Глеб Архангельский - Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы

Посмотрите, как это выглядит в списке задач Остапа Бендера.

Сортировка внутри категории сначала по важности и затем по алфавиту очень удобна с тайм-менеджерской точки зрения. Важные задачи автоматически перемещаются Outlook в начало списка. Еще классиком западного тайм-менеджмента Стивеном Кови было сформулировано правило: "Первые вещи — вперед". То есть работу всегда необходимо начинать с главных, ключевых вопросов, все остальное — "по остаточному принципу". Outlook позволяет автоматически, без особых усилий, воплотить это важнейшее правило в практику.

На этом примере хорошо виден важнейший смысл внедрения тайм-менеджмента на Outlook: здесь мы не должны учить, запоминать или отрабатывать грамотные принципы планирования. Вы можете "прошить" их в настройки Outlook, после чего эти принципы будут автоматически работать на вас и вашу эффективность.

Планирование по методу "день — неделя"

Мы подробно разобрали гибкое планирование, связанное с тематическим временем — кайросом. Для такого планирования удобны категории, на которые мы разбиваем задачи. Но у большинства задач кроме тематической привязки (проект, человек, место…) есть еще срок, в который ее необходимо исполнить.

Как быть, если у задачи есть срок исполнения, но заданный не жестко? "Нужно бы в ближайшие дни сделать то-то.", например. Для этого служит техника планирования "День — Неделя" и соответствующие категории — "ДЕНЬ" и "НЕДЕЛЯ". В категорию "ДЕНЬ" помещаются задачи, которые необходимо сделать в ближайшие день-два. В категорию "НЕДЕЛЯ" — задачи на ближайшие одну-две недели. Посмотрите на список задач Остапа Бендера.

Обратите внимание, никто не мешает задачам, отнесенным в категорию "ДЕНЬ" или "НЕДЕЛЯ", быть одновременно "видимыми" из других категорий, тематических — "Проекты", "Подчиненные", "Места" и т. д. В этом огромный плюс планирования на Outlook по сравнению с бумажным ежедневником. Остап Ибрагимович увидит задачу "Допросить бухгалтера Берлагу" и планируя наступающий день (заглянув в категорию "0_ДЕНЬ"), и в момент прихода в "Геркулес" (заглянув в категорию "1_ГЕРКУЛЕС"). Таким образом, Outlook, в отличие от ежедневника, где все задачи жестко разнесены по каким-либо дням, позволяет более динамично реагировать на динамично и неожиданно изменяющуюся реальность.

Как вы уже, наверное, догадались, название категорий "0_ДЕНЬ" и "0_НЕДЕЛЯ" начинается с нуля для того, чтобы эти категории отразились в самом верху списка, до тематических категорий. Иногда бывает полезно завести категорию "2_ГОД" для долгосрочных задач. Начать рекомендую с цифры 2, поскольку к этой категории вы будете обращаться реже, чем к тематическим, начинающимся с цифры "1".

Как работать с категориями "ДЕНЬ" и "НЕДЕЛЯ"? Когда мы задумываемся о планировании, первое, что обычно приходит в голову, — понятия "план на неделю", "план на месяц", "план на год". Такое жесткое планирование вряд ли вам понадобится. В личной работе план на неделю рухнет в первый же день, план на месяц — в первые три дня. Нужен не жесткий план на период, а жесткие правила перемещения задач между разделами.

А именно: вечером при планировании следующего дня просматривается категория "НЕДЕЛЯ". Все "дозревшее до выполнения", наиболее актуальное, переносится в категорию "ДЕНЬ". И наоборот, менее актуальные задачи могут быть перенесены из категории "ДЕНЬ" назад в "НЕДЕЛЯ".

Как перенести задачу из одной категории в другую

Кликните правой кнопкой мыши на значке задачи (квадратик с галочкой слева от названия задачи, стрелка 1). Появится контекстное меню. В нем выберите пункт "Категории" (стрелка 2). Появится стандартное окно выбора категорий для задачи, в нем снимите галочку с категории "НЕДЕЛЯ" и поставьте галочку в категорию "ДЕНЬ". Готово, ваша задача из списка задач на неделю переместилась в список задач на день.

С перемещением задач между категориями "ДЕНЬ" и "НЕДЕЛЯ" мы разобрались. Раз в неделю при планировании следующей недели просматривается раздел "ГОД". Все наиболее актуальное переносится в раздел "НЕДЕЛЯ". Как правило, при этом не нужны разделы "Месяц", "Квартал" и т. д. Все задачи этих горизонтов планирования уже находятся в разделе "ГОД" и при его еженедельном просмотре будут при необходимости передвигаться в раздел "НЕДЕЛЯ".

Такая система позволяет не загонять себя в рамки жесткого плана, не пытаться прописывать будущее слишком детально, составляя планы на неделю / месяц. Но при этом не отдавать все "на волю волн", гарантировать себе, что нужная задача вспомнится в нужное время, за счет регулярного просмотра разделов "НЕДЕЛЯ" и "ГОД".

Обзор сроков исполнения задач

Для задач, исполнение которых не привязано жестко к определенному дню, достаточно планирования "День — Неделя". Но если у вас сравнительно много задач с точными сроками, нужно отдельно позаботиться о том, чтобы эти сроки соблюдались.

Первый к этому шаг — грамотное выставление напоминаний, это мы уже проходили. Следующий шаг — удобный обзор сроков исполнения задач. Самый простой для этого инструмент — вывести поле "Срок" на панель задач, чтобы видеть не только названия задач, но и сроки их исполнения. Научимся это делать.

Как настроить пользовательское представление. Поля

С помощью этого элемента пользовательского представления мы говорим Outlook, какие поля, т. е. параметры, аспекты задач мы хотим видеть в нашем пользовательском представлении. По умолчанию в представлении отображаются всего два поля — "Значок" и "Тема". "Тема" — это название задачи, "Значок" (квадратик с галочкой слева от поля "ТЕМА", стрелка 1) служит для того, чтобы брать его мышкой и перетаскивать задачу. Если вы ставите мышку не на значок, а на поле "Тема", вы сразу попадете внутрь этого поля и сможете изменить название задачи (стрелка 2), но не сможете ее перетащить или удалить.

Сейчас мы научимся добавлять дополнительные поля задачи, которые хотели бы видеть. Зайдите в меню настройки пользовательского представления панели задач (правой кнопкой мыши на серой надписи "Панель задач" в панели задач, выберите пункт "Изменить текущее представление"). В появившемся окне "Настройка представления" выберите пункт "Поля" (стрелка 1).