Эрлена Каракоз - Ждешь удачу? Смени галстук! Успешный стиль ведения бизнеса
Да и самим «хозяевам», принимающим партнеров по бизнесу, не очень комфортно будет сидеть напротив окон. Значит, следует подумать: как удобнее разместить кресла и стулья, как расставить мебель в комнате (или зале) для переговоров, которая имеется сегодня практически в каждой фирме.
Желательно, выделяя в вашей фирме помещение для переговоров, подумать заранее о колористике стен, мебели и прочих деталей.
Если теперь выяснено, что в медицинских учреждениях полезен зеленый цвет (поэтому персонал в больницах, например, оперирует в зеленых костюмах), то насчет того, что полезно для деловых переговоров, пока, кажется, нет единой точки зрения.
Ясно одно: в комнате должен быть приятный и спокойный для глаз цвет стен, неброские детали интерьера, которые не станут отвлекать (если, конечно, это не является условием данных переговоров), а также удобные и эстетичные кресла, стулья и другая мебель.
Обязательно также обеспечить хороший (спокойный, но комфортный для работы) свет в помещении для переговоров.
Излишняя вычурность, красивость или, еще того хуже, выпендреж (скажем по-простому) может навредить делу: кто-то вздрогнет от дискомфорта, кто-то ехидно усмехнется, а кто-то и вовсе позавидует: вот этот и будет самым непримиримым переговорщиком для вас!
Оставим без внимания такую элементарную деталь, как чистота в помещении для переговоров. Но только в этом тексте: в жизни эта деталь может сыграть свою роль. И будет жаль, если отрицательную!
Картины, гравюры или другие произведения искусства, размещенные на стенах переговорных комнат, не очень способствуют спокойной деловой обстановке.
Это отвлекает, занимает внимание и т. д. Кроме того, если на стене висят работы, к примеру Шагала, Глазунова, Кандинского или Кабакова, у участников деловой встречи может возникнуть долгий разговор об их подлинности, о цене, по которой они приобретены, или желание уколоть хозяина встречи, если это копии.
Поэтому снова повторим: если и украшать комнату для переговоров, то очень продуманно, стильно и лаконично. А лучше вообще ничего на стенах этой конкретной комнаты не вывешивать, это можно сделать (с дальним прицелом!) в помещениях, предшествующих переговорным или смежных с ними. Тогда можно во время перерыва или после окончания переговоров спокойно познакомить ваших партнеров со всем, что вам кажется интересным и нужным в данном конкретном случае.
Обычно в процессе общения полагается устраивать кофе-брейки. Однако, как правило, участники предпочитают не прерывать переговоры надолго, не отвлекаться уж слишком. Поэтому существует правило: в рабочее помещение вносят кофе, печенье и другие легкие закуски не ранее чем через полтора часа после начала встречи. Такие маленькие кофе-брейки позволяют участникам серьезной работы и немного подкрепиться, и не отрываться от процесса.
Но всегда на столе переговоров должны стоять вода, стаканы, под рукой должны быть салфетки.
Маленькие кофе-брейки принято устраивать каждые полтора часа работы.
2. Персонал – это люди. Значит, кроме разных деловых указаний, лежащих в русле переговорного процесса, важно все, о чем мы говорили значительно выше и по общему поводу.
Это соответствующие одежда, макияж, прическа, украшения, записные книжки, часы, очки и прочее. Ничего специального. Только непременно стоит заострить внимание людей на этом моменте и в этом случае не стоит бояться упреков со стороны персонала! Ведь если все знают точно что и как надо, то повторение не помешает. Но если есть опасение, что пока еще не все люди, участвующие в переговорах, представляют себе точно и грамотно все позиции, то тем более будет полезно уточнить важные для всей фирмы детали имиджа каждого. Успех фирмы на переговорах – дело общее, его плоды – для всех. Стало быть, именно все и должны быть в полном «деловом порядке»!.. И конечно, особенно необходимо учесть особенности конкретного партнера: его этническое происхождение, религиозную принадлежность, уровень положения в вашем общем бизнесе, возможно, уже известные вам его конкретные привычки и т. п.
Как всегда, важно особое внимание ко всем мелочам. Ничего не забыть, все учесть – тогда успех будет зависеть только от деловых вопросов. Поведение ваших коллег, их внимательность, точные ответы на вопросы, безукоризненная подготовленность во всем, такт – самые дорогие и важные качества персонала, особенно во время переговоров.
Как тут не напомнить афоризм Корнелии Скиннер об особенностях переговорного процесса: «Такт – это способность хранить молчание, чтобы собеседник лучше понял свою промашку».
При первом знакомстве (и, конечно, особенно при не первом!) очень важно сразу и навсегда точно и четко произнести имя и фамилию участника переговоров с противоположной стороны. Всеми силами нужно постараться, но повторить их только так, как полагается, как говорит сам «хозяин» имени и фамилии.
Это настолько важная деталь в совместных делах и особенно при переговорах, что ей следует уделить повышенное внимание. Держите перед собой небольшую бумажку и не очень заметно подглядывайте; если вам сложно запомнить – выучите наизусть, делайте все, что можно, но имя и фамилия человека должны быть произнесены точно! Порой даже трудно себе представить, каким негативным может быть результат только из-за этой ошибки.
Все участники переговоров также обязаны крайне внимательно отнестись к произнесению имен и фамилий представителей другой стороны.
Вы хотите получить желаемый вами результат переговоров? Сделайте все от вас зависящее!.
3. Вид, содержание и прочие характеристики информативного материала, который вы представляете потенциальным клиентам или партнерам, так же существенен, как и другие внешние атрибуты. Сколько раз доводилось видеть кислые лица участников переговоров, когда им приходилось брать в руки небрежные буклеты, кое-как отпечатанные наборы информационных листков, мнущиеся визитки фирмы или, напротив, сверкающие золотом карточки!
Про японский эстетизм мы уже говорили. Можно не сомневаться: красивые информативные материалы сразу производят благоприятное впечатление практически на всех. Но излишне украшать тут не надо! Грамотно, в меру красиво, четко, стильно, понятно и лаконично – вот требования к такого рода материалам (потому что во время диалога вряд ли будет достаточно времени, чтобы вникнуть в пухлые папки информации, разобрать мелкий шрифт и изучить многочисленные столбцы цифр).
Не забудем о той тайной роли информации, которая всегда присутствует в любых деловых контактах. Она не должна быть заметна никому, кроме вас. И этого лучше всего достичь с помощью эстетически верно подготовленной информации (потому что лишние слова и тексты, особенно расхваливающие свою фирму, всегда играют обратную роль). А нужный цвет, нужная графическая деталь или нужный забавный значок выручат и помогут делу.
