Барри Пирсон - MBA в кармане: Практическое руководство по развитию ключевых навыков управления

(19) Сами договариваетесь о деловых встречах?

(20) Впустую тратите время, раскладывая бумаги по файлам либо разыскивая нужную папку или документ?

(21) Иногда уходите домой с ощущением, что весь день вас отвлекали, прерывали, мешали работать?

(22) Отвечаете на телефонные звонки во время неформальных совещаний?

(23) Тратите слишком много времени на бесполезные совещания?

(24) Довольно часто опаздываете на совещания?

(25) Тратите много времени, выслушивая упреки в нарушении сроков и упрекая в этом других?

(26) Слишком требовательны по отношению к себе?

(27) Соглашаетесь, если вас просят сделать что-либо, тогда как имело бы больше смысла, если бы это сделал кто-то другой?

Чтобы получить рейтинг менеджера, «эффективного на все 100 %», вам нужно было ответить «ДА» на вопросы с 1-го по 12-й и «НЕТ» на вопросы с 13-го по 27-й. А как ответили вы? Есть необходимость в совершенствовании?

Концентрация на результатах/ благоприятных возможностях

При использовании методов планирования времени очень важно быть ориентированным на результат, т. е. выделять ключевые цели и оценивать важнейшие благоприятные возможности, как показано ниже.

Ключевые результаты, которые должны быть достигнуты (указываются в порядке важности):

(1)___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(2)___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(3) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(4) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(5) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

Основные благоприятные возможности, которые должны быть использованы (указываются в порядке важности):

(1) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(2) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(3)___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(4) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(5) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

Использование календаря-ежедневника для планирования времени

Хитрость состоит в том, чтобы планировать сначала год, а потом день.

(1) Отметьте в ежедневнике важные даты года:

• регулярные совещания;

• заранее известные события (например, ежегодное общее собрание акционеров, отраслевая конференция, торговые ярмарки, подготовка бюджета);

• праздники;

• семейные даты;

• важнейшие дела (например, рабочая группа по стратегии, поездка в Восточную Азию, посещение клиентов).

(2) Спланируйте предстоящий месяц и:

• подсчитайте, сколько нераспланированных дней осталось в вашем распоряжении;

• внизу пометьте второстепенные дела;

• оставьте один день в неделю свободным от встреч;

• оставьте резерв времени для важнейших задач.

(3) Спланируйте следующую неделю:

• культивируйте традиции (например, коллективный обед в офисе по пятницам).

(4) Планируйте каждый день с первой минуты и:

• культивируйте традиции;

• установите определенные часы для «управления путем обхода» или для «открытых дверей»;

• выделите время для секретаря;

• составьте перечень дел и телефонных звонков, ранжируйте их;

• подключите секретаря к их последовательному выполнению;

• составляйте список ежедневно повторяющихся дел;

• помните, что «стресс» можно уменьшить, если планировать время, затрачиваемое на решение тех или иных задач.

Как планировать каждый день

• Планируйте каждый день с самого утра, а лучше – накануне вечером.

• Составьте список дел, определите время выполнения каждого из них и установите приоритеты.

• Выделите ключевые задачи и обеспечьте их выполнение.

• Не будьте слишком амбициозны – не перегружайте день делами, которые могут подождать.

• Оставьте время для уединения и/или решения неожиданной проблемы.

• Не отвлекайтесь на телефонные разговоры, посетителей и т. п. в период, запланированный для завершения работы.

• Увязывайте каждый день с планами на неделю, месяц, год и с вашими целями.

(5) Осуществляйте эффективный контроль сроков исполнения, используя три контрольных досье:

– текущая неделя;

– следующая неделя;

– текущий месяц.

(6) Формат ежедневника для планирования рабочего дня:

Используйте формат, где для каждого дня есть почасовое расписание и секции «Сделать» и «Позвонить».

Глава 3

Личная эффективность

В этой главе рассматривается комплекс вопросов, относящихся к улучшению методов вашей работы в сфере бизнеса

Внешний вид

Вы должны сделать так, чтобы ваш внешний вид и облик вашего офиса отражали успех. Нужен план действий в отношении:

• вашего внешнего вида – прическа, фигура, одежда и т. д.;

• облика вашего офиса – стены, потолки, чистота, наружняя и внутренняя отделка.

Создайте преуспевающий имидж и помните, что у вас никогда не будет второго шанса произвести первое впечатление.

Пожалуй, самым важным компонентом внешнего впечатления (который к тому же влияет на способность решать важные задачи) является ваш письменный стол.

Способы освободить поверхность стола

• Не оставляйте на нем никаких бумаг, когда уходите.

• Не выкладывайте на стол больше бумаг, чем нужно для решения текущей задачи.

• Не оставляйте бумаги неразобранными:

– отметьте в ежедневнике, что и когда нужно сделать, и после этого отправьте документ в соответствующий файл;

– выбрасывайте ненужную информацию;

– передавайте бумаги исполнителям с указанием, что надо сделать (пишите от руки, не тратьте время на перепечатку).

• Не позволяйте бумагам накапливаться (если необходимо, сами разложите их по папкам архива).

• Не отвлекайтесь на беглое просматривание бумаг, предназначенных для внимательного узучения; лучше откладывать их в отдельную папку или стопку для последующего прочтения.

Согласование с начальником

Принципиально важно согласовать с начальником (или коллегами-директорами) вопрос о том, что будет считаться достижением высоких результатов в вашей работе.

Необходимо согласовать меморандум о ключевых результатах, перечисленных в порядке важности:

(1) Ключевой результат: ___________________________________________________

Критерий оценки: ___________________________________________________