Кейт Кинан - Проведение собраний и совещаний
• Убеждаться в достижении консенсуса. Переходить к обсуждению следующего вопроса можно только удостоверившись в единогласной поддержке принятого решения. Например: «Скажите, все ли согласны с принятым решением?», «Кто-нибудь желает еще что-либо добавить к обсуждению, прежде чем мы перейдем к решению следующего вопроса?», «Все согласны?»
Такая тактика помогает поддерживать активное участие присутствующих в обсуждении вопросов и подтолкнуть их к принятию общего решения.
Принятое решение необходимо сразу же записать. Та к вы будете уверены, что позже никто не изменит свою точку зрения или же не выразит несогласие с принятым решением. Если не удостовериться в общем согласии по поводу принятого решения, то этот же вопрос может возникнуть позже или на следующем заседании.
Подведение итогов
В конце совещания разумно удостовериться в том, что все его участники согласны с принятым решением. Необходимо также восстановить в памяти все принятые решения. Сделать это можно:
• подводя итоги и еще раз объявляя о принятых решениях. Та к вы будете уверены, что все присутствующие согласны с принятым решением и позже не смогут сказать, что они не знали, о чем шла речь. Например: «А сейчас я хочу подвести итоги. На повестке дня стоял вопрос о реорганизации существующего пространства офиса. Итак, мы решили: во-первых… Также мы решили, что…»
• фиксируя задания и временные рамки. Это поможет проконтролировать, кто получил задания и каковы сроки выполнения. Например: «Было решено, что Джим отвечает за организацию… до 30-го мая и поддерживает связь с Джил, которая отвечает за…»
Перед подведением итогов нужно записать задание для каждого человека на отдельных листах яркого цвета. В конце совещания раздайте листы с заданием, сказав: «Это ваше задание, которое необходимо выполнить до следующего совещания. Поскольку цвет бумаги с вашим заданием очень яркий, маловероятно, что вы его потеряете».
Подведение итогов – ключевой момент совещания. Результат может быть незначительным, а силы – потраченными зря, если в конце собрания не указать на принятые решения. Люди должны быть уверены, что все вопросы решены, у всех есть задания, следовательно, совещание прошло успешно.
Делаем выводы
Независимо от того, каков характер встречи и какие вопросы вынесены на повестку дня, ведущий обязательно должен проинформировать всех участников о целях собрания. Он должен не только наблюдать за процессом обсуждения, но контролировать и направлять его в нужное русло.
В конце совещания необходимо подводить итоги.
Спросите себя
Подумайте, как лучше проводить совещание или собрание, и дайте ответы на следующие вопросы.
▲ Правильно ли вы начинаете совещание?
▲ Всегда ли вы начинаете совещание вовремя?
▲ Напоминаете ли вы людям о целях встречи?
▲ Придерживаетесь ли вы повестки дня? Если дискуссия отклонилась от темы собрания, направляете ли вы обсуждение в нужное русло?
▲ Вы четко придерживаетесь установленного порядка?
▲ Предоставляете ли вы всем участникам возможность высказаться?
▲ Проверяете ли вы, что все согласны с принятым решением?
▲ Подводите ли вы итоги по окончании совещания? Проверяете ли вы, что все знают свои задания?
Все получится, если…
• проводить собрание так, чтобы получить определенный результат;
• начинать собрание вовремя, даже если еще не все приглашенные пришли;
• иметь повестку дня и обсуждать поднятые вопросы;
• предоставить всем участникам возможность высказаться;
• принимать только обоснованные решения;
• направлять отклонившуюся дискуссию в нужное русло;
• удостовериться, что все согласны с принятым решением;
• подводить итоги по окончании собрания и отмечать, кто получил задание и в какие сроки должен его выполнить;
• сосредоточиться на получении запланированных результатов от совещания.
Ведение протокола встречи
По окончании собрания или совещания необходимо составить протокол, в котором будут описаны принятые решения, а также зафиксировано, кто из присутствующих получил задание. Было бы разумно попробовать оценить собрание: подумать, что получилось и над чем еще нужно поработать, чтобы в следующий раз мероприятие прошло более успешно.
Составление протокола
Нежелательно, чтобы протокол вел председатель собрания. Записи должен делать профессиональный секретарь, для того чтобы у председателя была возможность контролировать обсуждение.
В ходе заседания
Человек, который ведет протокол, должен делать следующее:
• записывать важные мысли напротив каждого вопроса, вынесенного на повестку дня; фиксировать принятое решение и лицо, ответственное за его выполнение;
• помогать председателю вести собрание (особенно при проведении официальных встреч) согласно правилам;
• иметь под рукой протокол и повестку дня предыдущего собрания, а также дубликаты этих документов для неинформированных участников;
• контролировать время, предназначенное для обсуждения каждого вопроса. Это поможет не задерживаться на какой-либо одной теме.
Иногда во время проведения собрания приходится одновременно делать стенограмму и краткие записи.
Убедитесь, что секретарь очень внимательно слушает и записывает важные детали и ключевые фразы. Также он должен записывать имена и фамилии всех выступающих, чтобы предупредить возможные недоразумения.
По окончании совещания
После совещания протокол необходимо оформить согласно правилам. Это лучше сделать сразу же после совещания, по горячим следам. Откладывать на потом – плохое решение.
В протоколе обязательно должны быть:
• шапка с указанием целей встречи и даты проведения;
• список присутствующих лиц;
• список лиц, не пришедших на собрание;
• краткое содержание принятых решений, вклад участников заседания в решение того или иного вопроса;
• принятые решения и перечень сотрудников, получивших задание.
Протокол должен содержать краткое описание собрания в деловом стиле. Для этого необходимо:
• использовать только косвенную речь, писать в прошедшем времени. Например: «Джим Смит отметил, что…», «Джейн Браун сказала, что это не сложно, потому что…», «Было решено…»;
• записывать только основные факты, не указывая личных мнений;
• выделять задания жирным шрифтом или же записывать в таблице с заданиями, указывая фамилию и должность человека, отвечающего за их выполнение.
