Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт
• Коммуникации. Может быть, необходимо убедить человека, а не задобрить, и время, потраченное на это, принесет выгоду.
• Соблюдение офисной политики (которая есть у всех компаний) может стать навязчивой и трудоемкой задачей; хотя ее игнорирование опасно в других отношениях, она должна оставаться на своем месте.
• Личность может оказаться важнее проблем; коммерческий разум диктует большую часть того, что направляет организацию, и распутывание личностных проблем, когда они выходят из-под контроля, требует времени.
• Интересы отделов также нужно учитывать.
Рассмотрим простой пример. Представьте, что какая-то внутренняя реорганизация предполагает перемену в планировке офиса: отделы переедут, и, что неудивительно, они обеспокоены тем, какой приоритет им будет отдан и какими будут новые условия. Тем не менее есть и вполне практические вопросы. Отделу дизайна нужно хорошее освещение, отделу обслуживания клиентов – много телефонов, отдел с большим количеством складских помещений, скорее всего, должен быть на первом этаже; это если взять самые общие примеры. Если этот вопрос решится, любые дискуссии, встречи и все, что связано с этим процессом, можно вести прежде всего на практической основе (есть и другие вопросы, конечно); если конфликта, в данном случае по личным вопросам, можно избежать, то времени, затраченного на то, чтобы разобраться во всем этом, почти наверняка будет меньше. Это имеет широкие последствия, но показывает, что важно всегда помнить о времени, какой бы вопрос вы ни затрагивали. Обстоятельства, которые могут привести к потере времени из-за конфликта, могут быть кратковременными, вам потребуется лишь минутное размышление, чтобы этого конфликта избежать, или более трудоемкое, требующее реальных усилий и силы воли, когда у вас «руки чешутся». В любом случае вы должны быть начеку и действовать так, чтобы избежать худших последствий.
Несколько аспектов ниже пригодятся преимущественно тем, кто управляет людьми. Многие из них будут актуальны как для подчиненных, так и для тех, чья работа предполагает такие обязанности в будущем.
Правильные люди
Логическая отправная точка – начало создания таких отношений. Поиск подходящего человека для любой работы – предельно важное и сложное дело, которое слишком часто недооценивают. Есть много соображений, конечно, слишком много, чтобы рассмотреть их в этой книге, но в одном вы можете быть уверены: наем не тех людей приведет к потере времени. Это значит:
• производительность ухудшается;
• тратится время на исправление ситуации и, в конечном итоге, на дисциплинарное производство (вообще все, что касается трудового законодательства, всегда отнимает много времени);
• замена неподходящего сотрудника;
• устранение прорех в рабочем процессе.
Набор и отбор кадров занимает время, но это время, проведенное с пользой (и тема, которую вы, возможно, захотите изучить отдельно). Возможно, вы также хотите нанять людей, которые сами умеют управлять временем. Это, безусловно, может увеличить силу любой команды, которой вы руководите. Во всяком случае, оставляя в стороне детали набора и отбора кандидатов, с людьми на рабочих местах, вы сможете понять, какие аспекты руководства наиболее тесно связаны с тайм-менеджментом. Одним из таких ключевых аспектов является общение.
Необходимость в четких инструкциях
Существует старая поговорка, что никогда не бывает времени, чтобы сделать что-то правильно, но всегда должно быть время, чтобы сделать это снова. Если не хотите, чтобы работу пришлось переделывать, – в первую очередь дайте четкие указания. Здесь уже говорилось, выстраивать общение очень нелегко, но ответственность за то, чтобы все было понятно, лежит на отправителе сообщения, и если вы даете инструкции, то это вы. Точно так же, если люди на самом деле не понимают задания и не могут переспросить (возможно, из-за того, что боятся) и вы обвините их, вина ложится на вас, потому что вы должны были ясно дать понять, как и в каких обстоятельствах они должны действовать. Таким образом, инструкции должны быть четкими, и вам следует объяснить следующее:
• что нужно сделать (и дать достаточно деталей);
• почему это нужно сделать (помним, что постановка целей сделает задачу более ясной и улучшит мотивацию);
• как это сделать (методология и так далее);
• когда задачи нужно выполнить (и дополнительную информацию о сроках).
Перед тем как закрыть тему, спросите, все ли понятно, – попросите обратную связь. Любой пункт этого алгоритма должен быть основан на подлинном знании или знакомстве с темой, а не просто на предположении, что все будет хорошо. Хорошие четкие инструкции экономят время; письменные инструкции делают то же самое, и при выполнении некоторых заданий они очень полезны. Последний пункт особенно подходит для неловких или трудных заданий, которые выполняются регулярно, но нечасто. Одно из таких заданий в моем офисе – замена картриджа в принтере. Это не так сложно, но, честно говоря, это трудно сделать после долгого перерыва, не сверившись с таблицами и диаграммами, которые шли в комплекте с принтером и ясно показывали последовательность действий, необходимых для замены картриджа. Момент, потраченный на то, чтобы найти эту таблицу, – крошечный, намного меньше, чем даже небольшая пауза, чтобы подумать, как поменять картридж без нее, запутаться и в итоге потратить на это кучу времени. Мораль: все инструкции в любой форме должны быть четкими.
Не нужно делать это самим – делегируйте задачи
Если у вас не получается выполнить какую-то задачу, то лучший способ сэкономить время – это делегировать ее кому-то другому. Делегировать необходимо, но для некоторых это на удивление трудно. Какие в этом плюсы и минусы?
Во-первых, преимущества. Подумайте об этом, спросив себя, с каким менеджером вы бы сами хотели работать. Вы, вероятно, можете перечислить очень много качеств: честность, умение слушать, решительность, профессионализм и так далее, – но держу пари, на первое место вы бы поставили умение делегировать. И напротив, босс, который делает все сам, не вовлекает вас, вероятно, скрытен и вообще не тот человек, на которого вы хотели бы работать. Так что если вы эффективно делегируете, здесь есть и другие преимущества: мотивация и возможность заняться чем-то новым, а также сэкономленное время.
Во-вторых, трудности. Делегирование – это риск. Что-то может пойти не так, и в этом могут обвинить вас. Таким образом, несмотря на то, что выполнить задание самим может снизить риски, есть
