Стэнли Портни - Управление проектами для "чайников"
Предположим, вам поручили разработать новую форму отчета по ежемесячным продажам вашей продукции, Вы можете составить примерно такую таблицу.
Таблица 2.1. Схема представления целей проекта
Формулировка цели Критерии оценки Меры оценки Создать новую форму отчета о ежемесячных продажах продукции . . Создать новую форму отчета о ежемесячных продажах продукции . . . Содержание Отчет должен включать следующие данные по каждому виду продукции: • общее число проданных изделий • совокупный доход от продаж • общий оборот . Расписание Отчет должен быть готов к 31 августа . Бюджет Затраты не должны превышать 40 тыс. . Утверждения и согласования Новую форму отчета нужно утвердить у таких лиц: • заместителя по сбыту • регионального менеджера по продажам • агентов по продажеНекоторые вместо конкретных величин предпочитают указывать диапазон запланированных результатов. Это только приводит к недоразумениям.
Предположим, вы агент по продажам, и шеф говорит вам, что для успешной работы фирмы вы должны достичь годового объема продаж на сумму от 20 до 25 млн. долл. Вы считаете, что стопроцентно справились с заданием, достигнув отметки 20 млн., а шеф считает, что полному выполнению задания соответствует 25 млн. долл. Из-за того, что вы не оговорили заранее точное значение, у вас возникли разногласия.
Если нет целиОбычно, начиная очередной курс, я интересуюсь, что слушатели надеются получить на моих лекциях. Периодически кто-нибудь заявляет, что он не ожидает услышать ничего нового, а здесь по распоряжению начальника. Раньше я полагал, что раз он вынужден находиться в аудитории, то уж я его заинтересую. С годами мне пришлось разочароваться в этом. Трудно определить, понятен ли им материал и доходчиво ли я его преподаю. Если у человека нет цели, то работать с ним бесполезно, Думаю, таким мои лекции ничего не дали.
Несколько советов, как ясно и четко изложить цели проектаЧем яснее и четче определены цели проекта, тем выше ваши шансы завершить его успешно. Вот несколько рекомендаций по формулированию ясных целей.
• Лучше меньше, да лучше. Описывайте цели проекта кратко. Если вы испишете целую страницу мелким почерком, люди даже не станут ее читать, а если и прочитают, то могут не все верно истолковать.
• Поменьше специальных терминов и аббревиатур. В настоящее время в каждой отрасли используется неимоверное количество технических терминов и аббревиатур. В каждой компании существует множество собственных жаргонных слов и сокращений отделов, подразделений и т. п. Люди часто стесняются спросить, что означает какой-нибудь термин или сокращение, чтобы не выглядеть некомпетентными. Поэтому, чтобы не осложнять ситуацию, используйте простые слова и четкие формулировки.
• Необходимые качества емкой формулировки.
- Конкретность. Описание цели должно быть четким, подробным и не допускающим разночтений.
- Измеримость. Устанавливайте показатели и меры оценки запланированных результатов.
- Стимул. Ставьте цели так, чтобы побудить людей к активным действиям для их достижения.
- Выполнимость. Цели проекта должны быть реальными и достижимыми.
- Определенность во времени. Устанавливайте сроки, к которым должны быть получены результаты.
• Цели проекта должны быть достижимыми. Вы и ваша команда должны быть уверены, что достижение требуемых результатов зависит от вас. В противном случае это уже не цели, а пожелания.
• Сразу определите все задачи проекта. Если вы не сделаете этого своевременно, вам трудно будет выполнить все работы при ограниченных сроках и ресурсах.
• Согласуйте цели и задачи проекта с распорядителями и соисполнителями проекта. Заручившись их поддержкой, вы увеличите свои шансы на успех.
Что можно возразить противникам точных формулировокНе все могут согласиться, что цели проекта нужно четко формулировать. Противники этого также имеют свои аргументы. Приведем их доводы и ваши предполагаемые ответы.
• Чрезмерная конкретизация задач подавляет творческие порывы.
Ответ. Творчество всегда следует поощрять. Вопрос в том, где и когда. Вам нужно, чтобы исполнители проявляли творчество в способах достижения указанных целей, а не в трактовке этих целей.
• Ваш проект предполагает исследования и новые разработки, и сегодня вы не можете точно определить, что из этого получится.
Ответ. Никто не может гарантировать желаемый результат. Одни проекты имеют больше рисков по сравнению с другими. Особенно это относится к новым разработкам. В этом случае также важно с самого начала точно сформулировать предполагаемый конечный результат. Даже если в процессе выполнения проекта конечные цели могут измениться.
• Пожелания и требования заказчиков или инициаторов могут измениться.
Ответ. Цели проекта формулируются на основе информации, которая имеется сегодня. Если со временем произойдут изменения, нужно будет пересмотреть цели проекта. Те, что отвечают новым требованиям, можно оставить, другие — изменить.
• Точные формулировки поставленных задач помогут определить, где можно добиться успеха, а где — потерпеть неудачу.
Что ж, на это возразить нечего.
Иногда реакция на вашу просьбу дать конкретную информацию может оказаться неожиданной.
• Инициатор проекта не может точно выразить свои ожидания. Если вы все же возьметесь за проект, то рискуете напрасно потратить время и средства на достижение результата, от которого инициатор может впоследствии отказаться.
• Заказчик преднамеренно отказывается четко сформулировать свои требования. Со временем вы обнаруживаете, что он пытается установить жесткий контроль над вами, авторитарно вносит неожиданные изменения. В данном случае его основная цель — подчинить вас, а результаты проекта — второстепенная.
Определяем условия
Хорошо жить в мире, где все возможно. Вы что-то задумали и получили желаемое. С другой стороны, вашим клиентам и вашему начальству хочется верить, что вы способны выполнить любые их просьбы и задания вовремя и почти даром.
