Кейт Кинан - Делегирование полномочий

Нежелание поделиться частью своих обязанностей не позволит вам получить удовольствие от многих преимуществ делегирования. Если вы перепоручите даже малую часть своих функций, то разгрузите себя и освободите энергию для других занятий.

Крайне важно верить людям и доверять им выполнение хорошей и приятной работы. Но также необходимо уверить их в надежности вашей поддержки. Если вы будете следовать этим постулатам, окружающие почувствуют достойную оценку их умений и важность выполняемой ими работы. Но не стоит при этом забывать, что первичной должна быть ваша победа над внутренними стереотипами и согласие с тем, что практически у каждого есть способности, явные или скрытые, выполнить работу так же хорошо, как и вы.

Спросите себя

Оцените ваше общее отношение и подходы к делегированию и дайте ответы на вопросы.

▲ Тяжело ли вам передать часть своих полномочий?

▲ Готовы ли вы доверять людям?

▲ Демонстрируете ли вы веру в способность новичков выполнить задание на достаточно выском уровне?

▲ Встаете ли вы на защиту исполнителя в случае возникновения проблем?

▲ Искренне ли вы оказываете помощь при выполнении задачи?

▲ Убеждаете ли вы коллег, что порученная им работа действительно важна?

▲ Советуете ли вы относиться к поручению как к своему собственному заданию?

▲ Добиваетесь ли вы подтверждения согласия взять на себя определенные обязательства?

▲ Оцениваете ли вы свой подход к делегированию как правильный?

Все получится, если…

• уметь без труда расстаться как с самостоятельным выполнением задания, так и с полномочиями, ему сопутствующими, и дать шанс окружающим проявить свои способности;

• поручая выполнение задания, доверять тому, на ком вы остановили свой выбор;

• не препятствовать выполнению задания способом, отличным от вашего;

• оказывать всяческую поддержку подчиненным;

• в случае возникновения каких-либо проблем брать ответственность на себя;

• не скрывать своей веры в способности окружающих выполнить работу на уровне, достойном восхищения;

• получить согласие и подтверждение готовности исполнителя взять на себя выполнение делегированного задания;

• принять за основу аксиому, что правильное отношение – это существенная составляющая успешного делегирования.

Проверяем еще раз

Если освоение процесса делегирования оказалось для вас более сложным, чем вы ожидали, и ваши попытки делегировать задания пока никак не увенчались успехом, то причина может заключаться в том, что был упущен один или несколько из следующих аспектов.

Выбор задания

Если результаты выполненной работы вас не вполне удовлетворяют, возможно, вы неверно поняли важность четкого разграничения между теми заданиями, которые можно делегировать, и теми, которые поручать не следует. Может быть, вы выбрали для поручения слишком сложное задание, а также не передали необходимые полномочия для надлежащего выполнения работы. Вполне вероятно, что вы предварительно не оценили возможный риск. Или не приняли во внимание все составляющие задания.

Выбор исполнителя

Если очевидно, что вы ошиблись в выборе исполнителя для конкретного задания, вероятно, причина в неверной оценке способностей отдельного специалиста или ошибка в подборе подходящего его интересам и способностям поручения. Возможно, вы не отдали должное личной поддержке или не получили достаточных гарантий.

Инструктаж

Если вы заметили, что исполнителям приходиться вести тяжелую борьбу с внешними и внутренними обстоятельствами в попытках выполнить ваше поручение, наверное, в связи с ненадлежащим инструктажем они не до конца поняли суть работы. Возможно, вы не предоставили им достаточно информации, или не посвятили в детали, из-за чего подчиненные не во всеоружии подошли к выполнению задания. Не исключено даже, что вы просто не установили критерии качества выполнения работы или не убедились в полной осведомленности исполнителя обо всех предполагаемых действиях и его готовности приступить к работе.

Наблюдение

Если есть опасения, что дело продвигается не в том русле, может быть, вы не наблюдали за процессом и не контролировали ход выполнения работы соответственно плану. Может, вы не обсудили механизм обратной связи и таким образом не смогли исправить мелкие погрешности, прежде чем ситуация окончательно вышла из-под контроля.

Ваш подход к делегированию

Если создается впечатление, что исполнитель недостаточно заинтересован в выполнении работы, возможно, вы дали ему понять, что могли бы выполнить работу лучше, или выразили нежелание вообще ставить ему эту задачу. Поручив задание, необходимо иметь смелость преодолеть свои предубеждения и поверить, что другие обладают не меньшими способностями и в силах отлично выполнить работу.

Преимущества делегирования

Делегирование не ограничивается элементарным перепоручением различных заданий. Оно предоставляет шанс улучшить производительность и организовать свою деятельность более эффективно.

Основные преимущества делегирования:

• Вы справляетесь с большим объемом работы, в том числе со многими из тех дел, которые всегда были только в планах.

• Вы лучше узнаете людей и таким образом улучшаете взаимоотношения.

• Вы помогаете окружающим развить и повысить их самооценку и уверенность в себе.

• Вы становитесь счастливым обладателем времени, которое можете посвятить таким стратегическим видам деятельности, как размышление и планирование.

• Вы учитесь с легким сердцем расставаться с полномочиями.

Чем более успешно вы делегируете свои полномочия, тем легче становится управление. Если вы уже сделали первые шаги к организованному и системному поручению заданий, то без труда найдете мужество не препятствовать его выполнению. И как только вы осознаете все преимущества, которые можно получить от делегирования, все вознаграждения будут преподнесены вам на тарелочке. Осталось только с благодарностью принять их.

Глоссарий

Воодушевление – вызывание подъема духа у кого-либо, побуждение к деятельности.

Делегирование – передача части прав и обязанностей в принятии решений и в осуществлении тех или иных действий из сферы деятельности руководителя подчиненному, который принимает на себя ответственность за них.

Доверие – уверенность в чьей-либо добросовестности, искренности, правильности чего-нибудь.