Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт
Недавно, когда я вел краткий курс для компании-клиента, мне привели хороший пример для этого совета. Генеральный директор представил программу и взял слово в конце, чтобы подвести итоги. Я полагаю, что это хорошая практика, показывающая, что высшему руководству важно то, на что его подчиненные тратят время, что оно в целом поддерживает культуру обучения сотрудников. В конце второго дня подали напитки, и в один момент, когда все вели беседы, генеральный директор прервал свое обсуждение с одним из своих подчиненных, чтобы записать что-то важное, – они обсуждали интересный момент, и он отметил его, чтобы вернуться к этому позднее. Это произошло вполне естественно, поскольку обычная беседа смешалась с более серьезными комментариями.
Дело здесь было в том, что генеральный директор, несомненно, занятой человек, сознательно рассматривал такое собрание как место, где можно «убить двух зайцев»: он был рад поддержать обучение, но еще больше его привлекала возможность «разгуливать и управлять», он чувствовал, что это было необходимо. Может быть, он подумал, что зря потратил время на представление, но напитки и беседы в довесок к этому, хоть и заняли больше времени, позволили «убить двух зайцев» и определенно того стоили. Интересно, не так ли?
Заставьте бизнес-ланч работать на вас
Говорят, война – войной, а обед – по расписанию. В деловом мире тоже всем приходится время от времени останавливаться, чтобы «заправиться». Какое это имеет отношение к управлению временем? Рассмотрим следующие фразы. Во-первых, «бизнес-ланч». У большинства людей это вызывает в воображении нечто дорогое, долгое и важное. Если вы добавите время, которое потратите на то, чтобы добраться до места проведения ланча, то вам нужно будет очень внимательно отнестись к подсчету времени. Вам необходимо подумать, принимать ли такие приглашения или как часто это делать. Возможно, вам придется встретиться с заинтересованным лицом, но могут быть и другие способы. И вам, безусловно, нужно подумать дважды, прежде чем отправлять такие приглашения самостоятельно. Опять же, первый вопрос заключается в том, нужна ли встреча, а затем, должна ли она проходить во время обеда. Развлечение, без сомнения, важно. Некоторые контакты (клиенты, поставщики и другие) не будут ценить деловые отношения подобающим образом, если вы принимаете их как должное. Тем не менее время конечно, и вы не можете делать это каждый раз, когда думаете об этом. Каждый случай должен быть результатом продуманного решения и иметь ценность сам по себе. Также рассмотрим более простые варианты. Ужин в хорошем ресторане или отеле может занимать слишком много времени у вашего контакта (он, вероятно, так же, как и вы, в делах). Какие есть более простые варианты? Может быть, устроить что-то в офисе? Ланч должен быть хорошо подготовлен, но он не должен быть роскошным или занимать много времени, тогда он достигнет преследуемых целей. Вы можете обнаружить, что такой вариант вашим контактам придется по вкусу.
Во-вторых, «рабочий обед». Он чаще всего происходит внутри компании и может быть очень простым – срочная встреча, назначенная на подходящее время, например с кофе и бутербродами, повышает продуктивность. Точно так же вы можете выйти перекусить с коллегой, чтобы обсудить конкретный вопрос, тот самый, который ранее не укладывался в ваш график. Все эти советы очень полезны. Иногда обеденный перерыв может быть поводом для отдыха, но помните, что у нас есть около 220 рабочих дней в году, а если обеденный перерыв – час, то за год мы потратим на него более 25 рабочих дней! Так что, безусловно, об этом стоит задуматься. И последнее предостережение: обратите внимание на то, что вы пьете в обед. Алкоголь может помочь расслабиться, но если вы потом уснете за столом, это точно не поможет улучшить продуктивность!
Подумайте об отгуле
Мы только что говорили о развлечениях, но они могут принимать разные формы, и некоторые из них требуют гораздо больше времени, чем просто обеденный перерыв. Корпоративные развлечения (и я не говорю о таких крупных групповых мероприятиях, как, например, спонсорские мероприятия) могут включать в себя самые разные занятия: от вечера в опере до вечера в караоке-баре; от дня на скачках до дня игры в гольф. О таких вещах, безусловно, нужно задумываться: не только потому что они связаны с реальными финансовыми затратами, они требуют также и временных затрат.
Возьмем в качестве примера игру в гольф. Можно разговаривать о делах, когда вы играете в гольф, и я не утверждаю, что такие занятия никогда не бывают полезными и должны быть полностью отвергнуты, но стоит трезво оценивать их реальные достоинства. То, что вам или вашему контакту понравится активность, – еще не показатель. Задайтесь вопросами.
• Что из этого выйдет?
• Действительно ли это продвинет отношения вперед?
• Есть ли другой способ достижения того же эффекта с меньшими затратами времени?
• Кто-нибудь еще может это сделать?
На все эти вопросы нужно ответить. Здесь играют роль и другие факторы. Гольф в субботу утром, а не в будний день, будет хорошим способом провести время, хотя многие могут провести это время с семьей. Если за один день вам нужно встретиться с тремя контактами, тогда вы можете распределить время иначе, чем когда есть только один.
Как мы уже говорили, всего одна игра в гольф не занимает слишком много времени, но это время суммируется. На две игры в гольф в месяц вы можете потратить время, равное целому дню, 5 % вашего рабочего времени. Вы всегда должны помнить об этом. Возможно, большая группа людей раз в месяц будет работать одинаково хорошо. Какие бы вещи такого рода не были частью вашей рабочей жизни, думайте о них не как о повседневной неизменной рутине, а как о времени, которое нужно использовать осторожно, как и любое другое. Тогда вы сможете принимать правильные решения и знать, что время не тратится впустую.
Как и где бы ни происходил контакт с другими людьми, его характер будет влиять на его продолжительность. Осознавая это, особенно с точки зрения негативных аспектов контакта, – и избегая этого, – вы сэкономите время.
Нет конфликта – нет потерянного времени
Теперь слушайте очень внимательно. Нельзя просто сидеть и лениво листать страницы, вы должны прочитать это как следует и… Нет… не с того я начал. Иногда подход, предназначенный, чтобы перейти непосредственно к делу и, следовательно, не тратить время, имеет обратный эффект. Это ведет людей по неправильному пути и может привести к недоразумению, несогласию или спорам, которые, в свою очередь, требуют времени для разрешения, и
