Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Программа минимум: уделите внимание сразу нескольким важным проектам или замыслам, в осуществлении которых вы максимально заинтересованы: подумайте над ними, соберите материалы, упорядочьте их с помощью наиболее подходящих, на ваш взгляд, инструментов.

Сосредоточьтесь на каждом проекте, продвигаясь по списку сверху вниз. Спросите себя: «Что я хочу узнать, записать или запомнить по данному вопросу?»

Возможно, вам потребуется только зафиксировать некоторые мысли на листке бумаги, взять папку и уложить туда свои записи. Можете добавить несколько подпунктов в список заметок в своем электронном блокноте или создать файл в редакторе Word и начать структурирование с него.

Пусть преждевременное беспокойство станет заблаговременными размышлениями и планами.

Главное — научиться генерировать и использовать идеи, концентрировать созидательную энергию на поставленных задачах и незамкнутых циклах до того, как вам так или иначе придется это сделать.

ЧАСТЬ III. Сила ключевых принципов

Глава 11. Полезная привычка собирать материал

Описанные простые технические приемы и модели таят гораздо больше возможностей, чем может показаться на первый взгляд. Предложенные систематические методы позволяют уберечь рассудок от влияния отвлекающих факторов, обеспечивая высокие темпы и эффективность работы. Уже одно это могло бы стать достаточной причиной для того, чтобы применять описанную методологию.

Однако основные принципы работы, описанные в книге, имеют и более существенные преимущества. В следующих трех главах я поделюсь с вами опытом, накопленным мною за последние двадцать лет: более изощренные и зачастую более обобщенные результаты внедрения основных принципов. Долгосрочные результаты часто могут существенно повлиять на индивидуума, а также положительно отразиться на культуре организации в целом.

Когда люди, с которыми вы сотрудничаете, видят, что вы без перебоев получаете, обрабатываете и сортируете сделки и договора, заключенные с ними, ничего не упуская из виду, их доверие к вам растет. Такова власть, которую дает умение фиксировать напоминания обо всех незавершенных или невыполненных делах. Оно заметно улучшает умственное здоровье, повышает качество общения и отношений с окружающими как в частной, так и в профессиональной сфере.

Какими были ваши ощущения в процессе сбора и ввода материала? Большинство людей отмечают, что процедура доставляет массу хлопот, но приносит огромное удовольствие. Как это может быть?

Если вы принадлежите к большинству людей, которые полностью проделали процедуру сбора сведений, то вы, вероятно, ощутили некоторое беспокойство. Когда я прошу участников семинара описать ощущения, возникшие в ходе выполнения сокращенной процедуры, я часто слышу в ответ такие слова, как «подавлен», «паника», «отчаяние», «безысходность» и «отвращение». А вы ничего не откладывали «на потом», когда обрабатывали материал? Если это так, то данная проблема автоматически будет вызывать у вас чувство вины — «Я мог бы, я должен был, мне следовало сделать это (раньше)».

Уверен, однако, что в процессе сбора материала вы также испытали чувство облегчения, свободы и контроля над ситуацией. Как это возможно? Вы практически одновременно пребываете в абсолютно противоположных эмоциональных состояниях, выполняя одну и ту же процедуру: беспокойство и облегчение, подавленность и уверенность в своих силах. Что же происходит?

Когда вы поймете, в чем причина отрицательных эмоций, которые вы испытываете по отношению к рутинным проблемам, вы, как и я, найдете способ от них избавиться. А то, что вы испытали положительные ощущения в процессе сбора материала, означает, что вы начали избавляться от негативных эмоций.

Откуда берутся негативные эмоции? Слишком много работы? Да нет, работы всегда слишком много. Если вы расстроились только из-за того, что работы было больше, чем вы могли выполнить, то вам никогда не избавиться от этого ощущения. Избыток работы не является источником негативных эмоций. Они возникают по иной причине.

Какие ощущения возникали у вас, когда кто-то нарушал договоренность с вами? Назначил встречу в четверг в 4 часа пополудни, а сам не явился и не перезвонил. Что вы испытали? Наверно, разозлились. Цена, которую люди платят за нарушение договоренностей в этом мире, — крах доверия в отношениях с окружающими — всегда несет за собой отрицательный результат.

Чувство тревоги и вины обусловлено не избытком работы; оно возникает автоматически, когда вы нарушаете договоренности с самим собой.

А что представляет собой содержимое вашей корзины? Договоренности с самим собой. Ваши отрицательные ощущения являются прямым результатом нарушения этих договоренностей — симптомами разложения доверия к самому себе. Если вы собирались набросать черновик стратегического плана и не сделали этого, то вы, естественно, расстраиваетесь. Прикажите себе организоваться, иначе: здравствуй тревога и самобичевание. Собирались провести больше времени с детьми, но не смогли — и вот, пожалуйста: чувствуете себя разбитым и подавленным.

Если отрицательные эмоции обусловлены нарушением договоренностей, то у вас есть три пути, позволяющих устранить их и избежать негативных последствий.

• Не заключать договоренности.

• Выполнить договоренность.

• Пересмотреть соглашение.

Все три действия позволяют избавиться от внутреннего дискомфорта.

Не заключать договоренности

Согласитесь, приятно взять в руки пачку старых бумаг, решить, что с ними вам делать больше нечего, и с чистой совестью выбросить их в мусорное ведро. Один из способов справиться с незавершенным делом в вашей жизни — просто сказать «нет»!

Опустите планку — и вы вздохнете с облегчением. Если вас не очень заботит достижение определенного уровня во всем — в выполнении родительских обязанностей, в системе обучения, в поддержании высокой морали в коллективе, в качестве программных приложений, — то задач сразу станет меньше.[14]

Сомневаюсь, что вы смягчите требования к себе. Но, как только вы по-настоящему осознаете, что это значит, вы охотно уменьшите число обязательств перед собой. Я знаю, потому что сам прошел через это. Раньше я заключал массу договоренностей с самим собой только для того, чтобы заслужить одобрение окружающих. Когда я осознал, какова цена, которую приходится платить за их невыполнение, я стал гораздо серьезнее относиться к ним. Один страховой агент, с которым я работал, охарактеризовал преимущества использования данной методики такими словами: «Раньше я говорил всем, что, мол, «конечно, все сделаю», потому что не знал, какой объем работы действительно придется выполнить. Теперь, когда все мои материалы отсортированы и полностью упорядочены, для того чтобы сохранить целостность своей системы личной организации, мне приходится говорить «нет, извините, я не смогу этого сделать». Что самое удивительное: вместо того, чтобы огорчаться из-за моих отказов, люди испытывают уважение к моей внутренней дисциплине!»