Саймон Мортон - Лаборатория презентаций: Формула идеального выступления

Невозможно отрицать тот факт, что способность донести сообщение до публики в такой форме расширяет ваши возможности.

Когда аудитория видит, что вы не нуждаетесь в привычных презентационных инструментах, это действует обезоруживающе. Люди откладывают смартфоны, начинают делать записи в блокнотах и включаются в процесс. И в этом состоит основная мощь маркерной доски в составе презентационного микса.

Однажды я посещал в Голландии огромную международную компанию-дистрибьютора. Мы должны были обсудить потребности этой компании в области разработки презентаций. С первых же минут встречи стало очевидно, что мы были лишь одной из нескольких компаний, с которыми дистрибьютор вел переговоры. И хотя это было заявлено как неформальная беседа, они ожидали, что в ходе встречи мы сделаем им конкретное предложение.

Едва мы уселись, нас спросили, не хотим ли мы подключить ноутбук к проектору на столе, остывавшему от предыдущей презентации. Мы ответили: «Да, возможно, – но давайте для начала побеседуем», – чтобы немного понять их требования.

Аудитория состояла из трех руководителей высшего звена, у которых было мало времени и большие планы. С точки зрения «тепловой карты» профиль аудитории выглядел очень однобоко: в нем преобладали визионеры! Пока мы говорили о компании и роли презентаций в ней (от многомиллионных тендерных предложений до внутренних коммуникаций), нас естественным образом потянуло к маркерной доске. Это позволило нам совместно набросать модель, отражающую их потребности, а затем маркером другого цвета наложить на нее схему, которую мы применяем в Eyeful Presentations. Из намеченного официального предложения услуг совещание перетекло в оживленную дискуссию.

Мы выиграли в том конкурсе, потому что показали, что не просто поняли их потребности, – но тут же прояснили их, критически изучили, а затем применили к ситуации собственную модель таким образом, чтобы учесть эти потребности. И это удалось нам лишь потому, что мы отложили мышку и, взяв маркер, представили структурированную историю, которую очень хорошо знали.

Несмотря на множество преимуществ, презентация с помощью маркерной доски не лишена некоторых изъянов.

Самый важный фактор эффективной презентации у доски – сильная и яркая история. Без нее одна лишь мысль о том, чтобы встать перед девственно чистым холстом, может (вполне закономерно) вызвать учащенное сердцебиение даже у самого опытного докладчика.

Докладчики, особенно самые нервные, должны хорошо владеть историей своей презентации и быть достаточно уверенными в себе, чтобы взаимодействовать с аудиторией и реагировать на ее шаги, придерживаясь при этом основной линии презентации. Ставки здесь высоки, поэтому будьте осмотрительны.

И даже если вы ни за что не хотите пользоваться суфлерской помощью слайдов PowerPoint или другой программы, несколько заранее подготовленных слов на слайде, вне всякого сомнения, помогают успокоиться и придерживаться темы. Без достаточной подготовки и знаний презентация на доске – это все равно что прогулка по канату. Без страховки. Над пропастью, кишащей крокодилами.

Кроме того, такая презентация эффективна лишь тогда, когда аудитория готова принять в ней участие!

Если слушатели внутренне находятся в режиме официальной презентации и ожидают, что вы будете придерживаться определенного плана и формата, вы рискуете раздосадовать их, вступив в конфликт с их представлениями. Выбирайте правильный момент для слов, оценивайте свою аудиторию и обдумывайте, что вы собираетесь сказать, прежде чем начнете говорить.

В качестве элемента презентационного микса презентация у доски превосходна. С помощью доски можно упрощенно представить какие-то особенно сложные технические сведения, выполнить упражнение, позволяющее раскрыть потребности аудитории, а затем выработать соответствующее решение. А можно просто использовать ее как повод изменить динамику презентации.

Эту модель взаимодействия лучше всего использовать в составе набора инструментов, обращаясь к ней в моменты максимальной заинтересованности и вовлеченности аудитории. Как подсказывает мой опыт, это редко происходит в начале или конце отведенного вам времени; вероятнее всего, эта модель может послужить основой презентации на этапе «Вовлечение».

Бумажный документ

На первый взгляд, презентация на бумажном носителе вряд ли заслуживает отдельного обсуждения. Ведь это просто статическая печатная версия слайдов PowerPoint или Keynote, которые обычно ассоциируются с деловой презентацией, верно?

На самом деле за этим стоит гораздо больше.

Такие презентации обычно красиво переплетены, содержат множество страниц и невообразимое количество текста. Хотя они довольно бесцеремонно обходятся практически со всеми известными человечеству правилами презентаций, в некоторых сферах бизнеса их обожают – за огромное количество контента на страницах, битком забитых текстом, за роскошную обложку, которая нравится аудитории, или просто за удобство архивного складирования. Как бы то ни было, финансовые компании никак не могут ими насытиться, инвестиционные компании не способны обходиться без них, а сотрудники фондов прямых инвестиций, завидев их, начинают буквально дрожать от нетерпения.

Мне все это кажется достаточно странным. И, как бы мы ни протестовали, у Eyeful Presentations есть ряд клиентов, которые предпочитают проводить презентации в этом формате для очень конкретной аудитории. Давайте разберемся почему.

Такая помесь документа и презентации дает аудитории практически дословный протокол совещания, но при этом не исключает автоматически использование значимого визуального материала. Книжный макет и структура документа, обычно подготовленные в PowerPoint, позволяют легко использовать большие изображения – не оставляйте без внимания эту возможность.

Кроме того, сложный характер контента дает докладчику и аудитории уверенность в том, что вся необходимая информация в документе есть (ее надо только найти). Следовательно, если присутствующие на совещании решат рассказать о презентации своим коллегам, они вряд ли исказят ваше сообщение.

Невзирая на мое очевидное недовольство этим форматом презентации, он гораздо предпочтительнее того проклятия совещаний, которое называют «слайдомент». Это слово придумал уважаемый Гарр Рейнолдс, чтобы как-то описать тот ужас, который получается, когда слов на слайдах слишком много для того, чтобы презентация могла служить визуальным инструментом, но слишком мало для того, чтобы это считалось полноценным документом. Здесь не бывает компромисса.