Станислав Абрамов - Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя
Эффективность
Эффективность E, согласно ISO 9000, – это соотношение достигнутого эффекта (результата) Q и затраченных ресурсов C:
E = Q / C (4.4)
Эффективность во многом определяется Производительностью труда, котораяизмеряется количеством продукции, выпущенной за единицу времени:
P = Q / T (4.5)
где Q– результат, как правило, количество выпущенной продукции в принятых единицах измерения;
T – фактические затраты труда в единицах времени.
Эти фактические затраты будем измерять в затратах чистого, или активного времени – Т. Если мы занимались какой-то задачей 3 дня по часу в день, значит активность составила не 3 дня, а 3 часа.
Эффективность труда является более широким понятием по сравнению с Производительностью труда, так как учитывает не только количественные, но и качественные результаты труда, необходимость рационального использования трудовых ресурсов, достижение поставленной цели к определенному сроку.
Эффективность труда будет тем выше, чем выше производительность труда и чем меньше затраты труда при необходимом качестве работы. В персональной деятельности затратам и качеству тоже принадлежит не последнее место. Это прежде всего вопрос личной честности. Как мы сами оцениваем свою работу: сделана начерно, или доведена до высокого уровня?
Для измерения Результативности выполнения задачи, процесса требуется точка отсчета в виде определенной цели и плана. Для измерения эффективности нужно знать, кроме того, затраченные для достижения цели ресурсы.
Пример 4.1.
Поясним разницу между понятиями Эффективность и Результативность на простом примере. Стояла задача получить прибыль 200 рублей к концу недели, что и было выполнено, но при этом:
а) было затрачено 200 руб.;
б) было затрачено 500 руб.
Итого:
Результативность = Результат / План = 200/200 = 1,0,
Эффективность = Результат / Затраты= 200/500 = 0,4.
Что очевидно: при той же прибыли эффективность уменьшается с увеличением затрат.
4.3. Эффективное время, Эффективность
Не зря до сих пор специалисты в экономике, как только речь идет о точном расчете эффективности, не могут прийти к единому мнению, ибо в конкретном деле такие факторы, как социальные, личностные и другие не могут быть точно выражены в денежном эквиваленте. У них только нет сомнения, что эффективность Е=0,98 – хорошо, а Е=0,3 и ниже – плохо.
Перед нами стоит более простая задача. В нашей системе организации времени из различных ресурсов – деньги, материалы, время – нас интересует только время. Активное время – наши расходы, Эффективное время – результаты.
Вернемся к определению по формуле (4.4): эффективность – это соотношение достигнутого эффекта (результата) Q и использованных ресурсов C, то есть E = Q / C.
Выразим обе части дроби Q / C в общем эквиваленте – времени, подобно тому, как производство выражает свою работу в деньгах. Получим
E= Тe / Тс, (4.6)
где Тe – эффективное время в часах, эквивалентное полученному эффекту за определенный период;
Тс – затраченные ресурсы активного времени в часах, а не фактически затраченное время, как в формуле производительности труда (4.5).
В формуле (4.6) знаменатель Тс определяет общий ресурс активного времени, который выделяется на все направления нашей деятельности. Причем независимо от нашего желания. Это те 8 часов активного времени в сутки, которые мы можем потратить на дела, а можем просто растратить впустую.
Значение Тe не так однозначно. В нашей игре эффективное время – это понятие, имеющее двойственную природу:
• эффективное время измеряется в часах, как обычное время;
• эффективное время эквивалентно ожидаемому результату.
Кстати, как назвать человека, который организовывает своё личное время? В литературе по этой теме чаще всего – он просто Вы: решайте, не позволяйте, распоряжайтесь, считайте, составляйте и пр. Иногда это – работник, специалист, тайм-менеджер, само-менеджер, сотрудник. Я предлагаю – Организатор, ибо он организует не только рабочее, но и всё личное время, и сама эта организация – скорее не работа, а Игра.
Организатор личного времени выступает в двух лицах – Заказчика и Исполнителя собственных планов. Предположим, перед нами стоит задача, которую нужно выполнить за пять дней. Определяем для себя норму: стоимость задачи – 40 эффективных часов (эч), срок исполнения – 5 дней. Отсюда ежедневная норма – 8 эч. Итак, мы приступили к работе и выполнили её. Какие могут быть варианты:
1) Идеальный вариант: задача выполнена в лучшем виде за 40 часов, 5 дней, заработано 40 эфчасов, так и запишем наш заработок Тe= 40 эч;
2) Задача выполнена за пять дней на троечку, не хватило времени на отделку, но Исполнитель уговорил Заказчика и тот уплатил Тe= 40 эч;
3) То же, что и в варианте 2), но опытный Заказчик, знавший заранее, что так и будет, заплатил только Тe= 20 эч и дал ещё три дня на доработку, почему именно 20 эч станет ясно из рассмотрения 4-го варианта;
4) Заказчику известен фундаментальный закон капитана Мерфи: «Каждая задача требует вдвое больше времени, чем запланировано». Поэтому он стал отслеживать выполнение задачи и платить ежедневно
Те1 = Т · Кm,(4.7)
где Те1 – эффективное время как результат затраты активного времени на задачу;
Т – активное время, фактически потраченное на задачу, измеренное хронометражем;
Кm≤ 1= (0,5 …0,8) – коэффициент эффективности, названный мной коэффициентом Мерфи.
В чём смысл коэффициента Мерфи? Мы не можем заранее определить, сколько точно времени потребует у нас длительная задача. Но как-то нужно отмечать ежедневное продвижение к цели. Таким образом в течение первой стадии, т. е. до завершения задачи, мы имеем результат на каждый день, определяемый формулой (4.7).
