Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Маккензи Алек

Некоторые занятые люди каждое утро делают набросок секторной диаграммы, показывая текущую нагрузку с ее стандартными действиями и проектами. Когда начальники приходят с новым запросом, обе стороны могут осуществить примерную оценку. Насколько большую часть будет представлять собой новое задание? Затем они вместе мирно изучат возможные уступки.

Например, если ваш начальник, принесший новое задание, выступал в такой же роли в случае Д, Е и Ж, он может сразу же помочь вам. И наоборот, если запрос по проектам Б и В направили его коллеги – равные или более старшие по должности менеджеры, то ваш начальник поможет передать это дело в вышестоящие инстанции.

Сегодня помощники директоров справляются с этим лучше всех. Обычно они работают с несколькими сотрудниками высшего звена и к тому же с CEO. Они постоянно сталкиваются с вопросами уступок. Будучи искусными в дипломатии, они используют схемы, подобные упомянутой нами секторной диаграмме, – так им удается снизить накал страстей у своих начальников, ведущих переговоры о конфликтах задач.

Андреа Ладанза, директор по семинарской работе в Американской ассоциации менеджмента, специализируется на проведении больших национальных конференций для работников административной сферы. Выражение отказа она комментирует так:

Большинство компаний не имеют достаточного количества сотрудников, чтобы справиться с рабочей нагрузкой, поэтому извечные проблемы плохого обмена информацией и передачи запросов «мимоходом» встают еще более остро. Мы предлагаем, чтобы осаждаемые запросами помощники инстинктивно и естественно выбирали ведение переговоров. Это попросту означает:

• слушать;

• задавать вопросы;

• выяснять;

• достигать новых соглашений.

Переговоры могут снизить риски и выстроить доверительные и уважительные отношения в окружении начальника.

Вы можете даже отменить согласие, данное по ошибке

В редких случаях, если вы согласились слишком быстро и позднее поняли свою ошибку, сразу же свяжитесь с тем, кого обнадежили, и скажите нечто подобное.

Джефф: Мне нужно извиниться перед тобой. Я неправильно оценил время, которое мне понадобится для выполнения работы, которая уже – обязательство перед начальником (клиентом). Нет никакой возможности выполнить оба набора заданий. Я вовремя возвращаю твое поручение, чтобы ты нашел другой выход. Буду должен тебе, но не в этот раз, сейчас не могу.

Если знаете, что предложить просителю или к кому его направить, то сделайте это сейчас, чтобы сохранить хорошие отношения.

При сильном искушении сказать «да»

Когда вы мечетесь, желая согласиться на задание (для друга, начальника) или поучаствовать в чем-то необычайно интересном, будьте особенно внимательны.

1. Слушайте. Убедитесь, что полностью понимаете, чего от вас хотят.

2. Попросите оценить требуемое для выполнения задания время. Не надейтесь на лучшее, если тот, кто пришел с поручением, не знает, насколько велика задача. Уделите несколько минут проведению оценки. Тем самым вы оказываете услугу вашему посетителю. Точная прикидка может стать вашим спасением и при этом предупредит просителя, что нужно заключить честную сделку со своим следующим кандидатом.

3. Как только увидите, что другие обязательства перевешивают новую задачу, можете сказать: «Вы рискуете, поручая задачу мне, – я сейчас перегружен. Выполнение вашей новой задачи займет двенадцать часов, поэтому вам немедленно нужно передать ее другому человеку».

Несмотря на то что никогда не нужно оправдываться, вы можете предъявлять уместные доводы, отличающиеся очевидностью и ясностью. И все же лучше обратить внимание просителя на другие варианты. Если вы знаете хорошую кандидатуру, к которой можно его направить, или свежее решение, осуществимое в другом месте, то сделайте такие предложения. Они войдут в копилку ваших лучших усилий в командной игре.

Конечно, время от времени вы будете брать на себя рискованные задания, выходящие за рамки вашей работы. Они послужат средством продвижения по службе или возможностью заниматься более интересным делом. Но высказывайтесь сейчас. Настойчиво оговаривайте все условия заранее, чтобы снизить риск или гарантировать своевременное выполнение. Иногда можно взяться за тяжелую работу, если удастся сократить количество неоправданных элементов, уменьшить объемы, увеличить временной промежуток или улучшить бюджет. Помните, что до произнесения слова «да» ваша сила воздействия высока. Потом она исчезнет.

Вот некоторые способы выразить это:

• «Я мог бы выполнить это только при следующих условиях…»;

• «Прежде чем я дам свое согласие, позвольте мне указать на то, что увеличит наши шансы…»;

• «Для осуществления этого мне понадобится следующее…» (укажите технические, бюджетные и прочие нужды);

• «Прежде чем мы продолжим, позвольте мне показать вам итоги работ; в предыдущих случаях задержка со стороны клиента поставила под угрозу качество и само выполнение»;

• «Давайте сначала проведем тестирование, прежде чем мы придем к согласию».

Вы не только упрочите свой авторитет, но и снизите уровень риска для начальника, а позднее улучшите позиции своей компании на переговорах с клиентами.

Однажды вам предложат задание (быть председателем, выполнять поручения комитета или общественную работу), которое по-настоящему вас заинтересует. Здорово! Но когда подобные предложения возникают в период очень сильной занятости, ваше эго может сказать «да» слишком поспешно. Перед тем, как принять эту пожирающую время почесть, прислушайтесь к инстинкту самосохранения.

Улыбнитесь и сосчитайте до десяти! Выделите время, чтобы проверить, как к этому отнесутся ваши близкие. Убедитесь, что общественная работа не столкнет в пропасть семейную жизнь, интеллектуальные занятия или необходимый отдых. Утро вечера мудренее, и если, проснувшись, вы по-прежнему хотите согласиться, то с удовольствием принимайте предложение. Если вам нужно дать отрицательный ответ, то мягко и с благодарностью выразите свои сожаления. Попробуйте использовать выражения, которые приведены ниже.

• «Спасибо за ваше обращение. Долго не мог заснуть, обдумывая ваше предложение. Я обсудил его с моей семьей (начальником, командой) и, к сожалению, на этот раз должен отказаться. Другие обязательства в настоящее время не позволяют мне стать председателем (заняться проектом и прочее)».

• «Знаете, Джим, в Новый год я пообещал своей семье, что больше не буду брать дополнительных заданий. И мне очень важно выполнить это обещание».

• «Спасибо за эту похвалу. В этом году мне придется отклонить ваше предложение. Надеюсь, вы не спишете меня со счетов. В другое время я бы сразу же согласился».

Только вы сами можете сберечь достаточное количество времени для вашей жизни. Вот в чем признался президент одной компании в благодарственном письме Алеку:

Спасибо, что научили меня говорить «нет», хотя я в бизнесе уже 20 лет. Недавно я написал заявления об увольнении из правлений четырех организаций. В каждой из них я держался слишком долго, не давая более молодым сотрудникам перенимать дело и участвовать в работе. Я заблуждался насчет того, что мои услуги нужны, поскольку меня продолжали переизбирать. Теперь знаю, что это делалось из страха задеть мои чувства. Я благодарю вас, и моя жена благодарит вас. Мы с нетерпением ждем возможности проводить больше времени с семьей.