Дмитрий Сидоров - Розничные сети. Секреты эффективности и типичные ошибки при работе с ними
5. На переходный период необходимо четко расписать каждую составляющую затратной части, относящейся на себестоимость, и рассмотреть возможности ее уменьшения (так как при росте товарооборота за счет крупных розничных операторов затратная часть по зарплате, доставке, возврату ниже), поэтому нужно уже сейчас рассчитывать на уровень цен для поставки в сети с распределительным центром в размере 7-9 % (при этом сразу определяя ту затратную часть, которая будет непосредственно ложиться на транспорт, складские расходы и зарплату в части ее уменьшения за счет большего объема поставки, расходов на складирование и меньшего коэффициента оплаты труда менеджера, торгового представителя, руководителя при дополнительном товарообороте).
Построение правильной системы передачи и формирования заказов – один из наиболее сложных и длительных процессов в работе. Однако без его успешного прохождения вам не удастся оптимизировать работу всех звеньев вашей компании. Поэтому необходимо составлять график развоза и передачи заказов всем розничным торговым точкам, отслеживать четкую зональность работы с максимальным покрытием торговых точек на данной территории и определением минимальных партий доставки товара на эту территорию.
6. Определить, исходя из должностных обязанностей, четкую схему работы всех сотрудников фирмы. Исключить решение любых вопросов с любым сотрудником напрямую, минуя его непосредственного руководителя. Данная работа должна проводиться в четко регламентированном порядке структурной подчиненности. Исключить необоснованную отмену (или скоропалительное принятие) решений руководителя соответствующего подразделения без предварительного выяснения причин, по которым оно было принято. Указания или распоряжения любому сотруднику должны отдаваться через его непосредственного руководителя (в результате необоснованного вмешательства зачастую принимаются решения, о которых не в курсе непосредственный руководитель и которые приводят к действиям данного сотрудника, негативно отражающимся на работе всей фирмы). Построение жестко прописанных информационных или бизнес-процессов и схем, в которых должны быть отражены все действия соответствующего сотрудника в любой ситуации, позволяет выполнять поставленные задачи в максимально короткий промежуток времени с минимальными затратами.
7. Разработать и утвердить схему электронного документооборота в компании и за ее пределами, создать систему приема и обработки поступающих заказов в электронной форме с использованием электронной почты и Интернета. Для решения этих задач обеспечить подключение необходимого количества рабочих мест к Интернету и предоставить работникам компании персональные адреса электронной почты.
8. Необходимо обеспечить современные условия труда и возможность роста в пределах компании, иначе гуманитарная составляющая будет играть во всей системе логистики тормозящую роль и не обеспечит эффективного функционирования любой логистической системы.
9. Обеспечить оптимизацию информационных потоков – сбор, обработку и передачу любых видов информации по строго определенной схеме, четко прописанной в бизнес-процессах организации.
10. Исходя из основных целей и задач, решаемых компанией на настоящем этапе, необходимо и в дальнейшем максимально долго совмещать дистрибьюторские и логистические ее функции, независимо от последующих этапов развития организации. Однако все дальнейшее построение деятельности фирмы должно основываться на создании сильной логистической компании, консалтинговой и маркетинговой службы.
11. Логистическая компания может работать только при условии построения сквозной системы логистики с учетом всех вышеперечисленных задач. Отсутствие логистики в любом из подразделений компании или бизнес-процессе не позволит рассматривать работу организации в качестве логистической. Поэтому на каждом участке работы необходимо в деталях прописать все бизнес-процессы (закупки, транспорт, склад, приемка заказов, финансы и т. д.) и прохождение соответствующих информационных потоков. Без выполнения всех этих условий система оптимизации любого вида деятельности, участка работы или отдельного бизнес-процесса невозможна. Перестройка деятельности компании может вестись только одновременно во всех подразделениях под руководством начальников подразделений и лиц, непосредственно осуществляющих функции внедрения утвержденной логистической системы и контроля за ее выполнением. Невозможно добиться положительных результатов в решении поставленных задач без ясного и точного понимания всеми сотрудниками компании сути и необходимости этого процесса для выживания организации в условиях развития рынка. Пока каждый руководитель, начальник и непосредственный исполнитель не поймут важности решения всех задач и не проникнутся ответственностью за конечный результат своих усилий, достижение поставленных целей будет во многом проблематично. Опыт российских компаний по основательной перестройке их работы по западному образцу без учета человеческого фактора и людьми, назначенными руководством компании извне, привели в некоторых случаях к саботажу сотрудниками организаций тех решений, которые принимались для внедрения передовых западных технологий. Поэтому должна вестись постоянная разъяснительная работа среди всех участников процесса по всем вопросам перевода компании на решение логистических задач.
12. Только после того, как будут прописаны все бизнес-процессы, существующие на настоящем этапе, можно будет увидеть конкретно: правильно ли происходит данный процесс; понимают ли его участники порядок выполнения поставленных задач; затрачивают ли они на это оптимальное количество времени; какие существуют возможности минимизации издержек при выполнении конкретного бизнес-процесса и т. д. После этого составляется описание полного и досконального цикла всего бизнес-процесса в том виде, в котором на его прохождение потребуется меньше всего сил, времени и ресурсов, а сам процесс будет выполнен правильно, в полном объеме, в максимально короткое время и с наименьшими издержками. Для любого сотрудника компании описание этого бизнес-процесса является инструкцией к действию, в которой должны быть максимально описаны все нестандартные ситуации, характерные для того или иного этапа выполнения его работы: все, что при этом потребуется от сотрудника, – оперативно (в случае незнания или забывчивости) ознакомиться с порядком мер, которые ему нужно будет предпринять. Это многократно сокращает время на решение всех нестандартных задач, а по мере возникновения новых задач порядок их решения прописывается дополнительно в описании бизнес-процесса (в западных логистических компаниях все эти шаги отлажены до автоматизма и вопросов по решению задачи за того или иного сотрудника практически не возникает). На примере складского комплекса можно составить несколько бизнес-процессов: Участок разгрузки – Участок приемки – Участок хранения – Участок комплектования – Участок погрузки. Вот только пять бизнес-процессов, которые необходимо досконально изучить и прописать. После этого не будет возникать постоянных вопросов, до решения которых товар не отгружается или не разгружается, увеличивая издержки по работе складского комплекса (например, в случае поставки товара с небольшими остаточными сроками, некомплектности товара, нарушения упаковки и т. д.), а также существенно уменьшится вал административной и документарной работы.
