Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Маккензи Алек

Глава 13

Неприрученный телефон

Десять лет назад бизнесмены помещали перерывы на телефонные звонки на второе место в списке пяти главных причин потери времени. Современные технологии, с их вездесущими определителями вызывающего абонента и голосовой почтой, возлагают ответственность за потерю времени на нас, владельцев, поэтому жалобы о перерывах на звонки переместились на восьмое место списка раздражителей. Мы признаем, что звонящие абоненты не стали доставать нас больше прежнего. Дело в нашей непроизвольной реакции на специальную мелодию звонка и в нашей любви ко всем приложениям, «помогающим экономить время». Из-за них наши телефоны остаются неприрученными. Технологии невинны, это мы грешим.

Ежедневно появляются десятки дешевых приложений. Можно загружать наши контакты, списки проектов, расписания, семейные фотографии, любимые мелодии. Мы можем напрямую совершать покупки или смотреть фильмы, новости и спортивные события на наших крошечных, утомляющих глаза экранах. Мы можем освободить руки для принятия пищи или вождения автомобиля, но продолжим принимать звонки с помощью гарнитуры – этого оборудования спецагента. По крайней мере на дороге наши руки не должны быть заняты телефоном. Но получается ли у нас?

В Калифорнии закон штата, запрещающий использование телефонов во время вождения, вступил в силу как раз к выходным 4 июля[7]. Дорожно-патрульная служба, трудившаяся в праздничные дни, легко находила нарушителей. Полицейские сообщили, что одна женщина выбросила мобильник из окна своего внедорожника, когда увидела, что ее преследует патрульная машина. Но она мчалась с такой скоростью, что задержавший ее офицер увидел, как телефон залетел обратно и упал к ней на колени. В тот же день мужчина, остановленный за совершение того же нарушения, клялся, что просто чесал голову своим элегантным, тонким телефоном…

Поиски возможностей оказания услуг корпоративным клиентам

Как бизнесмены (или родители) мы чувствуем вину каждый раз, когда становимся недоступны. Как клиентов нас возмущает грубая реальность ответа автоматизированной службы работы с клиентами: «Ваш звонок важен для нас. В настоящий момент все операторы заняты, предполагаемое время ожидания составит…».

Некоторые компании стремятся обрабатывать звонки «вживую». И на современном конкурентном рынке «живая помощь» ценится настолько, что клиенты переходят к другим поставщикам, чтобы ее получить.

Проводя обучение в одной крупной бухгалтерской компании, мы отметили, как ее сотрудники эффективно обрабатывают звонки в периоды максимальной нагрузки. Вы можете встретиться с похожими трудностями, каким бы ни был сезон высокого спроса в вашем бизнесе. Вот как работает система, созданная этой компанией.

В конце года все ее клиенты (финансовые директора) одновременно хотят получить первоочередное обслуживание.

Финансовые директора звонят, чтобы узнать подробности годовых отчетов, и ожидают «живого» обслуживания, как будто они единственные, кто попал в поле зрения компании, оказывающей бухгалтерские услуги.

Первая линия обороны – секретарь-референт – обычно занимается ожидающими абонентами, чтобы понять суть проблемы, и зачастую довольно умело справляется с этим. Такой помощник обещает дать ответ в скором времени и с минимальным неудобством для позвонившего.

«Предоставьте это мне, – обычно заверяет помощник очередного позвонившего финансового директора. – Вам ответят до обеда».

Но в компании, о которой идет речь, пошли еще дальше. Как только линия секретаря-референта тоже оказывается занятой, звонок автоматически направляется в Центр интеллектуальных сообщений, созданный специально для интенсивной поры этой части года.

Там обученный бухгалтер (иногда пенсионер, нанятый только на этот непростой период) разговаривает с абонентом, выясняет суть проблемы, предоставляет решение и по электронной почте докладывает об этом соответствующему менеджеру по работе с клиентами. Если решение не было найдено, бухгалтер Центра заверяет абонента, что нет нужды перезванивать или повторять сообщение позднее, после чего кратко описывает менеджеру проблему, и клиент получает окончательный ответ уже от менеджера.

Таким образом, эта компания справляется с большим количеством звонков, предоставляя клиентам качественное профессиональное обслуживание – тем, кто в нее обращается, никогда не приходится повторять запросы или ждать туманно обещанного ответного звонка.

Планирование стало решающим фактором экономии времени.

Телеконференции экономят время и деньги

Сегодня компании используют теле– и интернет-конференции для экономии времени и издержек на поездки. Многие поставщики услуг проводят эти мероприятия для многосторонних обсуждений. Абонентам это удобно – буквально копеечная стоимость минуты звонка позволяет заключить сделку, укрепить отношения и при этом не затруднять многочисленных партнеров поездками.

Компьютерная и видеоподдержка помогают улучшить наглядность, когда на конференциях демонстрируется множество детальных технических требований, изображений, чертежей или расчетов. При правильном предварительном планировании вы поможете тем, кто присутствует виртуально, понять и углубиться в подробности, которые когда-то требовали их физического присутствия.

Ключ к успеху – хорошая работа координатора. Умелый модератор должен обеспечить, чтобы стороны слышали и были услышаны и чтобы его протоколы обсуждений точно отражали любые договоренности или споры. Если телеконференции используют стороны, которые уже знакомы и доверяют друг другу, то они достигают целей еще эффективнее, чем на обычном собрании, где за столом сидят невыспавшиеся участники с нарушенными биоритмами.

ВЫВОД: технологии прекрасно поддерживают нас, но успех – человеческий фактор – зависит от хорошей подготовленности. И это в наших руках.

Планирование имеет принципиальное значение даже в отношении простых звонков

Почему телефон по-прежнему входит в десятку главных раздражителей? Ответ – род людской, а не технологии.

От Роджера Ниса, регионального менеджера в Медицинском институте Говарда Хьюза, мы услышали следующее:

Что меня раздражает? Электронные письма, которые скачут туда-сюда и порождают множество последующих вопросов. Что досаждает мне даже больше этого? Голосовые сообщения, в которых меня просят перезвонить, но не сообщают, о чем речь. Как можно позаботиться о чем-либо заранее или дать полезные ответы? Либо звонящий вам вовсе не знаком… либо вы знаете его, и вам известно все множество вопросов, с которыми он может обратиться. В обоих случаях вам нужно предпринять еще один шаг, прежде чем вы вообще что-либо начнете делать.

Роджер прав. Слишком многие из нас поднимают трубку и начинают говорить, имея слабое представление, в каком направлении двигаться. Это может быть пустой тратой времени, если для выяснения подробностей другой стороне приходится нас расспрашивать. Если они достаточно умелые, чтобы направить нас к голосовой почте, то мы оставим легкомысленное сообщение, которым не будем гордиться. Большинство из нас испытали это на себе: позвонивший оставляет сбивающее вас с толку сообщение, а потом через минуту перезванивает и говорит: «Это снова я… Я имел в виду…». Мы пытаемся смеяться над этим.

Телефонной ловушки времени избежать легче, если вы готовы посвятить часть вашего дня «живому обслуживанию» и поместить трафик в эти отрезки времени.