Роман Черепанов - 100 бизнес-технологий: как поднять компанию на новый уровень

Что им нужно в офисе? Распечатать документы и получить взбучку – если вы набрали лентяев.

Колл-центр: основные функции – ответы на вопросы клиентов и диспетчеризация звонков.

Что им нужно в офисе? Многоканальный телефонный аппарат с гарнитурой.

Отдел планирования-проектирования: основные функции – разработка чертежей, проектов, планов.

Что им нужно в офисе? Компьютер со специальными программами.

Группа системного администратора: основные функции – настройка компьютеров и программного обеспечения.

Что им нужно в офисе? В случае поломки компьютера или сбоя ПО в некоторых случаях нужен прямой доступ к компьютеру. Один дежурный сисадмин справляется с этой задачей.

Служба безопасности: основные функции – обеспечение пропускного режима (контроль охранников или системы доступа), работа по проверке финансовых платежных документов, связи с государственными службами в интересах компании.

Что им нужно в офисе? В некоторых случаях личный инструктаж охраны, первичные финансовые документы, проведение собеседований с кандидатами.

Юридическая служба: основные функции – юридическое сопровождение документооборота, представление интересов компании в суде.

Что им нужно в офисе? Оригиналы входящих договоров для согласования.

Если наладить единую систему планирования и электронный документооборот, подключить средства коммуникации, такие как видеочат, текстовый чат, то это сократит площади офиса. А если набрать команду из самостоятельных людей, то это еще и сократит затраты на фонд оплаты труда.

Что можно оптимизировать в вашем офисе?

Средства коммуникации развиваются, вместе с ними меняется и подход к управлению.

10. Корпоративные перспективы и карьера

Нанимая на работу человека, работодатель всегда вынужден отвечать на вопросы потенциального кандидата, описывая ему перспективы, социальные блага и карьерные возможности. Какими они должны быть?

Как известно, в России бытует мнение, что повышение в должности возможно благодаря трем факторам: рука, язык и случай.

В первом случае подразумевая аффилированность, во втором – подхалимство и в третьем – случайное стечение обстоятельств. При этом редко говорится о карьерном продвижении, связанном с конструктивными заслугами перед компанией.

Частое управленческое заблуждение заключается в том, что сейчас главное набрать хоть каких-нибудь людей, а если будут результаты, то потом что-нибудь придумать и с их карьерой. Это не так.

Система карьерного роста слабо проектируется в тех компаниях и подразделениях, где имеется низкая вертикаль управления. Например, когда по функциям в подразделении есть только исполнитель и старший исполнитель или в отделе работает несколько десятков человек (с одним руководителем), которые теоретически все могут претендовать на повышение. Это могут быть и такие подразделения, как, например, бухгалтерия или колл-центр, а также служба экологии. Зачастую карьера туманна и для самих управленцев: не зная своей судьбы, всегда тяжело планировать чужую.

Где здесь просвет?

Крупные корпорации давно обращают особое внимание на систему карьерного роста, потому что это позволяет уменьшить внимание со стороны управленцев к конкретным персоналиям и ускорить отсев слабых сотрудников. Сотрудник лучше работает в том случае, когда четко знает, какая перспектива его ждет в результате прикладываемых усилий. Например, менеджер отдела продаж должен выполнять план либо по обороту, либо по количеству привлекаемых клиентов. Если этот план выполняется, то ему выплачивается ежемесячная, квартальная или годовая премия. А как компания отблагодарит своего сотрудника, если он выполнит план года за восемь кварталов? В компаниях с организационной структурой, стимулирующей карьерный рост, лучше разработать систему грейдов, которая позволит подчеркнуть заслуги персонала не только квартальной премией и очередным «спасибо». В компании или хотя бы в отдельном ее подразделении нужно сформировать набор требований, который недвусмысленно будет восприниматься любым сотрудником и ляжет в основу обсуждения продвижения его по карьерной лестнице. Так, чтобы каждый сотрудник мог спланировать свое будущее.

Дела компании идут лучше, когда у сотрудников есть в этом личная заинтересованность.

III. Руководство

1. Игры в песочнице

Любой бизнес является проекцией страхов и желаний своего собственника, если тот сам занимается управлением.

Примечательно то, что собственник, занимаясь построением бизнеса, подбирает в свою команду людей не по принципу профессионализма, а по принципу самоотождествления в этой команде. Разработка и внедрение бизнес-процессов строятся по тому же принципу. Если бизнес-процесс удовлетворяет личные потребности управленца, значит, он нужен.

Если регламент, требующий согласования с должностным лицом, то есть с управленцем, удовлетворяет его чувство собственной значимости, значит, он нужен.

Если организационно-штатная структура повышает статус управленца, значит, она правильная.

Даже режим работы бэк-офиса отражает проекции ключевых управленцев. Если вдруг новый сотрудник захочет уйти с работы в 18.00, так как это прописано в трудовом договоре, то в некоторых компаниях ему скажут «Куда ты собрался? У тебя что, работы нет?!» и, конечно, нагрузят чаще всего бесполезными задачами. В другой компании, если новый сотрудник задержится на работе позже 18.00, ему скажут: «Почему ты еще в офисе? Ты не справился с задачами в течение рабочего дня?!»

Оба случая отражают лишь взгляд управленца на работу через собственные страхи и предпочтения.

Управленцы любят играть в разные игры: кто-то играет в «грозного отца», кто-то предпочитает быть «мудрецом», кто-то старается реализовать свою потребность в статусе, заведя двух секретарей и требуя, чтобы ему подавали кофе в белоснежной фарфоровой чашечке.

Но мало какие из этих песочных замков становятся настоящими. Периодически управленцу нужно проводить инвентаризацию своих развлечений и избавляться от тех, что мешают зарабатывать деньги.

Бизнес – это большая песочница, где большие руководители могут вволю наиграться.

2. Инвестиционные развлечения

Большинство моделей поведения инвестора в отношении собственных инвестиций сводятся к их контролю. Хотя существуют и инвесторы, которые вкладывают капитал в бизнес или отдельные проекты, забывая об этих инвестициях до времени, пока вклад не начнет требовать дополнительных денег.