Елена Мазилкина - Как подготовиться к переговорам, или всегда ли побеждает сильнейший?

Приветствуя, смотрите в глаза и улыбайтесь. Если этого требует ситуация пожимайте руку, протянутую в знак дружбы.

Обычай обмениваться рукопожатием пришел из древних времен, когда встреча с незнакомцем могла представлять опасность. В результате человек при встрече незнакомца, автоматически тянулся к своему кинжалу. Незнакомец делал то же самое. Когда оба понимали, что это мирная встреча, они протягивали друг другу правые руки, без оружия, как символ дружбы. И сегодня нужно уметь правильно осуществлять этот ритуал. Сдавливать до боли руку или едва касаться руки коллеги считается дурным тоном в деловом мире, как и рукопожатие двумя руками. Техника рукопожатия состоит в том, что нужно свою руку полностью вложить в руку другого человека так, чтобы область между вашим большим и указательным пальцем соприкоснулась с тем же участком ладони другого человека. При этом ваш большой палец, захватывает большой палец другого. Руку следует протягивать свободно, сложив пальцы вместе. Прочно стойте на ногах, чтобы не потерять равновесие и смотрите в глаза партнеру. Никогда не протягивайте для рукопожатия только пальцы.

В сфере бизнеса, где служебное положение имеет очень большое значение, правильно назвать должность так же важно, как и правильно назвать имя. Звания указывают на служебное положение и для многих символизируют усилие, энергию, талант, которые потребовались для достижения этого положения. Люди могут и не показывать этого, но внутренне они вздрагивают, когда неправильно произносят их имена. Те, у кого трудные имена, бывают довольны, когда люди предпринимают некоторые усилия, чтобы их правильно произнести. Если вам кого-то представили, а вы прослушали его имя или не уверены в произношении, извинитесь и попросите сразу же повторить имя. Для того чтобы лучше запомнить имя собеседника, повторите его имя про себя.

При приветствии лучше всего пользоваться традиционным «Здравствуйте».

«Доброе утро» принято говорить до 12.00 часов. «Добрый день» до 18 часов. «Добрый вечер» используют после 18.00 часов. При этом такие обращения не следует использовать обращаясь к вышестоящим лицам, хотя последние могут таким образом обращаться к нижестоящим.

Гость садится лишь после того, как сел хозяин кабинета. Приглашая гостя сесть, хозяин кабинета предлагает ему место справа от себя. Если при этом присутствуют переводчики, они располагаются по левую руку от хозяина. Это общее правило действует во всех странах. Во время беседы гостю могут быть предложены чай, кофе, напитки, заранее выставленные на столе или внесенные секретарем во время беседы.

Спокойный тон и убедительная аргументация способствуют сближению собеседников и их позиций, даже если эти позиции расходятся. Горячность и торопливость не лучшие помощники в деловом общении.

Непременное условие деловой беседы – умение слушать. Умение слушать активно облегчает общение, уменьшение между людьми, повышает самооценку собеседника. Умение слушать усиливает степень доверия людей друг к другу. Бестактно перебивать собеседника по мере необходимости. Если необходимо что-то добавить предварите свое выступление словами: «Извините, что перебиваю..», «Разрешите добавить..».

Согласно легенде, племянник наполеона 1 Наполеон 3 гордился тем, что помнил имя каждого, с кем приходилось ему общаться. Этого он добивался переспрашивая: «Извините, я не расслышал, как вас зовут». Если имя было интересным он интересовался как оно пишется. Во время беседы несколько раз произносил его имя, ассоциировал с чертами лица. Если имя нужно было запомнить, он писал его на листке бумаги, всматривался в него, после чего лист разрывал.

Каждый из собеседников должен внимательно следить, чтобы в его речи отсутствовали личные выпады, резкие или вульгарные выражения. В беседе со специалистом, компетентным в обсуждаемом вопросе, не стоит подробно останавливаться на деталях, чтобы не обидеть собеседника сомнением в его уровне знаний. Разговаривая, следует смотреть друг другу в глаза.

Услуги переводчика

Если предстоит провести переговоры с зарубежными партнерами, могут понадобиться услуги переводчика. Если вы не уверены в своем знании иностранного языка, то присутствие переводчика обязательно. Иногда к услугам переводчика прибегают даже люди, хорошо владеющие иностранным языком, что дает им дополнительную возможность выиграть время и обдумать сказанное собеседником. Желательно задействовать переводчика-профессионала, качество работы которого у вас уже была возможность проверить, поскольку от квалификации переводчика часто зависит атмосфера и успех переговоров.

Перевод бывает синхронный и последовательный.

Синхронный перевод в основном применяется на конференциях и крупных переговорах. В этом случае для переводчика оборудуется звуконепроницаемая кабина, используется специальное оборудование. Синхронный перевод – очень тяжелая и напряженная работа, поэтому переводчики синхронисты работают по два-три человека, регулярно меняясь. Даже самые лучшие переводчики – синхронисты, как правило, не могут обеспечить полного соответствия перевода тексту. Поэтому лучше заранее передать через организаторов заготовленный текст в кабину переводчиков. Это, во-первых, облегчит их работу, а, во-вторых, будет способствовать тому, чтобы ваша мысль дошла до слушателей неискаженной.

В обычной деловой практике чаще всего прибегают к последовательному переводу, когда говорящий, сказав несколько фраз, останавливается и дает переводчику возможность перевести сказанное. Как правило, переводчик находится по левую сторону от лица, ведущего презентацию. Для переводчика ставится отдельный микрофон. Если презентация проводится в рамках переговоров, которые предусматривают перерывы, в том числе и с приемом пищи, переводчик сопровождает лицо, ведущее переговоры и переводит ему все сказанное иностранцами. При этом переводчик находится сзади на расстоянии полушага.

В случаях, когда привлечение переводчика необходимо следует обратить внимание на некоторые моменты:

– говорить надо не спеша, делая паузы для перевода через каждые три-пять фраз;

– не стоит злоупотреблять просторечиями или длинными шутками, которые часто теряют смысл при переводе;

– если переводчик вам не знаком, то желательно перед началом презентации вкратце ознакомить его с сутью дела и специфической лексикой, что позволит избежать ошибок при переводе;

– при организации мероприятий необходимо учитывать, что разговор с последовательным переводом занимает в два раза больше времени.

Бывают случаи, когда переводчики есть с обеих сторон. Тогда переводчик каждой делегации переводит речь для своих представителей.