Дэвид Аллен - Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни

Когда количество того, чем необходимо управлять увеличится, или увеличится требование к скорости обработки, система, если она спроектирована неправильно, или у пользователя не выработалась «до автоматизма» привычка её использования, начнёт разваливаться.

Пример плохо спроектированной системы — система хранения справочной информации, в которой документы хранятся в подвешенных на крючках папках с наклеенными этикетками. Большой объём документов и возникшая необходимость быстрой работы с ней просто убивают такую систему. Часто оказывается, что гора материалов, которую необходимо в ней разместить, так и остаётся просто горой. Никто не хочет иметь дело с переполненными, сложными для заполнения шкафами. Обычные файлики с этикетками (без всяких крючков), с одним файликом на папку, могут противостоять увеличившимся требованиям без особых хлопот. Другой пример систематически встречающегося «узкого места» — это использование компьютерной мыши для выполнения действий, которые можно осуществить в четыре раза быстрее с помощью «горячих клавиш». Нам часто встречаются искушённые профессионалы, чьё конструктивное мышление и процесс взаимодействия с другими людьми блокируются лишь потому, что от них требуется слишком большое сознательное усилие для создания, написания и отправки по нужным адресам электронных писем.

Вы должны разработать свою собственную удобную систему поддержки рабочего процесса. Вам нужна своя собственная «домашняя база», целиком своя, со всеми своими рабочими инструментами и навыками, срабатывающими «на автомате». Вы не должны заново заниматься разработкой последовательности рабочего процесса всякий раз, когда вы приступаете к работе. Последние двадцать лет я проводил в дороге 250 дней в году, и я теперь могу достаточно хорошо работать в своём «виртуальном» офисе. Но я могу работать ещё лучше в своём офисе, за своим столом, со своими папками и своими инструментами, где всё находится на своём месте. И в абсолютно спокойном состоянии, поскольку мне нравится работать с максимальной эффективностью — без всяких помех или отвлечений.

Те цепи связывают нас наиболее крепко, которые мы порвали.

• Какие действия вы выполняете «на автомате», без необходимости их предварительного обдумывания?

• Над какими частями вашей системы вы вынуждены всё ещё раздумывать? Что бы вы могли сделать, чтобы работать с ними «на автомате»?

• Как у вас обстоят дела с рабочим местом дома? Что бы вы могли сделать, чтобы повысить его функциональность?

33. Функция обуславливается формой

В большинстве случаев, создание правильного контекста и структуры гарантирует и выполнение. Форма часто вызывает смену концентрации, а затем и намерений, которые направляют вашу творческую энергию в нужное русло. Если вы намереваетесь позаниматься спортом, наденьте свой спортивный костюм. Если писать книгу — придумайте ей название и загрузите текстовый редактор. Хотите в чём-то продвинуться на работе? Сформулируйте тему собрания и организуйте его. Займитесь вопросом, и он разрешится.

Вы будете стремиться туда, где пребываете вы сердцем.

В этом эссе рассматривается уровень приложения наших методологий, эффект от которых, откровенно говоря, испытали на себе совсем немногие люди. А ведь эти методики настолько легко доступны, и обладают такой потенциальной значимостью по отношению к качеству нашей жизни, что я решил напомнить вам об этом ещё раз.

Что, если бы вы могли пребывать в уверенности, что вся готовящаяся на плите пища, которая нуждается в перемешивании, вовремя перемешивается? Позвольте мне объяснить. Наша жизнь состоит из многих уровней самовыражения и интересов, которые способны обогатить наше существование, в дополнение к сотням элементарных повседневных вещей, за которые мы изо дня в день несём ответственность. Они и обогащают, но только если вы уделяете им своё внимание. Ваши дети, друзья, страсть к кулинарии, коллекционирование монет и гольф-клуб. Ваши инвестиции, жажда путешествий, сумасбродные мысли. Ваши любимые цитаты, обещания самому себе, любовь к музыке Моцарта и мечты о будущем.

Эти, или похожие вещи, которые имеют для вас потенциальное значение, прямо сейчас ожидают, когда вы придёте и займётесь ими. Всё, что от вас требуется — лишь участие, и вы можете приступить к ним за несколько секунд. Но, если вы похожи на меня, вы забываете это сделать.

Я забываю о своих друзьях. Я забываю подумать о случайных подарках для них. Я забываю, верите или нет, просто повеселиться. Я забываю о том, какие конструктивные вещи я мог бы сделать с моими коллегами на следующей неделе. Я забываю о куче вещей, которыми неплохо было бы заняться в дождливую субботу. И, да, я забываю мечтать.

Поэтому я организовал напоминания в своей личной системе самоуправления, которые я постоянно вижу при проведении еженедельного обзора. Я знаю совсем немногих людей, которые по-настоящему оценили мощь обычного еженедельного обзора. Уровень «чёрного пояса» в самоуправлении для человека двадцать первого века подразумевает постоянную очистку головы, определение желаемых результатов и действий, организацию и поддержку в актуальном состоянии списков, чтобы сохранить ясную голову и оптимистичное настроение. И даже ещё меньшее количество людей оценили уровень за пределами чёрного пояса (чёрный пояс первой степени — это только начало!) — они не научились работать с творческими контрольными списками.

Сделайте своей привычкой еженедельный обзор. Включите в него все списки, которые способны вызвать появление стоящих мыслей, способных обогатить вашу жизнь. Не позволяйте пригорать вашим любимым блюдам.

Человек не создается обстоятельствами, обстоятельства создаются человеком.

Жизнь — это серия вдохновенных глупостей. Трудность заключается в том, чтобы понять, какие стоит сделать. Никогда не упускайте шанса: он представляется вам не каждый день.

• Какими областями своей жизни вы, возможно, пренебрегли в большей степени, чем вам хотелось бы? Как бы вы могли устроить для себя напоминания, чтобы периодически о них вспоминать?

• Какое собрание вы могли бы организовать для того, чтобы что-то сдвинулось с места?