Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Маккензи Алек

Почему? Потому что начальники и клиенты резко возмущаются, когда их делают заложниками, то есть в последний момент и без предупреждения подвергают риску.

И каковы же будут результаты? Сотрудника, по чьей вине произошла проволочка, руководитель может сразу же принудить к соблюдению порядка (с помощью обязательств и расписаний). Кроме того, его могут постепенно вытеснить из важных проектов, потихоньку отстранить от выполнения интересных командных заданий и, в конце концов, изолировать, оставив набор повседневных дел, в отношении которых легко осуществлять количественные измерения и производить самоконтроль. («Либо ты обрабатываешь стандартные 50 пунктов в час, либо мы исключаем тебя!»)

В конце концов, во всех компаниях такая повседневная работа становится автоматизированной, по ней уменьшают нагрузку или вовсе устраняют. «Гибель хронического зачинщика задержек» будет медленной, но неотвратимой.

Сотрудники, по чьей вине возникают проволочки, не замечают повторяемости своих действий: их поведение ненамеренное, они ничего не просчитывают и не строят козни. Как и те, кто не умеет завершать работу, они не могут связать свои опоздания с допущенными ранее оплошностями. Они не осознают повторяющуюся модель, которую легко замечают другие. Когда начальник или клиент жалуется, то некоторые волынщики считают причиной конфликта настроение, дурной нрав или вспышки гнева со стороны неблагоразумного подателя жалобы.

К сожалению, привычка к отлагательству и обыкновение отрицать причастность к этому усиливают друг друга. Приведем случай в тему.

Однажды утром, когда пригородный поезд отъезжал от станции, один его из постоянных пассажиров мило болтал с проводником. Они оба выглянули из окна, и железнодорожный работник сказал:

– О-о-о, опять он.

Человек плотного телосложения тяжело ступал по платформе. В одной руке он держал портфель, в другой – кофе латте, и на его лице читалась паника, которая усилилась, когда поезд стал отъезжать. Он отставал на добрые полкилометра и попытался догнать его, стараясь изо всех сил. Но поезд ускорился, и он остановился, признав свое поражение. Опоздавший в гневе выкрикнул какие-то ругательства вслед последнему уходящему вагону.

Двое мужчин, сидевших в поезде, сказали почти хором:

– Мистер, вам нужно было выйти из дома раньше.

Вероятно, в какой-то момент жизни каждый из нас побывал на месте этого опоздавшего жителя пригорода. Мы брались за дело слишком поздно или выдыхались до его окончания, отказываясь от цели, которая была для нас действительно значима. Если такое случается с вами редко, то можете простить себя, исправиться и продолжить работу. Однако если это повторяется слишком часто, вам следует признать, что вы склонны устраивать проволочки или не умеете завершать дела. Признав это, готовьтесь принимать меры.

Меры доступны

Как только вы перестанете отрицать наличие проволочек и ясно поймете их последствия, у вас появится хороший шанс на исправление. Ниже мы перечислили первые шаги к освобождению.

1. Заранее планируйте и оценивайте новые задания, чтобы можно было видеть и обсуждать объем нагрузки. (Мы рассматривали эти вопросы в главах 3, 4, 7.)

2. Составляйте ваши планы и расписание и вывешивайте их на всеобщее обозрение на стене. Ваши коллеги и руководитель помогут продолжать работу.

3. Определите стандартное время подготовки для важных повторяющихся заданий. Используйте средние величины из разных источников, чтобы обосновать ваши изыскания. Так вы сможете цитировать данные и обсуждать реалистичные ожидания с теми, кто приходит к вам с запросами.

Если вам кажется, что эти три шага слишком трудоемки, то нужно немного замедлиться, изучить коренные причины и оценить, как пребывание в двойной ловушке времени будет угрожать вашей карьере.

Первый шаг к исправлению, как в случае со всеми человеческими слабостями, – это признание того, что вы поступаете определенным образом. Если устраиваете на работе проволочки настолько регулярно, что на это начинают смотреть с неодобрением, то вы должны обнаружить причину, побуждающую вас так медлить.

• Боязнь потерпеть неудачу? Если задача рискованна и ожидания других сотрудников кажутся слишком высокими, если вы не уверены в своих навыках, вам не хочется браться за дело.

• Вялость? Подобно упрямому сорняку, заторможенность и безразличие распространяют свои корни во всех направлениях и душат вашу мотивацию. Даже простые задания могут быть отброшены на обочину, когда вы тянете время, подвергаясь бесчисленным отвлечениям.

• Гнев или враждебность по отношению к тому, кто сделал запрос? Отрицательное отношение к людям, даже если оно обоснованно, может вызывать задержки. Некоторые медлительные работники питают неприязнь к неопределенной группе, называемой «они»: любым начальникам, кем бы они ни были. Не имея возможности напрямую выразить свою враждебность, эти сотрудники просто затягивают выполнение работы – так разозлившийся малыш задерживает дыхание, словно пытается задушить всемогущих родителей!

Конечно же, никто из нас не сможет с легкостью признаться в наличии любой из этих причин. Наоборот, с помощью обоснованных и необоснованных оправданий мы пытаемся дать рациональное объяснение тактике задержек:

• у меня нет необходимых инструментов или материалов;

• я вынужден ждать, когда другие отделы предоставят подробности;

• на самом деле это не к спеху: это требование исходит от человека, пользующегося своим служебным положением;

• сделаю это позднее – лучше всего я работаю, находясь в затруднительных обстоятельствах;

• в прошлый раз я спешно выполнял работу для этого человека, но не получил благодарности;

• за выполненную мной работу похвалят других, так зачем же мне торопиться?

• я никогда не получаю ясных распоряжений сверху – от них никогда не добиться пояснений;

• обращающиеся с запросами люди изменяют свои решения каждые 20 минут, я просто жду.

Несколько раз вы были правы, откладывая задания человека, известного переменчивостью своих мнений. Это нормально. Но следует признаться, что нам трудно выполнять работу с удовольствием, когда сотрудник, попросивший нас об этом, заслуживает нашей искренней нелюбви.

В таких случаях приходится мобилизовать весь профессионализм и, несмотря ни на что, выполнить работу, потому что «это само собой разумеется».

Проволочки ни для кого не проходят бесследно

Сознаем мы это или нет, но проволочки причиняют вред:

• некоторые сотрудники опаздывают на собрания, а затем шумят и отвлекают остальных;

• другие откладывают написание ответов на электронные письма и не перезванивают;

• есть такие, кто затягивает выполнение своей части проекта, задерживая ход работ всех сотрудников;

• некоторые не сообщают информацию, считая, что знания – это сила, которой не нужно делиться.

Как ни странно, отдельные «волынщики» считают себя расслабленными, спокойными, приятными людьми, которые не позволяют чему-либо взволновать их. Заблуждения этих людей приводят их коллег в бешенство, и они начинают питать отвращение к отношению типа «как-нибудь… когда-нибудь», выражаемое языком тела медлительного сотрудника. Один программист пожаловался на товарища по команде, устраивающего проволочки: «Нет, он не страдает от стресса, он – его носитель!»