Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

Система напоминаний

Система напоминаний – простой способ управления теми вопросами, которые не требуют непосредственных действий в настоящий момент, но потребуют в будущем[38]. Это своеобразная 3D-версия календаря, которая дает возможность хранить физические напоминания о том, что нужно сделать. Этот инструмент очень функционален и фактически поможет вам организовать собственную «почтовую службу» с доставкой напоминаний о конкретных задачах в установленные даты. Лично я пользуюсь этой системой не один год. Конечно, благодаря современным технологиям такие напоминания сегодня гораздо проще делать в цифровых приложениях или мобильных устройствах. Тем не менее с целым рядом задач проще справляться по старинке. Возможности цифрового управления постоянно расширяются, и все же в моей персональной системе остаются задачи, управлять которыми можно более эффективно, если в качестве напоминания о них будут выступать физические объекты.

По сути, это не что иное, как простая картотека из папок и файлов, позволяющая распределять документы и физические предметы таким образом, чтобы то, что необходимо вам в определенный день в будущем, автоматически появлялось в корзине «Входящие» в этот день.

Если у вас есть секретарь или помощник, можете делегировать ему по крайней мере часть этой работы при условии, что он также пользуется версией этой или подобной системы. Стандартные примеры:

• «Передайте мне повестку дня утром накануне встречи».

• «Принесите мне эти документы в понедельник утром, чтобы я мог над ними поработать, так как они понадобятся мне в среду на совете директоров».

• «Напомните мне о поездке в Гонконг за две недели, и мы согласуем детали».

Вы должны просматривать папку, относящуюся к этому дню, ежедневно.

Даже если вы занимаете высокую руководящую должность, вам приходится организовывать и систематизировать определенные вопросы, поэтому рекомендую выработать привычку пользоваться предложенной мной системой напоминаний и поддерживать ее. Она позволяет отслеживать многое, и какие-то вопросы вы, вероятно, не доверите своему помощнику. Я пользуюсь этой системой для хранения документов для путешествий и поездок, которые нужны мне в определенные даты, для напоминаний о днях рождения и особых событиях (визуально это заняло бы слишком много места в моем электронном календаре), для распечаток интересных материалов, с которыми хочу познакомиться поближе, когда, возможно, у меня появится больше свободного времени через пару месяцев, и т. д.

Подведем итог: для эффективной работы с картотекой от вас требуется лишь устойчивая поведенческая привычка и секунда времени в день. При этом результат в несколько раз превышает затраченные усилия. Система предлагает уникальную организационную функцию: решение ничего не решать до определенного момента.

Как организовать систему напоминаний. Для создания физической системы напоминаний вам понадобятся сорок три папки: тридцать одна из них должна быть пронумерована от 1 до 31, а оставшиеся двенадцать назовите по месяцам года. Пронумерованные папки на каждый день ставятся первыми, начиная с завтрашней даты (если сегодня 5 октября, то номер первой папки – 6, а за ней – все остальные до 31). За папкой 31 располагается папка для следующего месяца («Ноябрь»), а за ней – папки от 1 до 5. За ними идут остальные папки по месяцам (с «Декабря» по «Октябрь»). Содержимое папки за следующий день ежедневно перемещается в корзину «Входящие», затем пустая папка ставится за последнюю из ежедневных папок (теперь папка за 6 октября становится папкой за 6 ноября). Точно так же, когда папка для следующего месяца достигает начала системы напоминаний (31 октября, после того как вы освободите ежедневную папку, первой будет располагаться папка «Ноябрь», а за ней – ежедневные папки с 1 по 31), ее содержимое переносится в лоток для входящих, а сама папка занимает место после всех ежемесячных папок и становится папкой для ноября следующего года. Такую систему можно назвать «вечной»: в каждый конкретный момент в ней содержатся папки на следующий тридцать один день и на следующие двенадцать месяцев.

Преимущество использования папок в системе напоминаний состоит в том, что они позволяют хранить физические документы (форма, которую нужно заполнить в конкретный день, повестка деловой встречи, которую нужно просмотреть, счет, оплату которого вы откладывали до определенной даты, и т. д.).

Для того чтобы система работала, ее нужно проверять и обновлять ежедневно. Если вы забудете освободить ежедневную папку, то не сможете доверять этой системе при работе с важной информацией. Кроме того, вам придется управлять этими задачами каким-то другим способом. Если вы уезжаете (или у вас не будет доступа к каталогу на выходных), обязательно заранее проверьте папки, попадающие на время вашего отсутствия.

Организация системы напоминаний при помощи папок (5 октября)

Контрольные списки: содержательные напоминания

Последняя тема, заслуживающая внимания в рамках системы личной организации, – это создание и ведение контрольных списков, то есть набора возможных составляющих для проектов, рабочих процессов и процедур, мероприятий или направлений, представляющих ценность, интерес или зону ответственности. По сути, все списки или категории напоминаний, которые мы обсуждали до сих пор, являются контрольными списками. В этом качестве их функция заключается в предоставлении перечня вещей для обзора, чтобы вы могли быть уверены, что ничего не упустили из виду. Однако в традиционном понимании контрольным списком считают систематизированное в виде списка описание содержания темы, процедуры или направления деятельности, которым можно воспользоваться в конкретный момент или при занятии определенным видом деятельности. Масштаб контрольного списка варьируется от общего перечисления зон ответственности в рамках вашей работы до пошаговой инструкции, как загрузить фотографии на веб-сайт.

Много лет назад Альфред Норт Уайтхед[39] справедливо отметил: «Цивилизация идет вперед благодаря увеличению числа важных дел, которые мы можем выполнять, не задумываясь о них». Контрольные списки представляют собой микроверсию этого макронаблюдения: каждый раз, когда вам необходимо что-то обдумать, будь то повторяющиеся события («В конце каждого календарного года мне нужно…»), или конкретная ситуация, подразумевающая большее число деталей, чем то, с которым вы можете справиться («Чтобы провести семинар, мне нужно…»), вы должны выносить это за пределы сознания – в вашу внешнюю систему управления, содержащую все детали, о которых следует позаботиться в конкретное время[40].

Существует бесконечное множество всевозможных контрольных списков, которые позволяют сохранить ощущение контроля в самых разных ситуациях на работе и в личной жизни. Если вы готовите конкретное блюдо по рецепту из кулинарной книги, то пользуетесь контрольным списком, чтобы повысить фокус и результативность. Если перед вами стоит задача подготовить три ключевых направления деятельности или желаемых результата за год, то, когда вы делаете обзор этих пунктов перед заседанием совета директоров, вы также пользуетесь контрольным списком.

Поскольку я описываю процесс обработки и организации того, о чем вы, возможно, думаете, то, чтобы начать реализовывать эту систему, я сосредоточусь на стандартном наборе тем, актуальных для тех людей, для которых контрольные списки являются оптимальным решением.

Вещи, которым вы хотите уделить внимание

Зачастую, когда мы с моими клиентами работаем над тем, чтобы прояснить все, чем занята их голова, у нас появляется примерно следующий список:

• регулярно заниматься спортом;

• проводить больше свободного времени с детьми;

• уделять больше времени проектному планированию в работе отдела;

• поддерживать высокий моральный дух в коллективе;

• позаботиться о соблюдении корпоративных стратегий;

• своевременно оформлять оплату счетов клиентами;

• уделять больше времени духовным практикам;

• уделять больше внимания персональным целям своих сотрудников;

• сохранять мотивацию в работе;

• общаться с ключевыми людьми в компании, чтобы постоянно быть в курсе положения дел.

Как быть дальше с этими «размытыми» внутренними обязательствами и областями внимания?

Сначала выделите конкретные проекты и действия

Большинство подобных вопросов – это проект и/или действие, которое нужно определить. «Регулярно заниматься спортом» для многих людей на самом деле означает: «Составить график регулярных тренировок» (проект) и «Позвонить Салли, чтобы она посоветовала фитнес-клуб и личного тренера» (конкретное действие). В подобных случаях проекты и действия нужно прояснить и организовать в личную систему. Или, например, намерение «Поддерживать высокий моральный дух в коллективе» должно трансформироваться в проект («Изучить возможные варианты тимбилдинга для моего отдела») с определенным следующим действием («Написать директору по персоналу, узнать ее предложения по этому вопросу»).