Татьяна Шнуровозова - Семейный бизнес по-русски
Приживается тайм-менеджмент достаточно трудно, поскольку на первых порах приходится в буквальном смысле этого слова заставлять себя вести хронометраж, т. е. каждые 30–40 минут записывать, что сделано за пройденный отрезок времени. Занятие нудное, его очень не хочется делать, но без этой фотографии рабочего или домашнего времени невозможно что-либо изменить. Хронометраж необходимо вести как минимум дней 20–30, просто потому, что первое время карта будет наполовину пустой, про хронометраж, несмотря на все напоминалки, порой просто забываешь. Главное – не бросать начатое, и тогда к концу второй недели вы привыкнете на 2 минуты в час отрываться от дел и записывать сделанное.
Приблизительно хронокарта (табл. 1) может выглядеть следующим образом, удобно ее завести в электронной таблице Ехсеl.
Подобная фотография рабочего времени позволяет решить несколько основных проблем любого предпринимателя – мы часто делаем не свою работу, боясь делегировать, честно считая, что никто, кроме нас, ее лучше не сделает. Но тогда это путь в никуда, ваша организация без доверия к подчиненным развиваться не сможет. Чтобы расти, нужно доверять, контролируя определенные моменты, проверяя правильность пути.
Вторая проблема – мы часто тратим время бестолково. Разговоры по сотовому телефону с приятелями, чаепития и перекуры, отвлекающие звонки родственников – все это воры времени, они бывают мелкими, незаметными, по несколько минут, фиксируйте, сколько времени вы провели за этими занятиями, в графе неучтенное время, но ставьте не галочки, а количество потраченных минут. Тогда вы сможете просчитать, сколько времени у вас похищают эти мелкие воришки, думаю, вы будете поражены. Однажды я рассчитала процент времени, которые теряли у нас в отделе наши сотрудники. Оказалось, на «воров времени» приходилось до 40 % (!!!) всего рабочего времени – вот вам и работа на дом!
Отдельно подсчитайте, сколько раз вы обращались к одной и той же работе. Группировка заданий (например, вы отправляете почту всего два раза в день, а не каждые 20 минут) позволит вам не отвлекаться лишний раз и не переключаться с задачи на задачу, что тоже требует определенных временных затрат. Хронометраж может привести вас сначала в состояние легкого стресса, когда вы увидите, насколько неэкономно можно расходовать свое рабочее время. Затем у вас появится спортивный интерес к улучшению определенных показателей в табличке, и через 2 недели вы увидите, как уменьшаются показатели неучтенного времени, как появляются резервы времени, которые можно потратить на занятия спортом, поход семьей в ресторан, кафе, театр. Неплохо ввести такой график и дома, тогда чувство времени выработается быстрее, и вы вскоре найдете время и на учебу по интернету, и на общение с одноклассниками, и на приготовление любимого всей семьей шашлыка.
Итак, перечислим все шаги при ведении хронометража:
– записывайте все занятия в течение 1–2 недель;
– выделите ту составляющую вашей работы, на которую вы хотите снизить свои временные затраты;
– рассчитайте, сколько времени тратите на это в настоящий момент;
– поставьте себе планку – сколько надо тратить в идеале;
– следите за изменением показателя с течением времени. Он обязательно снизиться за счет вашего внутреннего контроля.
С помощью хронометража можно решить несколько проблем, которые вас мучили до этого, например:
– как найти время на стратегическое планирование (хорошо, если показатель будет более 50 %);
– сколько времени я трачу, выполняя не свою работу, за которую берусь из-за недоверия к своим сотрудникам (в идеале показатель не должен превышать 10 %);
– сколько времени уходит впустую (показатель должен снизиться с классической отметки в 40–50 % до 10 %).
Каждый вечер делайте анализ, насколько улучшился показатель, как меняется время, украденное «поглотителями».
В нашей жизни много не только «воришек времени», но и различного рода «отходов», т. е. времени, когда вы курите, едете в транспорте, идете по территории завода, ждете на переговорах заказчика, застряли в лифте. Это время, как правило, можно выгодно использовать. Всегда держите при себе записную книжку или диктофон – удачные решения, придуманные на ходу, можно зафиксировать тем или иным способом, иначе вы их забудете.
Выделите себе каждый день всего по 30 минут на разбор бумажных завалов. Важно, чтобы это стало систематическим занятием, так же как гимнастика или прием ванны.
Второе важное правило – замените бесчисленное количество бумажек, в беспорядке разбросанных по столу или приклеенных к компьютеру на один ежедневник, можно бумажный, можно электронный. Это позволит освободить рабочее пространство и поможет навести порядок в делах. Структурируйте всю рабочую информацию, чтобы не тратить на поиск нужного материала огромное количество времени. Именно поиск бумажек на столе или файла в компьютере – самый большой «вор времени», на него уходит иногда до часа вашего рабочего времени.
Проверьте и сведите к минимуму ваши поглотители времени. Самые распространенные из них приводятся ниже:
– неумение правильно поставить себе цель; замусоренное рабочее место; апатия к работе;
– отсутствие структурирования информации; поиск нужных телефонов, записей, заметок; прерывающие работу телефонные звонки; обращения сотрудников за помощью в незапланированное время;
– неумение доводить дело до конца; – длительные совещания; излишняя коммуникабельность;
– неумение разграничить свою и чужую работу, неверие в коллег и подчиненных.
Самым распространенным из всех является, разумеется, захламленный стол, из-за которого нужная бумага ищется неоправданно долго, записанный на клочке телефон оказывается под несколькими папками, визитка делового партнера может и вовсе затеряться среди вороха документов.
Вторыми по «вредоносности» являются прерывающие встречу переговоры, написание отчета или плана, телефонные звонки. Поэтому в определенные важные моменты лучше всего отключить у телефона звук, а затем перезвонить. Секретаря лучше научить не прерывать важных переговоров ни в при каких обстоятельствах, если только не объявлена эвакуация предприятия.
Еще один поглотитель времени – это проводимые совещания. Не секрет, что в ряде фирм планерки и совещания могут длиться часами. Например, у нас на комбинате – стандартно 40 минут. За это время многие успевали выспаться, некоторые приносили читать договоры, третьи писали отчеты, четвертые сочиняли шаржи с зарисовками собеседующихся. Вторник считался «черным» у руководства и одним из самых удачных дней у их подчиненных, именно из-за предстоящей планерки, потому что в это время не работали не только руководители, которым устраивали головомойки, не работало все заводоуправление. Походы в столовую и магазины, завтраки на рабочем месте, посещение сайтов вроде «одноклассников», переписка по внутренней почте, милые посиделки. Так один поглотитель времени, воровавший время руководителей, плавно перетекал в другой поглотитель – уже для подчиненных, который называется «излишняя коммуникабельность, или болтовня на личные темы». Это одна из самых актуальных проблем семейного бизнеса, так как с близким по духу и крови человеком проще найти бесконечные темы для разговоров, интересно его мнение, объединяет общность проблем и интересов. Особенно болтливыми оказываются чисто дамские и смешанные коллективы, гораздо меньше – мужские.
