Ольга Азарова - Маленькие хитрости большого бизнеса
Очень часто можно наблюдать такую картину. Стол завален папками, бумагами, к которым прикреплены листочки-напоминания. При таком положении дел можно подумать, что работник занят сегодня исключительно этими делами. Однако проходит время, а положение дел не меняется – тот же стол, те же бумажки-напоминания. О чем это говорит? Только о том, что такой способ организации труда не работает. Вместо листиков – памяток, папочек и бумажечек, лежащих на видном месте, чтобы про них не забыть, надо всего лишь завести дневник, еженедельник, календарь для планирования своего времени. Выберите, что Вам больше по вкусу – обычный ежедневник-еженедельник в виде книжки, маленький или обычный компьютер со специальной программой дневником. У каждого есть свои преимущества – если книжка всегда с Вами, то карманный компьютер может дать Вам звуковой сигнал, чтобы напомнить о встрече. База данных, занесенная в большой компьютер, будет служить Вам долгие годы.
Вы уже научились расставлять дела в порядке приоритетов, поэтому уберите все ненужное со стола, откройте свой план на сегодня и выполните все, что намечено.
ВАШИ ПОМОЩНИКИ
Ваш первый и самый надежный помощник – это Вы сами и Ваша сильная мотивация на успех. Поэтому Вам не составит труда один раз продумать и навести порядок, который поможет Вам экономить время на выполнение действительно важных жизненных задач. Поэтому мы сейчас научимся наводить порядок на столе, в шкафах, мыслях, чувствах – в жизни вообще.
Основное правило – понять, чего мы хотим добиться. Это цель.
Наша цель – навести порядок. Каким образом мы добьемся цели – это стратегия.
Стратегия – выбросить все ненужное и сделать наиболее эффективным все нужное.
Как реализовать стратегию? Этот шаг – выполнение стратегии.
Что можно выбросить и как сделать эффективным нужное?
После того как цель выполнена, результат выполнения надо проверить и оценить.
Анализ выполнения стратегии. Что было правильным, что нужно исправить?
Наглядный жизненный пример использования основной формулы стратегического менеджмента. Смотрите на рисунке 19.
Рис. 19. Стратегический менеджмент в действии
Нас окружают вещи, много вещей. Вещи разные, нужные и не очень, что-то радует глаз, без чего-то нельзя обойтись. Подумайте, так ли нужно все, что лежит у Вас на столе, копится в шкафу? Определенно, НЕТ!
Все, что Вам сейчас не нужно.
Старые счета, платежки, письма, балансы, т.е. то, что Вам сейчас жизненно НЕ важно, должно уйти с глаз долой, чтобы не отвлекать от забот насущных. Найдите время и систематизируйте Ваши бумаги. Разложите по папкам, папки подпишите, сложите все в коробку и отправьте в архив или туда, где этого не будет видно.
Текущие дела, т.е. то, что имеет отношение к Вашей непосредственной деятельности, надо тоже систематизировать. Вспомните круг Ваших должностных обязанностей. Например, проект ААА, тема БББ, прибор, продукт ССС. Разложите по стопкам ААА, БББ, ССС все материалы, связанные с этими проектами. См. выше об эффективности блочно-модульной системы организации. Внутри стопок наведите одинаковый внутренний порядок – проектная документация, письма и т.п. должны быть расположены по датам поступления. Почему это полезно? Вы почти всегда помните, КОГДА Вы получили письмо, распоряжение, документацию, какая при этом была погода, тепло – холодно, как были одеты, т.е. налицо ассоциативная связь. Если же во всех папках порядок расположения будет одинаковым, Вы скоро к нему привыкнете и перестанете терять время на поиски нужного документа.
Закладки и наклейки. Если Вам по долгу службы приходится часто пользоваться справочниками, словарями, сделайте свою работу с ними максимально эффективной. Здесь помогут цветные наклейки, например, на буквах словаря или разделах справочника. Вы наверняка сталкивались с такой проблемой, когда надо срочно найти в толстой книге определенную информацию, Вам надо перелистать половину книги, пока Вы найдете нужный раздел. Вы нашли, но оказалось, что в этом же разделе требуется дополнительная информация. И вновь перелистывание страниц фолианта. Если же Вы предусмотрительно подклеили цветные указатели тем, разделов, букв и т.п., такой поиск не займет много времени. Если Вам надо поработать с книгой, полезно будет пользоваться закладками. Если Вам понадобилось отметить место в книге, чтобы потом быстро его найти, вложите закладку, подписав сверху, к какой части книги она относится. Просто, однако получается существенная экономия времени и нервов. Инвестируйте немного времени и терпения – и Ваши усилия будут вознаграждены сторицей.
Записная книжка или RAM. Это книжка-памятка, которая всегда с Вами. Где бы Вы ни находились – на работе, в банке, в магазине – книжечка размером с открытку всегда придет Вам на помощь, если надо срочно что-то записать. Если сравнивать с компьютером, то такая записная книжка – это оперативная память. Если информация нужная, Вы перенесете ее в постоянную память, если нет – просто выбросите. Записная книжка лучше различных листиков тем, что листы записной книжки не теряются! Записную книжку RAM нужно постоянно освобождать от ненужной информации. Если Вы уже перенесли информацию в постоянную память, использовали или она оказалось ненужной, выдирайте листок без сожаления. Порядок надо поддерживать.
Очень полезно составить набор памяток для разных оказий. Например, Вы собираетесь в командировку. Как собраться быстро, но при этом ничего не забыть? Как не забыть ничего при подготовке переговоров? Просто составьте памятку, она не подведет! В книге приведен ряд Памяток на разные случаи жизни. Подготовьте памятки, Распечатайте, вставьте в прозрачную обложку, подколите в папку. Все, Вы теперь никогда ничего не забудете! Появились новые пункты в памятке, внесите их, хотя от руки. И опять Ваша голова не загружена неважной информацией.
Оргтехника. Совсем неважно, чем Вы занимаетесь в офисе. Если Вы работаете за письменным столом, Вам потребуется небольшой стандартный канцелярский набор – скрепер, дырокол, современные разноцветные картонные папки-скоросшиватели с колечками, набор толстых и тонких фломастеров, маркеры, наклейки. Попросите Вашего начальника позаботиться о необходимых орудиях труда. Лучше иметь это все на столе, чем тратить время на поиски необходимой мелочи по всему отделу.
Маркеры. Отмечайте маркером всю ту информацию в документах, которая Вам может понадобиться. Нет смысла раз за разом изучать весь документ, если Вам требуется узнать только, например, срок поставки комплектующих. Выделите дату и название, этого будет достаточно. Строго говоря, целью документа и было только это сообщение – доставка чего, когда.
