Глеб Архангельский - Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы

Появится окно "Поля". В подменю "Имеющиеся поля" (стрелка 2) выберите поля "Важность" и "Срок", нажмите "Добавить" (стрелка 3). Выбранные вами поля появятся в списке полей справа. Теперь кнопками "Вверх" и "Вниз" (стрелка 4) расставьте поля в таком порядке: "Значок", "Важность", "Тема", "Срок". Нажмите "ОК" в окне "Поля" и "ОК" в меню "Настройка представления". Если все сделано правильно, в окне "Панель задач" вы увидите ваши задачи с дополнительными полями — важностью и сроком исполнения, примерно так.

Слева, сразу после значка, вы видите поле "Важность" (для важных задач там стоит восклицательный знак, для не важных — стрелка вниз). Справа — поле "Срок". Причем, что особенно удобно, эти поля вы можете менять прямо из представления. Кликнув мышью на соответствующем поле (например, на поле "Срок" в задаче "Паниковский: отослать Корейко книгу "Капиталистические акулы"), вы получаете возможность сразу изменить это поле, не открывая саму задачу.

Аналогично вы можете изменять поле "Важность", не открывая саму задачу, а просто выставляя или убирая на ней восклицательный знак. При этом Outlook сразу будет раскрашивать ее в цвет, назначенный для важных задач, либо наоборот, при снятии восклицательного знака возвращать задаче обычный цвет и убирать ее из начала списка. Таким образом вы можете гибко планировать — не переверстывая жесткий план дня или недели, а всего лишь меняя приоритеты в обзорном списке задач, который подсказывает вам, с чего начинать.

Итак, мы научились выводить сроки исполнения задач на панель задач, что позволяет всегда держать эти сроки под контролем. Чтобы вспоминать о приближающихся задачах заблаговременно, можно сделать еще одну простую вещь: настроить правило автоформатирования "Все задачи, до срока исполнения которых осталось меньше недели — отображать синим цветом". Вы уже знаете все необходимое, чтобы это сделать.

Подсказка. Открываем окно "Настройка представления", выбираем "Автоформат". Создаем новое правило автоформатирования, "Шрифт" — синий. "Условие" — вкладка "Дополнительно", кнопка "Поле", подменю "Все поля задачи", поле "Срок". Для него устанавливаем условие "Срок = В следующие семь дней", нажимаем "Добавить к списку", "ОК" во всех меню. Установите для какой-нибудь задачи срок исполнения через 3–4 дня от сегодняшнего числа. Если все сделано правильно, задача отобразится синим цветом.

Согласитесь, даже не всякий профессиональный секретарь настолько искушен в тайм-менеджменте, чтобы аккуратно и пунктуально начать привлекать ваше внимание к задаче за неделю до ее исполнения. Для Outlook это не составляет никакого труда.

Контроль назначенных кому-либо задач

Разобранная нами ранее идеология планирования "День — Неделя" применяется для управления не только личными задачами, но и поручениями, находящимися "на контроле". Для этого создаются категории "0_Контроль близкий" и "0_Контроль дальний". В них помещаются задачи, по которым вам уже не нужно предпринимать активных действий, но про которые вы хотели бы помнить.

Это важный принцип эффективного тайм-менеджмента: ваша работа над задачей не заканчивается с момента ее передачи подчиненному или коллеге. Необходимо оставлять у себя напоминание об этой задаче и обеспечивать активный контроль, а возможно, и регулярное "подпинывание" исполнителя. Для этого категория "Контроль близкий" просматривается раз в день, категория "Контроль дальний" — раз в неделю. Можно также назвать их "Контроль ежедневный" и "Контроль еженедельный".

Для контроля задач можно применить и другой способ. Поручив кому-либо задачу, не удаляйте ее, но ставьте в поле "Тема" какой-нибудь значок (звездочку, плюсик.) Настройте автоформатирование так, чтобы эти задачи отображались бледным серым перечеркнутым шрифтом. Например, как в следующем списке.

Обратите внимание: порученные Балаганову задачи "Начать запугивание Корейко телеграммами" и "Обчистить карманы Корейко" изображены серым перечеркнутым шрифтом. Это говорит Остапу Ибрагимовичу о том, что ему самому уже никаких действий по этим задачам предпринимать не нужно, но он оставляет за собой контроль, помнит об этих задачах.

Подсказка. Как настроить отображение задач, оставленных на контроле. Открываем окно "Настройка представления", выбираем "Автоформат". Создаем новое правило автоформатирования, "Шрифт" — светло-серый, перечеркнутый. "Условие" — вкладка "Дополнительно", кнопка "Поле", подменю "Все поля задачи", поле "Срок". Для него устанавливаем условие "Тема — содержит — *" (или +, или любой значок, который вы решили использовать для обозначения задач "на контроле"). Нажимаем "Добавить к списку", "ОК" во всех меню. Пометьте какую-нибудь из ваших задач выбранным вами значком в поле "Тема". Если все сделано правильно, задача отобразится светло-серым перечеркнутым шрифтом. Если что-то не получилось, не беда, перечитайте приключенческий детектив "Настройка пользовательского представления. Серия 1: Автоформат", алгоритм точно тот же, только несколько изменилось условие в правиле автоформатирования.

Обращу ваше внимание: в Outlook есть специальные средства назначения и отслеживания исполнения задач. К сожалению, их вы сможете применить только в том случае, если ваши подчиненные и коллеги также полностью владеют Outlook. Механизмы контроля, описанные в этой статье, полезны в тех случаях, когда вы назначаете задачу устно либо человеку, не владеющему Outlook. Либо вообще не назначаете задачу подчиненному, а оставляете за собой контроль относительно какой-либо договоренности с коллегой, клиентом и т. п.

Анализ выполненных задач

До сих пор мы говорили только о создании задач и различных операциях с ними — планировании, группировке, постановке "на контроль" и т. п. Но с выполнением задачи ее "жизненный цикл" не заканчивается.

Весьма полезно настроить анализ уже выполненных задач — для подведения итогов, составления отчета руководителю, и т. п. Чтобы это сделать, необходимо научиться устранять выполненную задачу из панели задач, не удаляя ее. Это легко сделать с помощью функции "Отбор" в окне "Настройка представления" в "Панели задач".

Как настроить пользовательское представление. Отбор

Отбор — это указание Outlook, что вы хотите видеть в пользовательском представлении не все имеющиеся у вас задачи, а только некоторые из них. Самое актуальное применение этой функции — возможность убрать выполненную задачу из "Панели задач", не удаляя ее.