Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Маккензи Алек

Обычно он заявлял: «Прежде чем мы сможем поговорить, мне нужно завершить пару дел. А раз уж сейчас мы сидим вместе, то не мог бы ты сделать вот это? Давай покажу, как».

Обычно посетитель вскоре вспоминал, что спешит на другую встречу.

Если вы находитесь в компании, стоящей возле кулера с водой, то наслаждайтесь этим. Но когда приходит время расходиться, можно сказать: «Так, кажется, мне пора к станку. Ребята, увидимся позже».

Некоторые сотрудники умеют ловко и незаметно уходить из компании, даже когда все взбудоражены какой-то темой. Они улыбаются, пожимают плечами, как будто хотят сказать «Я бы все равно не знал, что делать в такой ситуации», просто поворачиваются и уходят.

Проявляйте любезность, если человек, который так уютно устроился в вашем кресле, – ваш начальник. Но если у вас есть работа с определенным сроком сдачи (для этого начальника или другого), то начинайте закругляться. Успех, конечно, будет зависеть от вашего взаимопонимания. Убедитесь, что ваша поза и жесты сигнализируют о том, что вы заняты, а на словах попросите об одолжении:

– Джун, мы можем продолжить позднее? Я хочу знать об этом больше, но опаздываю с выполнением проекта для вас… и знаю, что он понадобится вам к обеденному собранию. Простите, что не сказал об этом, когда вы зашли.

Ваш начальник может либо прервать свой визит, либо продлить срок сдачи. В любом случае вы выиграете время.

Если вы находитесь в кабинете начальника и видите, что разговор сползает к банальностям, скажите: «Простите, я слишком вас задерживаю. Мне так приятно с вами беседовать, что я позабыл о времени» или «У меня на столе лежат другие ваши задания, к которым я обязан вернуться».

Затем вставайте и уходите.

Сложно измерить, когда же дружеского общения с клиентами становится слишком много. Зачастую эти неформальные беседы выстраивают взаимопонимание, которое в следующем году выльется в контракт. Так же, как и другие ваши навыки (прогнозирование, планирование, налаживание связей, маркетинг), дружеское общение – это навык, который развивается с опытом. Вы должны сознательно подходить как к планированию своих стратегий, так и к проверке своего умения общаться и налаживать связи.

Осознанность играет ключевую роль, поэтому вам может понадобиться ежедневный учет времени, уделяемого дружескому общению, особенно по мере того как развивается ваш бизнес и время оказывается строго распределено.

Если ваши непосредственные подчиненные знают, что могут рассчитывать на 20 минут утреннего и обеденного времени, чтобы задать вопросы или рассказать о заботах, то они будут усерднее стараться четко сформулировать свою проблему, и у вас появится контекст для обучения.

Некоторые компании вводят «тихий час» по всей организации и тем самым добиваются заметного улучшения производительности. Все сотрудники заключают формальную договоренность, что в этот час внутренние звонки и незапланированные посещения запрещены. Это время отведено для непрерывного планирования и выполнения. Если «тихий час» предусмотрен тогда, когда трафик в любом случае низкий, а человек, который вас эффективно подстраховывает, примет несколько входящих звонков, то клиенты и другие люди извне никогда не узнают о вашем «тихом часе».

Но, как в случае со всеми нововведениями, некоторые сотрудники компании начинают подрывать систему («Это я, мне нужна всего лишь минутка…»). Поэтому «тихий час» может постепенно исчезать. Не унывайте. Не сдавайтесь без боя, даже если вам придется периодически восстанавливать и оживлять его.

Добавьте плавающий график обслуживания клиентов. Если вся ваша команда выбрала «тихий час», но клиенты его не соблюдают, можете ввести посменные дежурства, когда один сотрудник обрабатывает трафик за всех: отвечает на звонки или назначает время, когда клиентам будут перезванивать. Так они узнают, что вскоре их обслужат и нет необходимости звонить еще раз или повторять свой запрос. Введите честную систему очередности, чтобы ни один член команды не находился в невыгодном положении.

Оборонительные действия как последнее средство

Вы когда-нибудь жалели, что приходили пораньше, оставались подольше или сидели без обеда, только чтобы выкроить несколько минут на размышления? Остерегайтесь таких убыточных методов. Как только сотрудники увидят вашу машину на парковке в ранние или поздние часы, они начнут прибывать раньше или оставаться подольше (как им удобнее) и посягать на ваше время. Их много, а вы один! Вместо этого попробуйте один из представленных ниже вариантов.

Лотки или ящики для бумаг. Мы уже упоминали о лотках для входящих документов (глава 14), но это такое простое механическое решение, что оно заслуживает второго упоминания.

• Установите лоток прямо перед вашим рабочим местом и ярко пометьте отверстие, в которое сотрудники могут класть документацию. На этом лотке укажите час просмотра его содержимого, чтобы коллеги знали, когда ожидать вашего внимания.

• Установите ящик с замком, который позволяет сотрудникам вручить секретные материалы «прямо в руки» без обязательной встречи с вами. Так документы будут в безопасности, а вы и отправитель сэкономите свое время.

Защищайте вашу территорию и время. Некоторые старшие специалисты устраивают все встречи на территории того, кто направляется с запросом. Так они уходят, когда должны это сделать, и им не приходится заставлять посетителя удалиться.

Попробуйте спрятаться. Вы можете поставить под угрозу задание, имеющее срок сдачи, если не найдете пустой кабинет, где можно спрятаться и поработать. В таких случаях оставляйте голосовое сообщение в вашем телефоне и надпись на двери, указывающую, когда вы будете доступны, к кому можно обратиться за советом, но не рассказывайте, где вы находитесь (за закрытой дверью или в каком-нибудь пустом кабинете)!

Несколько лет назад при посещении недавно построенных офисов компании Intel в Рио-Ранчо мы заметили, что там установили простое препятствие для неупорядоченных перерывов: к входу каждой бездверной кабинки была прикреплена цепочка, которую можно было застегнуть. В середине нее находился красивый медный медальон с надписью «Пожалуйста, обратитесь через 15 минут». Когда работникам нужны 15 минут покоя и сосредоточенности, они просто застегивают цепочку, и проходящие мимо коллеги принимают это условие. Никто не злоупотреблял данным средством и не запирался на целый день. Так сотрудники компании узнали, как 15 минут беспрерывной работы могут ускорить решение проблем.

Вы, конечно, можете сказать, что ваши сотрудники не такие дисциплинированные…

Андреа Ладанза, директор по семинарской работе в Американской ассоциации менеджмента, на совещаниях этой организации слышит много историй о том, как мыслят те, кто хронически прерывает других людей. Вот что она рассказала нам:

Конечно, в мире открытых офисных помещений незапланированные посетители – это вечная проблема. Один администратор рассказала, что наклеила крест-накрест полицейский скотч на подходе к своему рабочему месту, чтобы иметь возможность поработать над срочным делом. Но даже в этом случае один незваный гость прополз под скотчем и прошептал: «Это всего лишь я».

Насколько успешно вы избегаете ловушки дружеского общения? Оцените себя по следующим вопросам и повторите это через 30 дней. Простого ответа «да/нет» будет достаточно.

Вопросы

1. Я держу дверь «полузакрытой» для дружеского общения, но открытой для дел, вывешивая часы работы для моей команды и назначая встречи для большинства несрочных посетителей.

2. При любой возможности я завершаю выполнение задания или ставлю метку, перед тем как сосредоточиться на том, что вызвало перерыв в работе.

3. Прежде чем принять незапланированного посетителя, я спрашиваю, с чем он пришел, чтобы можно было оценить относительную приоритетность и продолжительность дела.

4. При нехватке времени я устанавливаю ограничения на перерывы, затем в этот короткий промежуток уделяю делу безраздельное внимание.

5. Всех прерывающих меня подчиненных, кроме тех, кто работает совсем недавно, я спрашиваю, какие усилия они приложили, чтобы помочь себе до того, как обратились за советом ко мне.

6. Мое рабочее место совершенно точно расположено так, чтобы свести к минимуму перерывы из-за случайных встреч взглядами.

7. Будучи руководителем, я предлагаю ввести «тихий час», когда один работник отвечает на звонки, а остальные сосредоточиваются на своих делах. Мы жаждем большой отдачи от рабочего времени без перерывов.

Итоги ________