Ольга Азарова - Маленькие хитрости большого бизнеса
Техника использования биологических ритмов
«Познавай тот ритм, что в жизни человеческой сокрыт.»
Архиллох, 2-я пол. VII в. до н.э.ТЕСТ 12. Жаворонок или Сова?
1. В котором часу Вы встаете без будильника?
До 6 утра – А
В 6-8 час. – А
После 8 час. – В
2. В котором часу Вы бы встали сами, если бы у Вас была такая возможность?
В 5-7 час. – А
В 7-8 час. – А
В 8-9 час. – А
После 9 час. – В
3. Хотелось бы Вам поспать днем?
Да – А
Нет – В
4. Страдаете ли Вы, когда Вас будят?
Да – В
Нет – А
5. Злитесь ли Вы, если Вам приходится вставать одному?
Да – В
Нет – А
6. Вы с аппетитом завтракаете?
Да – А
Нет – В
7. Когда Вы начинаете чувствовать послеобеденную усталость?
В 14-15 час. – А
В 15-16 час. – А
В 16-17 час. – В
8. Нравится Вам проводить вечер вне дома?
Да – В
Нет – А
или за телевизором?
Да – В
Нет – А
или лучше пораньше лечь спать?
Да – В
Нет – А
9. В котором часу вечером Вы чувствуете усталость?
До 21 час. – А
В 21-23 час. – А
После 23 час. – В
10. Вы поздно идете спать?
Да – В
Нет – А
Из этого теста Вы уже поняли, кто Вы – Жаворонок или Сова. Оба типа, равно как и смешанный, считаются совершенно нормальными явлениями реальной жизни. Ориентация биологических ритмов людей заложена при рождении и зависит от работы многих функциональных систем организма, прежде всего ферментной. Поэтому не стоит корить себя, если Вы не в состоянии рано встать и сразу начать продуктивно работать, как Ваш коллега или знакомый. Или наоборот, Вам сложно засиживаться допоздна за работой уже просто по той причине, что Вы в это время дня уже плохо что-то воспринимаете и не можете больше так же эффективно работать, как в утренние часы. Надо подчеркнуть, что смена активных и пассивных фаз дня для обоих типов имеет одинаковый характер. Различие заключается во времени начала первой активной фазы. На графике приведены усредненные графики распределения дневной активности для жаворонков и для сов.
Поскольку Вы уже выяснили из Теста 6, кто Вы по ориентации своих биологических часов, то вопрос сводится к тому, как наиболее эффективно использовать свои биологические особенности.
Упражнение
Вспомните свой обычный рабочий день и ответьте письменно на следующие вопросы:
● Когда Вы начинаете чувствовать усталось в течение обычного рабочего дня?
● Когда Вам просто необходимо сделать небольшую паузу в работе, чтобы снять усталость?
● Когда Вы чувствуете взлеты работоспособности и интеллектуальный подъем?
● В какое время дня Вы чувствуете себя почти неспособным к работе?
● В какое время Вы можете заниматься рутинной механической работой, но не в состоянии сконцентрироваться и принять важное решение?
Постройте следующий график. По оси «Время» отложите Ваши часы работы. По оси «Готовность к работе» отложите в процентном отношении Вашу готовность выполнять поставленные задачи. Возьмите за образец график биологической активности, приведенный выше. Возьмите за 100% готовность принять важное решение, провести важное совещание, успешно выступить с докладом и пр., т.е. пик Вашей интеллектуальной и деловой активности.
Остальные цифры остаются на Ваше усмотрение, т.е. зависят от Ваших личных качеств, способностей и времени дня. Вы должны построить график зависимости Вашей работоспособности как функции от времени дня.
После того как Вы построили такой график, найдите в Вашем еженедельнике расписание любого рабочего дня. Не забудьте отметить важность, т.е. приоритетность Ваших занятий. Распределите выполнение наиболее важных, приоритетных задач в то время, когда Вы находитесь на пике Вашей интеллектуальной формы. Задачи, требующие минимума интеллектуальных затрат, выполняйте, когда Вы устали, и Ваша работоспособность почти минимальна. В часы, когда Ваша работоспособность достигает 50% от максимальной (очень хороший показатель), планируйте выполнение задач умеренной умственной активности: письма, договоры, контроль за выполнением заданий, телефонные звонки, встречи с коллегами и клиентами.
Рис. 18. Распределение суточной активности (Жаворонки, Совы)
Золотое правило:
Работайте по своим биологическим часам, а не против них!
Конференции, совещания, встречи с коллегами, подчиненными, клиентами
Еще один скрытый резерв времени, который при хорошей организации можно использовать для экономии времени. Рассмотрим два случая. Первый, когда Вы – руководитель и должны подготовить совещание по некоторому вопросу. Второй, когда Вам по долгу службы приходится принимать участие в совещании.
Вы должны подготовить и провести совещание
Прежде чем заняться подготовкой совещания, подумайте, действительно ли оно так необходимо? Сумеете ли Вы собрать всех заинтересованных сотрудников в определенное время в определенном месте? Иногда лучше обратиться с информационным письмом ко всем потенциальным участникам совещания, или провести селекторную или телеконференцию.
Итак, Вы поняли, что ни один из предложенных выше способов общения проблемы не решит и Вы должны непременно провести это совещание. Воспользуйтесь приведенным ниже планом, который поможет Вам быстро и эффективно подготовить и провести совещание, конференцию, «круглый стол».
ПЛАН ПОДГОТОВКИ СОВЕЩАНИЯ
1. Сформулируйте четко ТЕМУ совещания, определите, какая ЦЕЛЬ должна быть достигнута (выработка производственного плана, определение числа новых поставщиков, запуск новой линии продукции и пр.).
2. Каждый участник заранее должен знать полный состав присутствующих, повестку дня, тему и цель совещания.
3. Вы должны позаботиться о приглашении сотрудников, ответственных за вопросы, обсуждаемые на совещании. Приглашения должны быть разосланы не позднее, чем за неделю, чтобы избежать совпадений по времени с другими заседаниями. Укажите в приглашении, что участник должен обязательно немедленно информировать Вас, если он по каким-то причинам не сможет присутствовать на заседании. В ряде случаев встречу приходится переносить.
4. Каждый сотрудник должен быть готов к личному участию в заседании. Для этого каждый должен располагать своим набором фактов, дат, необходимых цифр, относящихся к его участку работы и упорядоченному в соответствие с повесткой дня.
5. Проверьте и согласуйте весь фактический материал: сроки, цифры, объемы производства, названия компаний-поставщиков, цены и пр., чтобы все члены Вашей команды располагали одинаковыми наборами информации.
