Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках

7. Листки-памятки служат инструментом личной подготовки к работе.

8. Листки-памятки образуют основную структуру, которая может постоянно совершенствоваться.

9. С помощью листков-памяток легче справляться с рутинной работой.

10. Листки-памятки являются постоянным накопителем опыта, они разгружают нашу память.

Применение:

- листки-памятки служат для управления информационными мыслительными процессами, а также процессами формирования мнений и принятия решений;

- листки-памятки особенно рекомендуются для осуществления анализа, наблюдений, контроля, проведения переговоров и бесед, подготовки докладов, командировок и т.п.

Практически нет такого вида деятельности, который нельзя было бы разложить на отдельные рабочие фазы! Определите наиболее часто повторяющиеся в вашей профессиональной и личной сферах виды работ и создайте свои собственные листки-памятки, например для:

- подготовки командировок;

- подготовки конференций (см. «План обсуждений» в 6.3);

- профессиональной диктовки;

- проблемного анализа;

- контроля за реализацией проектов;

- на случай автомобильной аварии и т.д.

Запишите здесь отдельные ключевые понятия, которые вы позже примените для своих первых набросков листков-памяток - основную структуру листка-памятки вы можете разработать следующим образом:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

5 ступеней составления листка-памятки

1. Выбрать те виды деятельности или занятий:

- которые повторяются;

- одинаково или аналогично исполняются.

2. Весь процесс разложить на рабочие этапы и фазы:

- что должно быть сделано?

- на что следует обратить особое внимание?

- что подлежит выяснению?

- кого надо проинформировать? И т.д.

3. Составить логическую очередность:

- какие имеются взаимозависимости?

- какие временные ограничения должны быть соблюдены?

- что из чего вытекает в соответствии с логикой данной деятельности?

- где потребуются промежуточные результаты?

4. Произвести группировку:

- какая деятельность повторяется?

- где имеются логические промежуточные связи?

- где употребляются одинаковые вспомогательные средства?

5. Подвергнуть переработке предварительно составленный листок:

- анализ ошибок;

- критические фазы;

- возможности делегирования;

- апробирование;

- окончательная корректировка;

- готовый листок-памятка.

Попробуйте составить список повторяющихся видов работ и разработать листки-памятки по пятиступенчатой схеме! Попытайтесь затем определить экономию труда и времени. Дополнительное время вы сможете сэкономить, если заведете картотеку формуляров листков-памяток для различных проектов и рабочих процессов.

Используйте формуляры, приведенные в настоящей книге (например, на этой странице) и разрабатывайте свои собственные! Перепроверяйте применяемые вами формуляры с точки зрения их построения, смысла и завершенности!

Системная подготовка к беседам

- Моя целеустановка.

- Необходимая документация.

- Начало беседы.

- Что может быть «узким» местом у клиента?

- Мой вариант решения.

- Возможные возражения.

- Мои контраргументы, сильные стороны.

- Заметки, анализ, оценка.

- Немедленно поручить.

Рациональная канцелярия

Успех самоменеджмента зависит не только от применения различных методов организации труда и планирования времени, но и от оборудования рабочего места и правильного применения вспомогательных средств.

Это особенно относится к рациональной канцелярии: системе хранения документов, архивному плану, регистратуре, средствам упорядочения и т.п. Наилучшим вспомогательным средством является хорошо оснащенный (и регулярно ведущийся!) дневник времени (см. 2.5).

6.8. Резюме

— Коммуникация представляет собой обмен информацией. Переработка информации должна быть увязана с личными профессиональными и жизненными целями.

— Рациональное чтение в первую очередь означает определение приоритетности: целенаправленный отбор и принятие решений относительно того, надо ли читать вообще, и если надо, то сколько,

— Путём специальной тренировки представляется возможным усовершенствовать методику чтения и повысить скорость чтения за счет: избавления от вредных привычек и отвлекающих факторов; применения лучшей техники чтения,

— Путем выделения в тексте важных мест (маркировки) и подготовки выписок вы обеспечиваете лучшую проработку материала и облегчаете повторное чтение, причем что-либо существенное может быть взято из текста и изложено в кратчайшей форме.

— В качестве универсальной техники чтения используйте метод SQ3R: обзор; постановка вопросов; чтение; обобщение; повторение.

— Нижеследующий листок-памятка охватывает важнейшие указания и правила рационального проведения совещаний.

— По возможности отгородитесь от нежелательных визитеров и покончите с мифом «открытой двери»,

— Предусмотрите для себя «спокойный час», а также часы приема для посетителей (в том числе для ваших сотрудников). По возможности предварительно планируйте и подготавливайте беседы с запланированными посетителями,

— Телефон является одновременно одним из самых эффективных средств экономии времени и одним из наиболее распространенных его «поглотителей» (парадокс телефона). Учитесь искусству владения телефоном, вместо того чтобы допустить его власть над собой.

— Предупреждайте отвлечение от дела путем отгораживания (с помощью секретаря), обрабатывайте «входящие» телефонные разговоры.

Организационные принципы рационального проведения совещаний До совещания 1. Требуется ли вообще проводить заседание? ______________________ 2. Какие имеются альтернативы совещанию? ______________________ 3. Должен ли я лично принимать в нем участие? ______________________ 4. Свести свое участие до минимума ______________________ 5. Сократить число участников до минимума ______________________ 6. Выбрать наиболее подходящее время проведения ______________________ 7. Обеспечить закрытое для посторонних помещение и позаботиться о средствах наглядной информации ______________________ 8. Целеустановки для отдельных пунктов повестки дня ______________________ 9. Составление повестки дня с указанием времени для отдельных тем ______________________ 10. Рассылка приглашений с указанием тем и целей совещания ______________________ Проведение совещания 11. Начинать точно вовремя ______________________ 12. Сообщить о стоимости минуты ______________________ 13. Согласовать правила совместной работы ______________________ 14. Назначить ответственного за соблюдение регламента и ведение протокола ______________________ 15. Исключить ненужные паузы и «убийственные» фразы ______________________ 16. Следить за критическими пунктами в дискуссии ______________________ 17. Контролировать движение к поставленным целям ______________________ 18. Повторно называть принятые решения и намеченные меры ______________________ 19. Подвести итоги ______________________ 20. Завершить точно в назначенное время (на позитивной ноте, с личным обращением) ______________________ После совещания 21. Перепроверить ход и результат совещания ______________________ 22. Составить протокол результатов ______________________ 23. Размножить и разослать краткий протокол ______________________ 24. Контролировать выполнение решений ______________________ 25. Невыполненное перенести на следующее совещание ______________________

- «Исходящие» телефонные разговоры осуществляйте по возможности «телефонными» блоками (до и после обеда); готовьте свои звонки, сообразуясь с интересами дела и содержанием разговора (телефонный листок-памятка),