Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Маккензи Алек

SMART-таблица

Используйте по одному стикеру на каждую графу в левой колонке.

S (подробности). Набросайте подробности запланированного перемещения. Например: «Переместить 15 специалистов по автоматическому изготовлению чертежей из головного офиса в корпус 10/22». (Не усердствуйте над подробностями этого пункта. Вы уточните их, поработав над следующими тремя графами.)

M (измеримые величины). Записывайте только те цифры, которые имеют значение, например: «Количество квадратных метров на человека снизится с 30 до 25. Некоторые имеющиеся предметы мебели не вместятся».

A (выполнимость). Перечислите факторы, которые могут все затормозить. «Поступят жалобы от некоторых инженеров, которые не видели новую усовершенствованную мебель. Необходимо продать большие чертежные столы, чтобы вписаться в бюджет».

R (ресурсы). Перечислите свои ресурсы: объекты, ИТ, компания по перевозке, специалисты по созданию чертежей плюс уборщики и поставщики питания в выходной день переезда.

T (временная шкала)

Используя стрелочки и цвета на графике сроков, вы просто обозначите, какой из ваших ресурсных сотрудников будет действовать в определенное время.

При надписывании каждого стикера вы нацелены на то, чтобы быть максимально искренним с теми, чья помощь вам нужна. Какие факторы для них наиболее значимы, когда они стараются принять на себя обязательство?

Как менеджер проекта, вы начнете обсуждение, представив свою колонку SMART-таблицы, после чего пригласите каждую из сотрудничающих сторон наклеить заполненные ими стикеры в соответствующие колонки, соседствующие друг с другом. Они немедленно включатся в работу – это всегда так бывает.

Ожидайте необычайно честной информации по пунктам М и А. Составление SMART-таблиц действительно помогает сотрудникам измерить в цифрах предстоящую работу, затраты, которые они могли не заметить, и все, что угрожает осуществлению проекта и что необходимо преодолеть. Они сразу же продемонстрируют честный и реалистичный подход.

Составление SMART-таблиц ведет к революционному усовершенствованию: стороны энергично вовлекаются в дело с первой минуты первого дня. Они уже не приветствуют вяло задание, чтобы потом кинуть его в кучу с другими бумагами, неизбежно теряя время и только потом высказывая свои возражения. Наоборот, они выкладывают все прямо сейчас. Да еще и показывают! Вам захочется это отпраздновать!

Пусть ваша SMART-таблица повисит несколько дней на общей стене (реальной или виртуальной) – тем самым вы дадите сотрудникам возможность продолжать обдумывать и совершенствовать свои решения.

Большинство опытных составителей планов начинают с написания задачи: буква S на SMART-таблице. Затем они (как и их последователи) немедленно обращаются к связанным с этим шагам. Все кажется логичным, но не поощряйте это.

С действиями нужно подождать до тех пор, пока вы не определите важность остальных элементов (M-A-R-T). Не пытайтесь слишком рано составлять список шагов: это приведет к потере времени, если ваши открытия в графах M, A или R (неточные измерения, угроза выполнимости или несоответствующие ресурсы) заставят уменьшить объемы задачи или увеличить время ее выполнения. Некоторые из шагов, которые виделись вам необходимыми, вовсе не понадобятся.

После графы S сосредоточьтесь на графе М, как того требует SMART-таблица. Потрудитесь вычислить наиболее значимые измеримые величины.

Согласимся с этим и добавим, что у команды не появится понимания ее обязательств, если ей не показать:

• сколько? (сравните с обычным производством);

• как быстро? (сравните с обычной скоростью);

• как много? (приведите цифры: квадратные метры, тоннаж, массу);

• как часто? (приведите, сколько потребуется контрольных собраний, промежуточных инспекций, получения новых разрешений…).

Покажите, насколько труднее или легче будет задача по сравнению с обычной. Если как менеджеру проекта вам известно, что то, о чем вы просите, потребует вдвое больше работы и сделать ее надо вдвое быстрее, то необходимо это наглядно показать.

Результаты при ясных задачах

Команда будет следовать за вами повсюду, если вы станете руководить ею честно. Покажите коллегам вашу карту задач и попросите представить их идеи. Если вы позволите им распоряжаться своими обязательствами, они последуют за вами до завершения этого трудного дела. Общая SMART-таблица задействует силу наглядности, помогающую сразу оценить измеримые величины, выполнимость и ресурсы. Используя эту командную таблицу задач, отдельные сотрудники могут расставить свои повседневные приоритеты с меньшим количеством неверных шагов и ошибок.

В следующей главе мы уделим внимание индивидуальному определению приоритетов, то есть способу правильного прохождения следующих шагов.

Глава 4

Как расставлять приоритеты и придерживаться их

В наше время пересматривать приоритеты приходится не ежедневно, а ежечасно, или так часто, как происходят изменения. Сотни сообщений засоряют вашу электронную и голосовую почту, а также смартфон. От слияний, поглощений и реорганизаций голова идет кругом. Иногда менеджеры или клиенты представляют даже самые абсурдные требования как важные, срочные и не подлежащие обсуждению. Часто, если тот, кто обращается с запросом, обладает достаточным влиянием, вы соглашаетесь на требование, добавляя себе несколько часов к неоплачиваемой сверхурочной работе.

Лет десять назад большинство сотрудников отчитывались перед одним начальником, поэтому знали, с кем советоваться по поводу противоречащих друг другу приоритетов. Сегодня вы, вероятнее всего, составляете отчеты для нескольких руководителей.

Если ваш бизнес основан на матричной структуре управления и управлении проектами, то вы можете выполнять разные роли в разных группах: управлять одной командой, работать в другой, а в третьей выступать в качестве внутреннего консультанта или эксперта в предметной области. Более того, «виртуальные» коллеги и клиенты могут напрямую обращаться к вам с других континентов, поэтому у вас круглосуточный график работы.

Таким образом, вы сталкиваетесь с более расплывчатыми границами полномочий и как никогда прежде слабой поддержкой. В деле расстановки и сохранения приоритетов вы предоставлены самим себе! Вам необходима хорошая система, соответствующая вашему стилю.

Минимальные требования для определения приоритетов

Не существует единственного идеального способа. Но вы можете выстроить свою систему, используя три прочных элемента.

1. Основывайте свою логику на законе Парето – принципе 20/80.

2. Защищайте эту логику с помощью критериев выполнения.

3. Начинайте каждый день с письменного плана: поместите три пункта прямо перед собой – на мониторе или наклейте стикер на уровне глаз.

Расставляйте приоритеты с Парето

Вилфредо Парето – европейский экономист, продемонстрировавший в 1893 году новое, удивительное соотношение: 20 процентов населения Европы владеет 80 процентами быстрорастущих материальных ценностей. С расширением промышленной революции остался почти незамеченным тот факт, что права собственности перешли от небольшой привилегированной группы аристократов, владевших земельной собственностью, к бойкой прослойке недавно разбогатевших промышленников.