Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

Большинство подобных вопросов – это проект и/или действие, которое нужно определить. «Регулярно заниматься спортом» для многих людей на самом деле означает: «Составить график регулярных тренировок» (проект) и «Позвонить Салли, чтобы она посоветовала фитнес-клуб и личного тренера» (конкретное действие). В подобных случаях проекты и действия нужно прояснить и организовать в личную систему. Или, например, намерение «Поддерживать высокий моральный дух в коллективе» должно трансформироваться в проект («Изучить возможные варианты тимбилдинга для моего отдела») с определенным следующим действием («Написать директору по персоналу, узнать ее предложения по этому вопросу»).

Однако есть задачи, которые не вполне соответствуют данной категории, и часто, чтобы эффективно с ними справляться, нужны отдельные контрольные списки.

Планирование ключевых сфер деятельности и ответственности

Для таких целей, как поддержание хорошей физической формы или повышение мотивации сотрудников, вероятно, нужно составить отдельный контрольный список, к которому вы будете регулярно обращаться. Ваше сознание формирует несколько уровней желаемых результатов и стандартов, а также вариантов действий в каждый конкретный момент, поэтому полезно иметь о них четкое представление (хотя не так просто довести этот навык до состояния привычки).

Я уже говорил о том, что существует как минимум шесть уровней «работы», каждый из которых требует отдельного рассмотрения и анализа. Полный перечень всего, что кажется вам важным и занимает ваше внимание на каждом из этих уровней, мог бы составить грандиозный контрольный список. Он мог бы включать пункты:

• карьерные цели;

• работа;

• семья;

• взаимоотношения;

• общество;

• здоровье и жизненная энергия;

• финансовые ресурсы;

• творческое самовыражение.

Если опуститься на уровень ниже в рамках вашей работы, могут понадобиться напоминания о некоторых основных сферах вашей ответственности, сотрудников, ценностей и т. д. Этот список мог бы содержать следующие пункты:

• психологический климат в коллективе;

• процессы;

• сроки;

• аспекты кадровой политики;

• рабочая нагрузка;

• коммуникации;

• технологии.

Все эти пункты, в свою очередь, могут быть включены в списки вашей личной организационной системы в качестве напоминаний, как не сбиться с курса и удержаться на плаву. Зачастую бывает достаточно просто подтвердить, что в конкретной области все в порядке, ничего не нужно менять или добавлять. Но то, что вы это точно знаете, добавляет уверенности и ощущения контроля.

Для управления новой ситуацией требуется больше контроля

Степень, в которой каждому из нас требуется составление контрольных списков и внешний контроль, прямо пропорциональна нашей осведомленности о зоне ответственности. Если вы долгое время выполняете какую-то работу и при этом нет необходимости что-то менять в налаженном процессе, скорее всего, вам потребуется минимальная внешняя личная организация, чтобы держать ситуацию под контролем. Вы точно знаете, что и как должно произойти, все идет по накатанной колее. Вы можете справиться с этой работой с закрытыми глазами. К сожалению, так бывает нечасто.

Вам когда-нибудь приходилось выполнять конкретные пошаговые инструкции, чтобы совершить специфическую финансовую операцию, зарегистрироваться и обновить программное обеспечение или пройти установленную процедуру, чтобы забронировать отель, и при этом периодически ловить себя на мысли: «Так, что мне нужно сделать теперь?» В любой из таких ситуаций может потребоваться повторить какое-то действие, вам нужен контрольный список. Например, я очень плохо разбираюсь в компьютерах и программах, но каждый раз, когда получаю инструкции от нашего технического специалиста, как исправить какую-то проблему, легко могу поддаться иллюзии, что я запомню все, что он мне говорит. В результате я все-таки приучил себя (на собственном опыте и ошибках) всегда составлять контрольный список.

Зачастую контрольный список нужен, чтобы помочь сохранить фокус, пока вы не освоитесь в том деле, которым занимаетесь. Например, если бы ваш генеральный директор неожиданно исчез, а вам пришлось срочно взять бразды правления в свои руки, первое время вам нужно было бы иметь план или обзор, чтобы быть уверенным, что охвачены все важные направления работы. Если вы только что перешли на новую работу с новыми обязанностями, не совсем вам знакомыми, на первые несколько месяцев вам нужно четко очертить для себя зону контроля и структуру деятельности. Когда мы внедряли новую организационную структуру и систему операционной деятельности в нашей компании, мы опирались на множество важных контрольных списков, пока все наши новые действия не были доведены до автоматизма.

Контрольные списки могут быть чрезвычайно полезны: они позволяют понять, о чем беспокоиться не стоит.

Мне приходилось составлять списки по направлениям деятельности для временного контроля, пока все не становилось на свои места. Например, когда мы с женой решили создать абсолютно новую структуру для того бизнеса, которым занимались долгие годы, я взял на себя круг обязанностей, с которыми прежде не имел дела, а именно: бухгалтерский учет, техническое обеспечение, маркетинг, правовые вопросы и администрирование. В течение нескольких месяцев мне пришлось держать перед глазами контрольные списки обязанностей, чтобы по мере возможности восполнять возникающие пробелы и управлять процессом переходного периода. После того как процесс более или менее вошел в русло, необходимость в этом списке отпала.

Контрольные списки на всех уровнях

Будьте готовы в случае необходимости к созданию контрольных списков. Число возможных вариантов бесконечно: от списка «Основные жизненные ценности» до «Списка вещей для туристического похода» и «Возможных подарков на праздники». Составление списков – один из самых мощных и в то же время простых инструментов, которые вы можете внедрить в свою жизнь.

Для того чтобы стимулировать ваше творческое мышление, приведу возможные темы контрольных списков, которые я встречал и которыми пользовался сам за годы работы:

• сферы профессиональной ответственности (ключевые области ответственности);

• график тренировок (программы физических нагрузок);

• контрольный список для путешествий (все, что нужно взять с собой или доделать до отъезда);

• еженедельный обзор (все, что нужно еженедельно анализировать и/или обновлять);

• элементы программы обучения (все вопросы, которые нужно решить при организации мероприятия, до или после его проведения);

• ключевые клиенты;

• социальные связи (люди, с которыми вы должны поддерживать социальные отношения);

• заключительные действия (то, что нужно сделать по завершении определенного временного периода);

• личное развитие (вещи, которые нужно периодически оценивать, чтобы обеспечить баланс и прогресс в личностном развитии);

• шутки.

Научитесь уверенно работать с контрольными списками, временными или постоянными. Будьте готовы создавать их и избавляться от них по мере необходимости. У вас должно быть удобное место для хранения, куда всегда легко можно добавить новый список: это может быть обычный блокнот или электронное приложение. Помните, что и сам список должен быть комфортным для использования. При правильном применении контрольные списки могут стать действенным инструментом повышения личной эффективности и снижения умственного напряжения.

Умение и желание быстро создать доступный и удобный контрольный список – ключевой элемент эффективной системы личного управления.

Итак, если вы собрали все «открытые вопросы» вашей профессиональной деятельности и личной жизни; обработали их, прояснив для себя, что каждый из них значит для вас и каких действий требует; организовали результаты в комплексную и полную систему, содержащую краткое описание всех ваших больших и маленьких, текущих и потенциальных проектов, – вы готовы к следующему шагу на пути к продуктивности без стресса – процессу обзора.

8. Обзор: поддерживайте актуальность и функциональность системы

ЗАДАЧА ДАННОГО МЕТОДА управления рабочим процессом состоит не в том, чтобы позволить вашему мозгу расслабиться, а скорее в том, чтобы дать ему свободу для более продуктивной и творческой деятельности. Однако чтобы получить необходимую степень свободы, необходимо держать под контролем все свои обязательства и действия. Вы должны быть уверены, что занимаетесь именно тем, чем должно, и что вы вполне обоснованно решили не делать что-то другое. Это обеспечивает вам ощущение присутствия здесь и сейчас, оптимальное для любой деятельности. Основой этой ясности и стабильности является периодический обзор вашей системы, проверка содержания и поддержание системы в актуальном и рабочем состоянии.