, которую при обычных обстоятельствах выполнили бы вы, особенно учитывая то, что полную ответственность за результаты все равно несете вы. Человеку по природе своей свойственно испытывать сомнения и быть нерешительным, когда есть необходимость позволить другому действовать на свое усмотрение. Приходится справляться с опасениями, что привлеченный исполнитель совершит непоправимую ошибку, чего сами вы никогда бы не допустили. Присутствует также страх утратить контроль. Никогда не стоит забывать о том, что:
