От "конторы" до "компани" - Чарков Дмитрий
Члены комиссии:
_____________ ______________ __________________ ________________
Приложение 2.14
ПОРЯДОК КОНТРОЛЯ
ЗА ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНОЙ
Регламент инициирования, ведения и исполнения
протоколов, приказов и проектов решений
через секретариат генерального директора
1. Общие положения
1.1. Данный Порядок устанавливает правила инициирования, подготовки, ведения и исполнения формализованных протоколов, приказов, проектов решений и распоряжений (далее по тексту – распорядительные документы) в головном офисе компании.
1.2. Цель внедрения данного документа – упорядочение и систематизация управленческих процессов, повышение ответственности инициаторов и исполнителей за разрабатываемые и реализуемые бизнес-инициативы в компании.
2. Инициализация и подготовка документов для обеспечения результата по поставленной управленческой задаче
2.1. Подготовка проектов документов осуществляется структурными подразделениями, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос.
2.2. В структурном подразделении назначается менеджер, курирующий и сопровождающий конкретный вопрос (задачу), которую необходимо довести до конкретного результата (далее по тексту – менеджер).
2.4. С целью обеспечения планового результата по указанной задаче менеджер может инициировать развитие управления задачей путем использования материальных и иных ресурсов компании, для чего необходимо содействие высших управляющих органов компании и их решений в виде: приказа, распоряжения, решения, протокола совещания, проч. – обязательных к исполнению всеми сотрудниками компании.
2.5. При необходимости межструктурной координации и функционального взаимодействия внутри компании менеджер назначает через секретариат совещание для обсуждения аспектов задачи, с указанием задействованных в процессе сотрудников компании из смежных подразделений, чьё мнение необходимо для выработки управленческого решения.
2.6. Секретариат (референт, офис-менеджер или иное лицо, ответственное в данный период за координацию и администрирование внутри-офисных процессов) обеспечивает проведение совещания в указанные сроки с участием всех приглашенных сотрудников и требуемого уровня технического оснащения
2.7. Менеджер готовит повестку вопросов для рассмотрения.
3. Проведение совещания
3.1. Ведение совещания (по-шаговое озвучивание основных вопросов для рассмотрения) возлагается на менеджера, инициировавшего его проведение.
3.2. На обсуждение каждого вопроса отводится количество времени, достаточного для выработки единого приемлемого решения с механизмом его исполнения.
3.3. Менеджер фиксирует принятые решения в протоколе совещания.
3.4. Если совещание является повторным (регулярным) или дублирующим по одной и той же задаче (теме), то началом процесса является оглашение пунктов протокола прошлого совещания с ходом (промежуточными, конечными результатами) его исполнения.
4. Подготовка протокола
4.1. По итогам совещания – не позднее окончания рабочего дня, следующего за днём проведения совещания – менеджер представляет в секретариат для утверждения генеральным директором формализованный протокол проведенного совещания, исполненный по форме «Задача – Ответственный – Срок исполнения», в котором прописаны все принятые в ходе обсуждения вопросы.
4.2. Во избежание противоречий с основными ответственными исполнителями из смежных подразделений по указанным в протоколе задачам, а также в целях соотнесения личных рабочих планов с новыми межструктурными задачами по степени приоритетности, менеджер предварительно (до передачи на утверждение генеральному директору) обязан устно согласовать со всеми ответственными исполнителями формулировки и сроки исполнения задач, указанных в протоколе.
4.3. Протокол письменно согласовывается руководителем подразделения, к которому относится менеджер (по форме: «Согласовано» - дата, подпись). Без данного согласования документ не может быть принят секретариатом к передаче на утверждение генеральному директору.
4.4. Генеральный директор утверждает распорядительный документ, который с даты подписания, если нигде не определено иначе, имеет статус внутреннего законодательного акта и является обязательным к исполнению для всех сотрудников компании.
4.5. Секретариат генерального директора обеспечивает ознакомление всех задействованных в распорядительном документе сотрудников в соответствии с действующими в компании на данный момент регламентом (электронно, либо через бумажный носитель).
5. Подготовка приказа, распоряжения или проекта решения
5.1. Приказом оформляются значимые для компании организационно-административные действия, имеющие законченную подготовительную основу и констатирующие факт.
5.2. При отсутствии необходимости предварительных консультаций с сотрудниками из смежных подразделений компании, менеджер исполняет все действия по подготовке документа (приказа, распоряжения, решения) в том же порядке, предусмотренном с п. 4.2 настоящего документа.
5.3. Контроль исполнения приказов и распоряжений так же является регламентирующим предметом настоящего Порядка.
6. Контроль исполнения распорядительных документов
6.1. Функциональный контроль за исполнением распорядительных документов возлагается на инициатора (менеджера), если иное не предусмотрено данным документом.
6.2. Административный контроль за исполнением распорядительных документов возлагается на секретариат.
6.3. С целью оперативного управления задачами секретариат заносит контрольные точки исполнения по распорядительным документам в текущий план исполнения значимых процессов по компании и осуществляет контрольный анализ исполнения задач, составляя сводный отчет по выполнению принятых решений для руководства компании на регулярной основе, не реже одного раза в неделю.
6.4. Электронная копия данного отчета направляется менеджеру, инициировавшему движение по задаче с целью обеспечения оперативного обмена информацией и взаимодействия между подразделениями.
6.5. Ход и общая динамика исполнения текущих задач и утвержденных решений является предметом анализа и принятия административно-дисциплинарных решений на уровне генерального директора, в соответствии с действующими Правилами Внутреннего трудового распорядка, если иное не делегировано генеральным директором своим заместителям или прочим руководителям функциональных направлений компании.
[1] Данные определены исходя из статистики работы с субподрядчиками за 2 года.
