Дмитрий Сидоров - Розничные сети. Секреты эффективности и типичные ошибки при работе с ними
• представительствовать от имени компании по вопросам, относящимся к компетенции департамента продаж;
• давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию департамента продаж;
• требовать устранения нарушений, выявленных в процессе своей деятельности;
• давать руководителям и работникам структурных подразделений рекомендации по совершенствованию производственно-сбытовой деятельности, продвижению продукции на рынке, разработке и реализации коммерческих проектов и повышению их эффективности;
• давать поручения и разъяснения руководителям и работникам структурных подразделений по вопросам, входящим в компетенцию департамента продаж;
• определять приоритетные направления развития каналов сбыта продукции и совершенствования технологии продаж;
• принимать работников, иных физических и юридических лиц по вопросам, входящим в компетенцию департамента продаж, и вести с ними деловую переписку;
• требовать устранения нарушений, выявленных в процессе своей деятельности;
• указания департамента продаж в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями департамента.
4.2. Департамент продаж обязан:
• соблюдать при осуществлении своей деятельности требования действующего законодательства РФ и локальных актов;
• руководствоваться в своей деятельности утвержденным планом продаж;
• рационально использовать предоставленные и имеющиеся ресурсы и полномочия;
• формировать и поддерживать в рабочем состоянии представляющие коммерческий интерес для компании деловые контакты и связи, связанные с реализацией и продвижением продукции;
• предоставлять сведения и материалы, необходимые для стратегического планирования деятельности компании и ее рыночной ориентации, а также установленную отчетность о своей деятельности и достигнутых результатах;
• информировать руководство компании о наступлении или угрозе наступления обстоятельств, влекущих негативные последствия;
• участвовать в разработке мер по совершенствованию существующих бизнес-процессов;
• обеспечивать сохранность вверенных документов и ценностей и их возврат, если иное не предусмотрено действующим законодательством РФ, локальными нормативными актами либо сторонами.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ДЕПАРТАМЕНТА ПРОДАЖ.
5.1. Департамента продаж (в лице своих работников и в пределах их компетенции) согласно настоящему Положению несет ответственность за:
• надлежащее и своевременное выполнение департаментом продаж своих функциональных обязанностей, состояние и ведение документооборота, учета и отчетности;
• соблюдение законности и требований, установленных действующим законодательством РФ в сфере организации торговли, а также локальными актами, регламентирующими деятельность департамента продаж;
• заключение договоров продажи продукции, маркетинговых договоров, договоров других услуг с клиентами;
• организацию своевременного и качественного приема заказов;
• контроль выполнения условий договоров клиентами;
• превышение дебиторской задолженностью установленных нормативов;
• необоснованное невыполнение плана продаж;
• нарушение внутреннего распорядка работы фирмы;
• несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины работниками подчиненных служб;
• необеспечение контроля организации внутрифирменных процессов в соответствии с данным Положением, с Положениями о структурных подразделениях, входящих в департамент продаж, должностными инструкциями руководителей данных подразделений, регламентами проведения работ;
• необеспечение контроля движения информации, документов и материальных ценностей;
• отсутствие контроля выполнения приказов и распоряжений генерального директора, распоряжений коммерческого директора и других нормативных актов;
• несоблюдение бюджета затрат по структурным подразделениям, входящим в департамент продаж;
• несвоевременное и недостоверное предоставление информации и документов по вопросам, входящим в компетенцию департамента продаж;
• составление, утверждение и представление достоверной информации о деятельности департамента продаж;
• разглашение сведений о принятых планах, заключаемых сделках, утрате, порче документов и имущества, иной вред, причиненный в процессе своей деятельности фирме и ее работникам.
6. ВНУТРЕННИЕ И ВНЕШНИЕ КОММУНИКАЦИИ ДЕПАРТАМЕНТА ПРОДАЖ (СХЕМА ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ).
6.1. Распоряжения директора департамента продаж могут быть доведены до работников департамента продаж, находящихся в его непосредственном подчинении, как в устной, так и в письменной форме. Распоряжения должны быть ясными, исключающими двойственность их толкования, соответствовать компетенции (должностным обязанностям и полномочиям) линейного руководителя и содержать информацию о сроках их исполнения.
6.2. Информация, предоставляемая нижестоящими должностными лицами об исполненных распоряжениях, может быть представлена как в письменной (в виде установленной формы отчета), так и в устной форме. Информация о неисполненных распоряжениях либо трудностях, возникших в ходе исполнения полученных распоряжений и препятствующих их исполнению, может быть предоставлена только в письменной форме с указанием причин их неисполнения.
6.3. Для качественного и оперативного выполнения своих задач департамент продаж может осуществлять взаимодействие с другими структурными подразделениями на уровне непосредственных исполнителей в пределах их компетенции, а в случае возникновения разногласий, несоблюдения либо нарушения установленных сроков исполнения – на уровне руководителей соответствующих структурных подразделений.
6.4. Обращение к работникам других структурных подразделений может быть как в письменной, так и в устной форме. Повторное обращение по одному и тому же вопросу в случае его неисполнения, а также взаимодействие по всем возникающим разногласиям допускаются только в письменной форме.
6.5. При обращении в устной либо письменной форме к работникам других структурных подразделений работники департамента продаж должны поддерживать существующую иерархию должностей (обращение к вышестоящим должностным лицам департамента маркетинга и департамента продаж и других структурных подразделений осуществляется посредством составления служебной записки на имя своего непосредственного руководителя).
6.6. При обращении в устной либо письменной форме к сотрудникам департамента продаж сотрудников других структурных подразделений представители департамента продаж обязаны отреагировать в пределах своей компетенции в течение 3 (Трех) рабочих дней со дня обращения в форме, аналогичной форме обращения, либо в письменной форме.
