Дмитрий Кувшинов - Должностная инструкция руководителя, или «Управленческая восьмёрка»
● У одного ответственного кладовщика должно быть несколько дублёров по разным клиентам
● Распределение клиентов по ответственным и дублёрам надо делать по возможности равномерно, исходя из общего количества артикулов, приходящихся на одного кладовщика
● При распределении необходимо учитывать опыт работника
При передаче ответственности от одного ОК к другому начальник склада обязательно организует проведение инвентаризации передаваемой продукции.
С каждым кладовщиком (старшим кладовщиком) начальник склада оформляет договор о полной коллективной материальной ответственности. Договоры передаются и хранятся в офисе компании у секретаря.
6. Организация хранения продукции
При заключении договора ответственного хранения с новым клиентом начальник склада в обязательном порядке с ним знакомится и визирует его.
Для каждого вида продукции начальник склада определяет места хранения (зона хранения, теплый, холодный склад, открытая площадка и т. д.), а так же способы хранения продукции (штабельное, стеллажное, напольное и.т.д.) с целью безопасного хранения продукции.
Особоценные грузы (изделия из цветного металла, дорогостоящие товары) должны храниться в закрывающихся контейнерах, либо в закрытых на замок зонах склада. Для каждого из видов особоценных грузов начальником склада устанавливается своя периодичность проведения инвентаризаций.
Способы хранения особоценных грузов и периодичность проведения инвентаризаций по ним начальник склада обязательно согласовывает с директором компании письменно.
Начальник склада организует закрытие всех ворот склада по окончании работ и их опломбирование одноразовыми пломбами. В начале первой смены начальник склада контролирует целостность запоров и пломб на всех воротах складов компании.
Для выполнения операций открытия и закрытия, опломбирования ворот склада начальник склада назначает на эти работы уполномоченных сотрудников, список которых закрепляется в документе «Список лиц, ответственных за сдачу объектов под охрану». Данный список начальник склада передаёт в охранное агенство, с которым у компании заключен договор на охрану, и поддерживает его в актуальном состоянии.
7. Обеспечение сотрудников склада необходимыми средствами и материалами
Ежедневно в начале рабочего дня начальник склада проводит анализ остатков ГСМ погрузочно-разгрузочной техники. При необходимости организует закупку недостающих материалов.
Ежемесячно нач. склада на 2-й рабочий день месяца, следующего за отчетным, оформляет служебную записку на списание материалов, физически использованных в отчетном месяце в процессе производства, либо на хозяйственные нужды (ремонтные работы). Служебная записка, утвержденная директором, передаётся в бухгалтерию для дальнейшего учета в бухгалтерском и управленческом отчетах.
8. Организация обслуживания оборудования и контроль за его работой
Начальник склада организует учёт инструмента и оборудования, находящегося на складе. Он, совместно с другими работниками склада несёт полную материальную ответственность за их сохранность. Начальник склада определяет места хранения инструмента и оборудования и организует порядок его хранения.
Начальник склада организует плановые и внеплановые ремонты оборудования (погрузчиков, гидравлических тележек и т. д.) в соответствии с договорами, заключенными с контрагентами на его обслуживание. При наличии экономически обоснованной необходимости, ставит в известность коммерческого директора и делает заявку (по телефону) в авторизированный центр по обслуживанию грузоподъемной техники. По завершению регламентных работ осуществляет их приемку.
Начальник склада несёт ответственность за состояние стеллажной системы. Во время ежедневного обхода проверяет правильность и надёжность крепления узлов стеллажной системы, целостность её частей.
В случае обнаружения дефектов её частей (деформация рам, траверс и.т.д.) начальник склада проводит служебное расследование, выясняет причины возникновения дефектов, принимает решение о замене дефектных частей стеллажной системы (в случае необходимости), разгрузке её до завершения замены дефектных частей. В случае обнаружения сильных деформаций начальник склада незамедлительно ставит в известность директора компании и коммерческого директора.
Все места деформаций фотографируются и помечаются на схеме склада.
9. Обучение сотрудников
Начальник склада организует обучение своих подчинённых, как новых сотрудников, так и «старичков». Для этого он разрабатывает ежемесячные планы по обучению для каждого сотрудника по следующим направлениям:
● Технология работы с использованием погрузочной техники (погрузчиков, кран-балок, и.т. д) и стеллажных систем.
● Знание продукции и мест её хранения
● Правила оформления документов при выполнении складских операций
Оценка сотрудников по этим показателям проводится начальником склада ежемесячно по пятибалльной шкале. По результатам этой оценки кладовщику устанавливается оклад в пределах «вилки», установленной в штатном расписании.
При этом решение принимается аттестационной комиссией в составе Старшего кладовщика, начальника склада, менеджера по персоналу, коммерческого директора (или директора), не чаще одного раза в три месяца по каждому кладовщику.
10. Проведение отчёта за месяц
В первый рабочий день месяца, следующего за отчетным начальник склада оценивает работу старших кладовщиков, принимает решение о их премировании.
Во второй рабочий день Начальник склада формирует в программе 1с финансовый отчет склада за месяц, трансформирует его в виде EXEL и передаёт финансовому менеджеру и директору по электронной почте. Так же с отчётом передаёт в бухгалтерию табель учёта рабочего времени по своим сотрудникам, включая сверхурочные работы.
Ежемесячно сразу после формирования финансового отчета (во вторник, среду или четверг (по согласованию с директором) после второго рабочего дня) начальник склада отчитывается перед директором о выполненных работах за месяц в офисе компании.
К ежемесячному отчёту начальник склада прикладывает:
● Реестр материалов и инструментов, приобретённых в отчетном месяце, в том числе и канцтоваров. При отчёте происходит утверждение авансовых отчётов по ним.
● перечень работ по ремонту и ТО грузоподъёмной техники и стеллажного оборудования, проведённых в отчётном месяце
● Реестр случаев нарушения технологии, порчи оборудования и других инцидентов, случившихся на складе в отчётном месяце. Предъявляет для контроля журнал по технике безопасности.
