Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

1. Снизить свои требования к гаражу (возможно, вы это уже сделали). «Да, у меня захламленный гараж. А кому какое дело?»

2. Выполнить договоренность — вычистить гараж.

3. Хотя бы поместить уборку гаража в список «Когда-нибудь/может быть». В таком случае при еженедельном обзоре этого списка вы сможете, заметив этот пункт, сказать себе, «Не на этой неделе». И в очередной раз, проходя мимо гаража, вы услышите, как ваш внутренний голос скажет только: «Ха! Не на этой неделе».

Я говорю совершенно серьезно. Похоже, часть нашего сознания не может отличить внутренней договоренности о чистке гаража от решения о покупке компании. В сознании оба соглашения — всего лишь договоренности, соблюденные или нарушенные. Если вы храните проблему только в своей голове, то она станет нарушенной договоренностью, так что постарайтесь сразу заняться ее решением.

Данный подход существенно отличается от всех традиционных методик управления рабочим временем. Большинство имеющихся моделей убеждают вас, что если задача, которую вы приказываете себе завершить, не очень важна, то, соответственно, не так уж важно управлять, руководить и следить за ее выполнением. Однако, как показывает мой опыт, данное убеждение ошибочно, по крайней мере, если рассматривать проблему с точки зрения подсознательных механизмов. Впрочем, именно так работает наше сознание, поэтому каждое соглашение должно быть сознательным. Это означает, что его нужно зафиксировать, объективно оценить и регулярно, сознательно пересматривать, чтобы иметь возможность поместить его в надлежащую ячейку в системе личной организации. Если этого не сделать, то проблема будет отнимать гораздо больше психической энергии, чем она того заслуживает.

Все проблемы, хранящиеся в «психической оперативной памяти», поглощают либо больше, либо меньше внимания, чем заслуживают. Причина, по которой нужно собирать проблемы, не в том, что все проблемы одинаково важны, а в том, что это не так. Разрозненные незавершенные задачи принимают форму скучной однородной массы, которая давит на человека и поглощает его внимание.

Постарайтесь собрать любые, еще не собранные, материалы. Когда вы говорите себе: «Ах да, нужно купить масла в следующий раз, когда заеду в магазин» и записываете напоминание в список продуктов, на душе сразу становится легче. Когда вы вспоминаете: «Я должен позвонить банкиру по поводу трастового фонда» и записываете напоминание туда, где наверняка увидите его, находясь рядом с телефоном, вы чувствуете облегчение. Но ваши ощущения кардинально изменятся, когда вы будете знать, что собрали все.

Это не означает, что ваше сознание будет пусто. Если вы в сознании, то оно всегда будет на чем-то сосредоточено. Но если вы сосредотачиваетесь на каждой проблеме отдельно, то вы — действительно в «рабочей зоне».

Советую вам поменьше думать о проблемах, и побольше — об их решении. Вы ведь хотите, чтобы ваши размышления о людях и проектах приносили пользу, а не только напоминали вам об их существовании. Чтобы полностью раскрыть возможности этой более продуктивной части сознания, вам понадобится зафиксировать всю информацию. Нужно научиться сосредотачиваться и изменять свое поведение, чтобы быть в состоянии распознавать и фиксировать даже самые незначительны договоренности с самим собой по мере их возникновения в вашем сознании. Максимально полное выполнение процедуры сбора информации и последующее внедрение привычки записывать все новые дела по мере их возникновения придаст вам сил и увеличит вашу производительность.

Что происходит, когда каждому участнику группы — супружеской пары, отдела, персонала, семьи, компании — можно доверять, не боясь о том, что он может что-то упустить из виду? Честно говоря, если вы этого достигли, вы вряд ли будете задумываться о том, кто как «владеет мячом»: у вас появятся гораздо более серьезные предметы для размышления.

Но если пробелы в общении по-прежнему составляют проблему, то, вероятно, в организационной культуре присутствует определенный уровень беспокойства и нервозности. Люди уверены, что без постоянной опеки и надзора проблемы просто исчезают в системе, чтобы потом взорваться в любой момент. Они не понимают следующего: страх вызван тем, что данное положение вещей глубоко укоренилось в их сознании, подобно фундаментальным принципам мироздания, таким, как закон земного притяжения. Такое положение вещей нужно менять.

Я убедился в этом за долгие годы размышлений. Когда порядочные люди, не внедрившие описанных привычек в свое поведение, появляются в моей жизни, они сразу бросаются мне в глаза и напоминают забинтованный нарыв на большом пальце. Я прожил уже двадцать лет, руководствуясь стандартами свободной психической оперативной памяти и четких и ясных пределов содержимого корзин входящих материалов. Когда необработанная запись лежит без дела в чьей-то корзине или когда он (она) в ходе беседы кивает и говорит «да, я так и сделаю», но ничего не записывает, мой индикатор «ай-ай-ай» сразу загорается. В моем мире такое поведение недопустимо. Есть дела гораздо более серьезные, чем заботы о пробелах в системе.

Вычерпывание воды из лодки отнимает силы, которые нужны для гребли.

Я должен быть уверен в том, что любая просьба или актуальная информация, которую я записываю на автоответчике, пересылаю по электронной почте, довожу до сведения собеседника или выписываю на листе бумаги, попадет в систему другого человека, будет обработана, отсортирована и доступна для обращения в качестве варианта дальнейших действий. Если получатель обрабатывает только голосовые сообщения, а не электронную почту или записки на бумаге, то я вынужден ограничиваться только его или ее любимым носителем. Такое поведение недопустимо для организации, которая заботится о том, чтобы ее деятельность характеризовалась минимальными затратами.

Если нужны перемены, то вам понадобится уверенность в том, что необходимые инициативы найдут надлежащую поддержку. Качество любой замкнутой системы будет определяться качеством ее самого слабого звена, часто ахиллесовой пятой организации является вялая реакция руководящего лица на инициативы, которые рождаются в системе.

Я замечаю подобные явления особенно часто, когда работаю в организациях, где корзины входящих материалов либо вообще отсутствуют, либо переполнены и долго стоят необработанными. Такие корпоративные структуры часто страдают от прерываний, поскольку нельзя положиться на объявления, помещенные в систему.