Александр Горбачев - Тайм-менеджмент в два счета

Суть аналогии в следующем: как чемодан врача со скальпелем может спасти жизнь только в умелых руках, так и новомодные мобильные штучки и современное программное обеспечение могут продвинуть вашу карьеру при условии, что вы знаете, как правильно их применять. Поэтому на первое место я бы поставил личное мастерство, навыки самоорганизации, а не технические средства. В подтверждение тому – многие весьма успешные топ-менеджеры в наш информационный век пользуются бумажным органайзером и при этом ничуть не страдают. Они успевают и руководить, и уделять время семье. Получается, что лучший инструмент, на который нужно тратить деньги, – это наш мозг. Точнее сказать, мышление. Следует развивать дисциплину и качество нашего мышления. Кто ясно мыслит – тот ясно излагает. Качество мышления видно по презентации человека. Не даром Цицерон, принимая своего ученика, просил его: «Скажи что-нибудь, чтобы я мог тебя увидеть!»

Е-mail

Почтовый клиент зачастую используется как органайзер. Самые распространенные – The Bat, Outlook, Outlook Express. Приходит письмо, в нем описание задачи. Читаем, выполняем, удаляем, переходим к следующему письму. Достаточно удобно. Осталось только исправить ошибки работы с почтой – и можно считать, что подходящий органайзер у вас под рукой.

Первая базовая ошибка: УДАЛЯТЬ ПИСЬМА. Все пришедшие вам письма нужно сортировать и сохранять. По крайней мере, пока не завершится проект, по которому идет переписка.

Предлагаю рассмотреть один из оптимальных алгоритмов работы с почтой.

1. Создаем папку «!_Work». Восклицательный знак в начале позволяет этой папке всегда быть в самом верху, что облегчает визуальный поиск и ориентировку.

2. В ней создаем структуру папок под проекты, в которых вы участвуете. Названия категоризируем по проектам либо людям. То есть у вас появляется ряд папок, помеченный именами людей, либо названиями проектов. Например, вот так.

3. Когда подготовлена структура папок, следует освоить последовательность сортировки.

4. Нажимаем отправить/получить. Допустим, получаем 19 писем, они в папке «Входящие».

5. Бегло просматриваем их на предмет спама, ненужных писем. Их удаляем. То есть зачищаем наш ящик от задач «С». Удалили 9 писем, осталось 10.

6. Оставшиеся письма читаем и определяем, какой они категории – <А» или «В». Если письмо «В» – перемещайте его в папку «!_Work». Переместили 7 писем, осталось 3.

7. Теперь следует оценить оставшиеся 3 письма категории «А» по критерию «время, необходимое для написания ответа». Если это займет несколько минут, сразу напишите ответы и положите в проектную папку архива. Ответили на 2 письма, осталось 1.

8. Теперь приступайте к работе с письмом категории «А».

9. Выделите в течение дня 1–3 окна для ответов на письма из папки «!_Work». Рекомендую оставлять такие окна утром, перед обедом и вечером. Их длительность и количество – по вашей потребности.

Представленный выше алгоритм прост, удобен и очень функционален. Такая схема позволяет держать в регулярном порядке вашу переписку. В любой момент времени можно получить доступ к нужному письму. Позволяет по завершении проекта легко создать архив и облегчить объем почтовой программы.

Когда завершена работа с проектом, просто откройте почтовую папку, выделите все письма в ней. Захватите мышью и перенесите их в папку на диске. Каждое письмо будет представлено как отдельный файл. Далее заархивируйте файлы, и получится один архивный файл со всей вашей перепиской по данному проекту.

Многие используют почтовый клиент как органайзер. Написали себе письмо – вот и задача, которую нужно сделать. Выполнили ее – переместили в папку «Сделано». Руководитель Дмитрий К. использует этот способ так. Если он на работе и вспоминает, что ему необходимо сделать дома, он пишет себе письмо на домашний адрес. А когда он находится дома и приходят мысли по работе, чтобы не забыть сделать их, фиксирует в письме и направляет на рабочий адрес.

Список дел и карта мыслей

Это два структурно разных способа выкладки, представления формации на бумаге. В таблице приведены сравнительные данные по каждому инструменту.

Карта мысли – это ненавязчивый план. (Ольга Кравцова, г. Пермь)

Список дел известен нам со школы. Для составления всех наших планов и заметок мы используем именно его. Поэтому этот инструмент уже хорошо отработан, как привычка. Другое дело – карта мыслей. Для многих людей этот загадочный инструмент встречается впервые. В двух словах суть его такова. В центре листа рисуем кружок. В круг ставим дату. Отводим черту от поверхности центрального кружка в любую сторону и фиксируем название задачи или действия, которое мы планируем выполнить. Обводим его в круг или овал. И таким образом набрасываем следующие задачи. Как спутники, запускаем на орбиту вокруг нашей даты задачи, требующие нашего участия. Важно при зарисовке не придерживаться последовательности заполнения орбиты, типа слева направо или наоборот. Этот метод требует произвольности, а не последовательности.

Карта мысли – полезный и гибкий инструмент: все на плоскости одновременно. (Алексей Зубрилин, г. Тольятти)

Подводя итоги, следует понять границы применимости каждого из методов. Если у нас задачи привязаны к точному времени: 12:00, 15:05 – то их фиксируем списком дел. Напротив каждого прописываем время начала выполнения. А вот задачи типа «если Петрович подготовит отчет, то внести его в реестр отчетной документации» очень удобно фиксировать картой мыслей. Чтобы организовать на основе списка дел и карты мыслей удобный планировщик на день, следует лист разделить на две половины. На одной – создать шкалу времени с утра до вечера. На второй – свободной – рисуйте карту мыслей задач, не имеющих четких временных точек старта.

При этом в течение дня по мере появления новых задач вы быстро определяете, куда их записать. Задайте вопрос: когда ее нужно сделать? Если время не задано – «в течение дня, главное – сегодня», насаживайте «новый Чупа-Чупс» на ядро карты мыслей и обводите овалом. Если же «в 13:15 начать отзвон по клиентам», то напротив шкалы времени фиксируете, что делать.

Руководителю рекомендуется овладеть обоими методами, так как в его работе регулярно присутствуют задачи, требующие то «аналитики», то «творчества». Практикуя рисование карт мыслей в течение двух-трех недель, вы сможете перевести это на уровень Навыков.

Секретарь

Девиз успеть за день – девиз на твоем щите!

Отличный инструмент. Один только минус – удовольствие дорогое. Хороший секретарь, или, точнее, помощник руководителя, требует высокой оплаты труда. Рекомендуется для высшего управленческого звена: председателей правления, директоров. Секретарь хорош, если он обладает слепым методом набора, навыками быстрого чтения, отлично разбирается в офисных приложениях и Интернете. Умеет сортировать и приводить в порядок информацию как в электронном, так и в бумажном виде. Кроме того, должен буквально с полуслова понимать руководителя, чтобы экономить время на коммуникацию. Умело отсеивать «входящий мусор», точно фиксируя, кто, когда и с какой целью звонил. Он также должен уметь планировать график руководителя, то есть обладать навыками тайм-менеджмента, хорошо общаться и сглаживать острые углы, легко работать в стрессе и конфликтных ситуациях.

Метод «швабры»

Лучше сделать два крупных дела, чем пять мелких.

Реальная история. Англия, 50-й год прошлого века. Вице-президент Бетл-Хим Шваб вызывает консультанта Ли и просит дать совет по лучшему управлению делами. Недолго думая, Ли предлагает следующее:

– Напишите список дел, которые собираетесь делать завтра. Теперь выберите из них самое важное, самое ценное. Завтра утром приступите к нему. Ни на что не отвлекайтесь, пока его не завершите. После выполнения снова пересмотрите список. Возможно, появились новые задачи, которые требуют решения. Выберите на этот раз самую важную задачу и незамедлительно приступайте к ее выполнению. И в такой последовательности работать до конца дня. Даже если вы не дойдете до конца списка, вы выполните самые важные задачи. Работайте так каждый день, и результаты не заставят себя ждать. Насколько сочтете этот совет ценным, столько мне и заплатите, – с этими словами Ли удалился.

Через две недели Ли получает чек на сумму 25 000 долларов. На чеке внизу мелкой строчкой было приписано: «Это был самый лучший совет по менеджменту, который я услышал за последние 20 лет!»

Метод «швабры» – круто! Чистить, убирать – не загонять себя в угол. (Сергей Большаков, г. Уфа)