Андрей Мамонтов - Практический PR. Как стать хорошим PR-менеджером. Версия 3.0

1. Новые модели товаров и результаты исследований, которые выявляют поведенческие особенности потребителей.

2. Организация или участие компании в крупных мероприятиях или социально значимых проектах.

3. Спонсорские и благотворительные программы.

4. Участие в правительственных программах, проведение совместных акций с государственными структурами.

Кстати, предложенную в данной главе классификацию средств массовой информации можно использовать для ведения вашей контактной базы СМИ. Особенно удобно это делать в Excel-таблицах. Скрывая ячейки с массмедиа неподходящей направленности для подготовленной новости, вы легко получаете списки СМИ для работы по конкретному пресс-релизу.

Рассылка пресс-релиза

Было время, когда пресс-релизы рассылались посредством факсимильной связи. Эти времена безвозвратно ушли.

Теперь на вооружении PR-менеджера более надежный и современный инструмент – электронная почта. Но это не избавило вас от проблем с доставкой сообщения до адресата.

Раньше ради получения публикаций приходилось бороться с качеством связи и соответственно со смазанными строчками в факсовых копиях пресс-релизов. А теперь ваш враг – спам-фильтры редакционных серверов и обилие сообщений, поступающих в папку «Входящие» почтовой программы ваших адресатов. Увеличение информационного трафика на компьютерах журналистов стало причиной того, что они нередко оставляют ваше послание без внимания, т. е. непрочитанным.

Но технический прогресс должен способствовать реализации ваших профессиональных задач, поэтому даже такая простая вещь, как рассылка новостей, будет проделана вами более качественно благодаря применению маленьких профессиональных хитростей.

Как обойти ловушки спам-фильтров

Конечно, приведенные ниже рекомендации не гарантируют преодоления барьера редакционных спам-фильтров, но помогут повысить шансы на то, что сообщение дойдет до адресата.

1. Многие системные администраторы изданий применяют жесткие правила фильтрации электронной почты. Это означает, что почтовый сервер редакции проходят только письма с авторизованных адресов, т. е. адресов, благонадежность которых подтвердили собственные сотрудники. В этом случае необходимо установить контакт с журналистом издания, знакомство с которым откроет вам почтовые ящики; кроме того, он может сообщить вам альтернативный адрес для вашей рассылки.

2. Большинство спам-фильтров работают по принципу анализа информационного содержания письма, вычленяя подозрительные слова и словосочетания. В любой программе, выполняющей функцию сортировщика писем, есть уже установленный набор фраз, который также может дополняться системным администратором по его усмотрению. С набором подозрительных слов, которые внесены самим разработчиком программного обеспечения, можно ознакомиться на интернет-ресурсах. Но я сомневаюсь, что вы будете их изучать и запоминать, поэтому рекомендую перед отправкой вашего сообщения проверять его на надежность опытным путем. Практически любой провайдер бесплатных почтовых ящиков (mail.ru, yandex.ru и т. д.) имеет свой спам-фильтр. Проверьте свое письмо, отправив его на такой адрес. Положительный результат теста повысит вероятность доставки вашего сообщения журналистам.

3. Не используйте в заголовке письма заглавные буквы, например НОВОСТИ ТОРГОВЛИ. Скорее всего, фильтр отклонит ваше сообщение.

4. В письмах html-формата не используйте фон, отличный от белого. Имеющиеся в MS Outlook шаблоны оформления письма и другие украшательства (измененный цвет фона, водяные знаки, логотип компании и т. д.) для спам-фильтра будут поводом отправить ваше письмо в виртуальную мусорную корзину.

5. Не пишите в теме письма «Привет!», «Доброго времени суток!» или «Как дела?» Фильтры определяют такие письма как спам.

И напоследок, имейте в виду, что большинство интернет-провайдеров применяют систему, в которой заподозренные в спаме адреса могут по умолчанию попасть в черные списки практически всего Интернета. Поэтому когда-то некорректно проведенная кем-то из сотрудников массовая рассылка электронных сообщений может стать основанием для занесения всех адресов компании в число неблагонадежных. В этом случае избежать негативных последствий сложно и самым простым решением будет использование иного адреса, например из числа тех, которые предоставляются бесплатными провайдерами электронной почты.

Как обратить внимание журналиста на письмо, чтобы он его прочел

Прорвавшись через спам-фильтры, вы сталкиваетесь с другой проблемой – нужно обратить внимание журналиста на письмо, чтобы он его открыл. В этом случае советы мои просты, как все гениальное.

1. Откажитесь от безымянных и ничего не значащих обозначений отправителя письма в поле «От». Например, таких: [email protected], пресс-служба или Moscow office. Вам бы тоже не захотелось открывать сообщения от таких отправителей, так как непонятно, кто это и чего от него ожидать. Лучше используйте свои имена. И конечно, работайте на свою репутацию, чтобы журналист ждал от вас письма в любой момент.

2. Никогда не отправляйте писем с пустым заголовком. Как правило, получателю таких писем непонятно, что с ними нужно делать, поэтому, скорее всего, он отложит их до лучших времен. Когда они настанут, возможно, будет уже безнадежно поздно.

3. Сделайте тему своего письма интригующей. Например, «Хорошая идея для статьи» или «Интересное дополнение к вашему обзору». Пусть содержание строк «От» и «Тема» будет интригующим. Помните, что длинный заголовок вряд ли будет виден полностью, поэтому старайтесь уложиться в 40–45 знаков.

Еще несколько рекомендаций

1. Не прикрепляйте к письму никаких файлов, кроме текста вашей новости. Лучше в теле письма дайте ссылку, по которой журналист может получить или скачать все дополнительные материалы.

2. Обязательно указывайте свои координаты. Лучше, если они будут в самом начале сообщения, чтобы журналисту не пришлось его прокручивать и искать ваши контакты.

3. Не допускайте «очепяток» и уж тем более «граматических ашибок» в своем сообщении.

4. Не используйте интернет-жаргон, смайлики и прочие подобные символы. Оставьте их для форумов и переписки с друзьями.

Мероприятия для прессы

Вечно скрываться за незримым барьером электронной почты и телефона вам все же не удастся. Да и не нужно. Нередко бывает полезно выходить на очный контакт с представителями СМИ. Перечисленные ниже мероприятия для журналистов, т. е. очные способы передачи новостей компании, сближают и устраняют недопонимание.