Саймон Мортон - Лаборатория презентаций: Формула идеального выступления

Элемент F

От теории к практике

Элемент F1

От теории к практике

Разработка методики оптимизации презентаций велась на протяжении многих лет и вобрала в себя опыт, полученный при создании тысяч (без преувеличения) презентаций. Это полностью работоспособный подход.

Но как бы тщательно ни были проработаны разделы этой книги, нельзя не признать: истинная мощь процесса оптимизации становится понятна только тогда, когда мы видим, как он работает в настоящих жизненных ситуациях. Прежде чем самому стать воодушевленным участником этого процесса в своей компании, изучите приведенные здесь подробные примеры.

В основе каждого из описанных случаев лежит тот или иной проект, над которым работала команда из Eyeful Presentations. Примеры подобраны таким образом, чтобы не только показать разнообразие презентационных форматов, применяемых в деловых кругах изо дня в день по всему миру, но и познакомить вас с некоторыми трудностями, с которыми могут столкнуться докладчики. С любой презентацией – будь то коммерческое предложение в стиле «выиграть любой ценой» или внутреннее совещание, на котором предстоит сообщить плохие новости, связано колоссальное психологическое напряжение и огромная ответственность. Поэтому мы решили не раскрывать реальные имена и названия – это позволяет полнее представить предысторию каждого случая и подробнее описать возникшие сложности, а значит, принести больше пользы вам и вашим следующим проектам.

На этих примерах вы увидите, как процесс оптимизации презентаций обеспечивает тот надежный каркас, вокруг которого выстраиваются проработка сообщения, подготовка контента, подбор визуальных материалов и рабочего инструментария. Ни одна из презентаций не похожа на другую, но для всех описанных проектов характерны чувство уверенности в своих силах и вера в успех, источником которых служит разумность подхода, позволяющего сознательно подготовиться к неожиданностям.

Когда вы выходите к слушателям, зная, что можете поведать им яркую и хорошо обоснованную историю, это удивительным образом заряжает энергией и дает силы.

Поэтому давайте перестанем рассуждать о презентациях и перейдем к изучению несколько примеров из реальной жизни.

Первый случай из практики

Тендерная презентация

Тендерная презентация сопровождается мощным накалом страстей, поскольку ставки в ней весьма высоки. Обычно это последнее препятствие, отделяющее от заключения контракта вас и вашу команду, которая готовилась к тендеру. Но сначала вы проведете много часов подряд без сна и отдыха за подготовкой ответа на приглашение к участию в тендере, а затем будете заламывать руки и мерить шагами комнату, дожидаясь начала выступления и чувствуя, как зашкаливает напряжение.

С одной стороны, если вас попросили представить документы на тендер, значит, вы в все еще в игре. С другой – решение, которое может озолотить вас и вашу компанию, сейчас полностью зависит от того, насколько хорошо вы и ваша тендерная команда выступите перед аудиторией. В общем, на карту поставлено почти все. Подумаешь, ерунда какая!..

Наш заказчик: производственная компания средних размеров.

Докладчик(и): генеральный директор.

Аудитория: менеджеры товарных категорий и отдел закупок крупной национальной розничной сети.

Предыстория. Генеральный директор компании обратился к нам, столкнувшись с серьезнейшей проблемой. Его фирма на протяжении многих лет поставляла крупной розничной торговой сети широкий ассортимент продукции. Однако недавно покупатель поставил их в известность, что решил пересмотреть свою стратегию закупок и сократить количество поставщиков с пятидесяти до трех.

Первой реакцией нашего заказчика были ужас и досада. Ужас – потому что такой пересмотр означал бы масштабные сокращения по всей компании (по оценкам заказчика, потребовалось бы уволить до 80 % работников с большим трудовым стажем). Досада – потому что прочные деловые отношения, выстроенные многолетними усилиями самого генерального директора и его предшественника, по всей видимости, обратились в ничто.

Преодолев приступ паники и собрав гору данных о том, насколько ценны для торговой сети продукция, квалификация и опыт его компании, генеральный директор обратился к нам с просьбой поработать над его слайдами PowerPoint.

Подробно и откровенно обсудив с ним ситуацию, мы порекомендовали провести оптимизацию его презентации, чтобы ярче высветить основное сообщение и сделать его созвучным интересам важной для них аудитории.

Аудитория была смешанной и состояла из представителей разных подразделений – от незаинтересованной службы закупок до менеджеров товарных категорий, у которых уже были выстроены доверительные отношения с нашим заказчиком. Нам быстро стало ясно, что, хотя сферы деятельности и опыт взаимодействия с нашим клиентом были у слушателей различными, их объединяла общая цель: стать максимально ценными для своих покупателей, предлагая более привлекательные цены, но сохраняя при этом безупречную репутацию продавца, предоставляющего товары и услуги высокого качества.

Как показала тепловая карта аудитории, любители фактов в ней обладали большим влиянием – но не абсолютным. Нам следовало позаботиться о том, чтобы всем присутствующим было совершенно понятно наше сообщение о снижении расходов, однако при этом визионеры, также составлявшие заметную долю, должны были получить свою порцию внимания. На этапе обсуждения мы пришли к выводу, что прагматичная презентация с упором на низкие издержки может оттолкнуть тех слушателей, которые склонны смотреть на ситуацию за пределами финансовых выгод нового контракта.

Еще один важный момент: генеральный директор был убежден в том, что существенным элементом будущих отношений компании с розничной сетью должны стать такие ценности, как доверие и новаторский подход. Им не нужна была победа в тендере, если взаимоотношения в итоге сведутся исключительно к денежным интересам.

Создание сообщения, вне всякого сомнения, было для этого проекта самым важным этапом оптимизации презентации. Информации к размышлению было с избытком: наш клиент собрал более 300 страниц заметок, идей и справочных сведений. Однако, несмотря на всю страсть и энтузиазм команды, презентации недоставало ясного, простого запоминающегося сообщения, которое будет с легкостью воспринято аудиторией.