Игорь Манн - Маркетинг на 100%: ремикс. Как стать хорошим менеджером по маркетингу (5-ое издание)

При организации и проведении семинаров, как и при создании рекламы, есть определенные правила, набор приемов, и за счет их правильного применения и смешивания достигается успех.

Вот некоторые из этих приемов и правил.

Хороший семинар всегда должен делаться не с точки зрения менеджера по продажам (который чаще всего выступает инициатором его проведения), а с точки зрения клиента. Да, вы должны выслушать менеджера по продажам. Но темы семинара нужно формулировать в расчете на клиента.

Дайте аудитории то, что она хочет услышать, а не то, что вы хотите ей сказать.

Один из способов сделать семинар интересным для клиента — это предложить ему самому выбрать темы.

Так, когда мы организовывали семинары BellLabs, мы «вывесили» на сайте десять тем и предложили посетителям выбрать самые интересные. Выяснив пять самых популярных тем, мы сформировали повестку семинара, который пользовался огромным спросом: мы предложили нашим клиентам то, что им было больше всего интересно.

Обсудите с теми, кто выступает инициатором семинара, состав гостей. Определитесь с их числом. Часто вам придется бороться с желанием пригласить как можно больше клиентов. Помните, что важно не количество, а качество. Потребуется большая подготовительная работа: вы должны пройтись по базе существующих и потенциальных клиентов и решить вместе с менеджером по продажам, кого пригласить.

Следующий шаг — определение тем и названия семинара.

Оно, так же как и темы докладов, должно быть сформулировано с точки зрения клиентов. К их написанию применимы те же правила, что и к созданию рекламных заголовков. И название семинара, и его темы должны привлекать внимание, быть интересными и вызывать желание узнать о них поподробнее.

Очень важно правильно составить приглашение. Укажите в нем всю необходимую информацию.

— Что? (Название семинара и его темы.)

— Когда? (Дата, день недели, время начала семинара и его продолжительность.)

— Где? (И как добраться: подумайте о тех, кто приедет на общественном транспорте и на машинах.)

— Кто докладчики?

— Для кого этот семинар? (Четко указанная аудитория может быть дополнительным привлекательным моментом: приглашенные смогут пообщаться с коллегами из других компаний. Четкое определение целевой аудитории также подтверждает тот факт, что вы правильно все продумали, что хотите видеть определенных клиентов и «заточили» темы семинара под них. Практика показывает, что на «приглашаются все желающие» мало кто откликается).

Вы также можете указать (или быть готовыми к подобным вопросам), какие материалы посетители получат на семинаре, как одеваться, что делать иногородним (вы предусмотрительно поступите, если будете готовы отмечать командировочные удостоверения на месте проведения семинара).

Общее правило: чем выше ранг приглашаемых, тем раньше вам стоит позаботиться о приглашении.

Так, на одну из конференций, которая проводилась для топ-руководителей ста крупнейших компаний Европы, приглашение высылалось и им, и их помощникам за 10 месяцев. Естественно, что семинар такого уровня невозможно провести собственными силами — требуется помощь профессионального агентства.

Оптимально, если вы сделаете первое приглашение за 4–6 недель до начала вашего семинара (в моей практике приходилось приглашать на семинар за две недели — и для клиентов, и для менеджера по маркетингу это дополнительный стресс).

Если в приглашениях указать, что количество мест ограничено, то ответы придут быстрее.

Обязательно предложите клиентам подтвердить свое участие, сделайте этот процесс максимально удобным для них. Это может быть телефонное подтверждение, заполнение анкеты на сайте, ответ по электронной почте или отправка факса. Предварительно продумайте, какие ответы вы хотите получить от потенциального посетителя.

Попробуйте сначала сами заполнить анкету регистрации: практика показывает, что очень много информации, запрашиваемой при регистрации, как правило, оказывается ненужной. Упростите анкету. Чем проще она для клиента, тем выше вероятность, что он быстро подтвердит свое участие.

Через две недели после отправки приглашений (помимо традиционной отправки приглашений по почте или, что хуже, по факсу, все чаще используется публикация приглашения в журналах, газетах или на сайтах) необходимо обзвонить клиентов. Как правило, за десять дней до даты мероприятия вы должны уже иметь представление, какова будет посещаемость вашего семинара. Эта информация позволит вам спланировать окончательные действия по приглашениям и организации семинара (может быть, потребуется увеличить или уменьшить количество посадочных мест). Окончательное количество мест определить невозможно. Всегда бывают случаи, когда кто-то отменяет свое участие в последний день, а то и в последнюю минуту.

Наименее подходящие дни — понедельник и пятница.

Понедельник, как это обычно бывает, день тяжелый, на него выпадает значительная часть внутрифирменных совещаний.

В пятницу мысли многих уже настроены на предстоящий отдых.

Среда и четверг представляются мне наилучшими днями. Постарайтесь заранее выяснить, не назначены ли на этот же день аналогичные семинары или другие события, которые могут «увести» ваших посетителей.

Наша компания достаточно часто проводит различные семинары для своих заказчиков и партнеров. Избежать внутренних накладок помогает корпоративный календарь мероприятий. Но как избежать случаев, когда другой вендор проводит семинар в этот же самый день? Всех по очереди обзванивать? Одна моя коллега предложила очень остроумное решение. Нашу отрасль обслуживают три классных переводчика. Каждый раз, когда мы проводим большое мероприятие, нам нужен кто-то из них — и мы стараемся договариваться с ними заранее. Так же поступают и другие компании. Так вот. Достаточно позвонить каждому из них с предложением переводить выступления на планируемом нами семинаре, и мы знаем, что происходит в этот день, о возможных конфликтах на эту конкретную дату.

Универсальный ответ — чем короче, тем лучше.