Стэнли Портни - Управление проектами для "чайников"
Подведение итогов проекта — это оценка достигнутых результатов, проделанной работы и мероприятия, направленные на:
• признание успеха проекта и людей, добившихся этого успеха;
• признание оправдавших себя методов и подходов, с тем чтобы взять их на вооружение;
• определение нецелесообразных методов и подходов, с тем чтобы исключить их из практики организации.
Еще встречается термин аутопсия проекта, но я его не применяю из-за ассоциаций с кончиной проекта и моргом. Считаю, что в памяти людей должен оставаться положительный образ их деятельности.
Готовиться к подведению итогов нужно в течение всего проекта
Готовиться к обсуждению итогов нужно с самого начала проекта, на протяжении всех его стадий (см. определение и описание стадий проекта в главе 1).
Стадия замысла
• Определите всех распорядителей проекта, т. е. тех, для кого вы его делаете. (Определение аудитории проекта дано в главе 7.)
• Выясните, какую пользу эти люди предполагали извлечь, санкционируя проект.
• Если цель проекта — изменение существующей обстановки, зафиксируйте характеристики "до" в качестве меры оценки "после".
• Сверьтесь с данными сравнительного анализа затрат и результатов, если он был проведен (см. главу 1).
Стадия разработки плана
• Определите всех остальных распорядителей.
• Дайте четкое и детальное описание всех целей проекта, включая критерии и меры определения их достижения.
• Включите задачу "Подведение итогов проекта" в структурную схему работ, выделив для нее время и ресурсы (о структурной схеме работ см. в главе 3).
Стадия начала
• Сообщите коллективу о совещании по обсуждению итогов проекта после его завершения.
• Призывайте участников вести записи о возникающих вопросах, проблемах и достижениях в процессе выполнения проекта.
Стадия исполнения
• Сохраняйте записи о расходах материальных, финансовых и трудовых ресурсов, а также отчеты о проделанной работе в процессе выполнения проекта (как вести сопроводительную документацию — подробно в главе 10).
• Ведите журнал проекта, куда вносите описание обстановки, возникших затруднений, неожиданных событий, повлиявших на ход работ, опробованных новых методов и подходов.
Стадия завершения
• Если целью проекта было изменение существующей обстановки, определите произошедшие изменения.
• Получите окончательные отчеты о расходах, трудозатратах и выполнении графика работ за все время проекта.
• Проведите совещание по обсуждению итогов проекта.
• Составьте отчет этого совещания.
Подготовка к обсуждению итогов проекта
Соберите и подготовьте следующую информацию:
• о достигнутых результатах;
• о соблюдении графика работ;
• о расходах материальных ресурсов;
• об изменениях в задачах, графике и бюджете в процессе выполнения проекта;
• о непредвиденных событиях или изменениях условий во время выполнения проекта;
• об отзывах заказчиков о полученных результатах;
• об отзывах руководителей о полученных результатах.
Эту информацию берут из таких источников:
• отчеты о проделанной работе;
• доклады о нештатных ситуациях;
• журналы проекта;
• отчеты о расходах;
• отчеты о выполнении графика работ;
• заметки, корреспонденция, выступления на совещаниях;
• мнения руководителей.
Проведение совещания по обсуждению итогов проекта
Темы обсуждения.
• Выполнены ли поставленные задачи?
• Был ли выдержан график работ?
• Не перерасходован ли бюджет?
В отношении возникших затруднений.
• Были ли они предусмотрены и какие ответные меры были запланированы?
• Насколько эффективны были эти меры?
• Были ли эффективны система и методы руководства проектом?
Чтобы присутствующие верно поняли и живо откликнулись, воспользуйтесь советами.
Пригласите людей. Пригласите тех, кто принимал участие в вашем проекте на протяжении всего его существования. Если кандидатов слишком много, разбейте совещание на несколько отдельных, а затем проведите общее, на котором будут подведены окончательные итоги проекта.
Дайте ясно понять, что цель совещания — изучение опыта, а не поиск виновных.
Побуждайте присутствующих:
• определить, что сделано хорошо;
• высказать свое мнение о том, что можно было сделать иначе.
Предложите провести собрание вне работы. Вне рабочей обстановки люди чувствуют себя комфортнее и раскованнее.
Предложите такую повестку дня.
• Введение.
• Обзор выполнения проекта.
• Какие результаты достигнуты, насколько выдержан график работ и как израсходованы ресурсы.
• Подходы к планированию.
• Система и методы сопровождения проекта.
• Система обмена информацией.
• Работа коллектива.
• Обсуждение особых достижений.
• Заслушивание комментариев руководства и заказчиков.
• Обсуждение наработанного опыта и путей его применения в будущем.
Ведите протокол совещания. Прозвучавшие дельные предложения могут пригодиться в будущем.
Использование материалов совещания по итогам проекта в будущем
Часто из-за ожидающих своей очереди новых проектов трудно найти время для анализа и изучения только что полученного опыта. Однако положительные наработки должны быть использованы в новых проектах, а ошибки — осмыслены и исключены из практики.
Слушательница моих лекций поделилась своей озабоченностью по поводу одной сложной ситуации. Какое-то время назад она руководила проектом продолжительностью в год. Поставленные цели были в основном достигнуты, но ценой перерасхода бюджета, срывов графика, морального и физического истощения участников из-за работы в условиях длительного кризиса.
Как раз за месяц до нашего разговора она посвятила целый день анализу только что выполненного проекта. На совещании подробно обсуждались удачи и промахи, а также возможности использования полученного опыта в будущем.
