Управление рисками - Harvard Business Review (HBR)
Во-вторых, о многих неправомерных действиях сотрудники компании никому не докладывают. Информация о нарушениях, которая передается внутри компании по обычным каналам, скорее всего, представляет собой лишь верхушку айсберга – и это вызывает тревогу у руководителей. Некоторые адвокаты утверждают, что превентивные меры – упреждающие попытки выявить неправомерные действия – вредны: так могут всплыть улики, которые потом будут использованы против компании. Однако принцип «меньше знаешь – крепче спишь» не слишком подходит для ведения бизнеса. Закрывать глаза на слабые места, где возможен рост нарушений, в наше время крайне неразумно – ведь сейчас сотрудники, чувствуя, что руководители их игнорируют, все чаще обращаются с жалобами напрямую в средства массовой информации или регулирующие органы.
Сбор данных для выявления брешей
После того как вы осознали наличие слабых мест в своей организации, нужно понять, где они находятся. Как это сделать? Просто спросите.
Произвольный опрос сотрудников может дать руководителям общее представление, какие методы работы практикуются без их ведома, а также помочь выявить источник проблем. Этот опрос включает в себя три пункта.
1. За последний квартал вы наблюдали что-нибудь из перечисленного? Пожалуйста, отметьте все соответствующие поля.
○ Конфликты интересов
○ Сексуальные домогательства
○ Взятки или неподобающие подарки
○ Нарушения в бухгалтерском учете
○ Нарушения антимонопольного законодательства
○ Воровство
Этот пример содержит несколько наиболее распространенных проблемных областей, однако виды проступков, которые компаниям необходимо включить в такой опрос, могут различаться – в зависимости от их бизнес-моделей и типов рисков. Различные организации и даже разные подразделения одной и той же компании могут получить совершенно разные результаты в этой части опроса. По своему опыту могу сказать: бывает, что менее 0,5 % сотрудников головного офиса компании сообщают об определенных видах сомнительного поведения, при этом в некоторых региональных подразделениях тех же компаний эта цифра может достигать 10 % и более.
При анализе полученных в ходе опроса данных следует сосредоточиться не столько на чисто юридических нарушениях, сколько на вопросах этики и добросовестности. Например, топ-менеджер регулярно позволяет себе высказывания, которые вызывают у подчиненных дискомфорт, хотя с юридической точки зрения его слова нельзя отнести к сексуальным домогательствам. Кому-то из сотрудников может показаться, что некий платеж противоречит Закону США о борьбе с коррупцией за рубежом, хотя формально это была плата за содействие, разрешенная законом. Эти вопросы все равно заслуживают внимания: все, что воспринимается сотрудниками как нарушение, может повлиять на их рабочий настрой. Кроме того, подобные факты довольно часто указывают на более серьезные проступки, которые могут перерасти в нарушения закона или других нормативных актов.
2. Если вы заметили сомнительные действия, вы сообщили об этом? Пожалуйста, ответьте «да» или «нет» в каждом из вариантов, отмеченных вами в пункте 1:
Конфликты интересов _________________________________
Сексуальные домогательства ___________________________
Взятки или неподобающие подарки ______________________
Нарушения в бухгалтерском учете ________________________
Нарушения антимонопольного законодательства ___________
Воровство ___________________________________________
Руководители, особенно те из них, кто сосредоточен на соблюдении законов, иногда занимаются самоуспокоением: у них же есть кодекс поведения, который требует от сотрудников сообщать о любых замеченных ими нарушениях. Но на самом-то деле для многих сотрудников эта обязанность – лишь простая формальность. Ответы на второй вопрос нередко указывают на разрыв между установленными в компании правилами и фактическим поведением.
Компания Gartner, которая регулярно проводит опросы сотрудников различных организаций на предмет корпоративной культуры, отмечает, что информацию об одних видах нарушений респонденты сообщают более охотно, а о других – менее. Наиболее активно сотрудники рассказывают о краже имущества компании или о нарушениях в бухгалтерском учете: о замеченных случаях воровства сообщили 46 %, а о мошенничестве в бухгалтерии – 41 %. Однако в других случаях эти цифры значительно ниже, как, например, при злоупотреблении подарками (27 %) и конфликте интересов (34 %). Примечательно, что, по данным Gartner, средний показатель информирования по всем видам нарушений составляет менее 50 %, независимо от того, с чем связаны эти случаи – со службой кадров, с продажами или с нормативными актами.
3. Если в пункте 2 вы отметили, что не сообщили о сомнительных действиях, укажите причины для каждого отмеченного вами варианта:
Конфликты интересов _________________________________
Сексуальные домогательства ___________________________
Взятки или неподобающие подарки ______________________
Нарушения в бухгалтерском учете ________________________
Нарушения антимонопольного законодательства ___________
Воровство ___________________________________________
Возможные причины, по которым сотрудники не сообщают о неправомерных действиях, весьма разнообразны. Кто-то опасается мести, кто-то просто не хочет вмешиваться, кто-то чувствует себя неловко из-за того, что в инциденте замешан друг, а кто-то беспокоится, что разоблачение может негативно отразиться на выполнении задач, стоящих перед компанией, или на ее финансовых показателях. Чаще всего встречается страх мести – его упоминают от 10 до 30 % респондентов.
Часто своевременному информированию мешают организационные проблемы, поэтому важно разобраться, что именно вызывает сомнения у сотрудников. Другие причины – например, нежелание ввязываться – указывают на то, что сама процедура информирования слишком сложна (или кажется таковой). Компании, которые работают над преодолением подобного восприятия, могут повысить показатели информирования. В ходе недавнего внутреннего эксперимента руководители отдела комплаенса компании Kimberly-Clark повторно обратились к сотрудникам, которые ранее уже сообщали о проблемах (не анонимно) с вопросом, считают ли они процедуру информирования объективной и будут ли рекомендовать ее коллегам. Следует отметить: у тех, кто сообщал о возможных нарушениях, не спрашивали, согласны ли они с результатами расследований, – упор делался в первую очередь на совершенствование процедуры, людям давали понять, что их вклад в работу организации ценят. На основе полученных отзывов Kimberly-Clark в настоящее время дорабатывает процедуру информирования и обучения ей сотрудников.
Чтобы получить ответы по этим трем пунктам, организации могут просто разослать сотрудникам краткую экспресс-анкету или включить опрос в программу регулярных тренингов по системе комплаенса. Крайне важно, чтобы сбор данных проводился анонимно, без указания фамилий и прочих личных данных: это будет способствовать максимальной откровенности. Анонимность может быть сохранена, пока фирма собирает метаданные без раскрытия личности сотрудников, учитывая лишь их подразделение и ранг (при условии, что в каждой такой подгруппе насчитывается хотя бы несколько десятков человек). Эта информация позволит руководителям понять, каким подразделениям следует уделять больше внимания. Для обеспечения конфиденциальности
