Александр Горбачев - Тайм-менеджмент в два счета

Норматив

Планирование дает удовлетворение от работы, так как мы добиваемся результатов.

Правило гласит: каждая задача должна получать четко выделенный, ограниченный бюджет времени на выполнение. Иначе, если вы не ограничите время выполнения, вступает в силу закон Мерфи: «работа отнимает все отведенное на нее время».

Вы пишете 5 задач на день. Каждая из них должна получить четкие рамки, сколько времени требуется на ее выполнение. Время должно быть реальным. Поможет в определении норматива чувство времени, о котором мы уже говорили ранее. Норматив задает темп работе. Мы, как существа биологические, живем ритмами. Рамка времени на каждую задачу помогает держать хороший темп. Это как нога на педали газа. Есть рамка – нога жмет педаль, и машина держит нужный темп. Убрали рамку – убрали ногу с педали газа. Машина снижает скорость и едет некоторое время по инерции. Потом останавливается. Это красиво изображено в фильме «Формула любви». Когда карета графа Калиостро сломана и барин общается с крестьянином Семеном.

– Что с каретой, Семен?

– Ось полетела, барин. За день сделаю.

– А за два?

– Сделаем за два.

– А за пять дней?

– Ну, если постараться, можно и за пять.

– А за десять дней справишься?

– Ну ты, барин, задачу ставишь. За десять чтоб успеть, помощник нужен.

– Бери кого хочешь, но чтоб карета была готова не ранее, чем через десять дней!

В нашей родной стране таких умельцев достаточно. Растягивать выполнение работы – это глубокое культурное наследие социалистических планов.

Вывод: после формулировки задачи на результат задать ей временную рамку. Сколько будет весить задача в часах, минутах. Это позволяет держать темп в процессе выполнения работы.

60: 40

Золотое правило 60 на 40 – наиболее полезно, чтобы все успевать!

40 % надо держать в резерве – это система моей жизни.

Когда вы составили список задач на день, сформулировали каждую на результат, оценили и задали норматив, следует прибавить к сумме всех нормативом 40 % времени. Так вы узнаете длительность своего рабочего дня.

К примеру, у вас задач на 5 часов согласно второму правилу планирования. Это 60 %. Добавив еще 40 % (3 часа), получаем 8 часов. Такова будет настоящая длительность вашей работы.

Планировать по нормативу следует только часть рабочего времени. Это 60 %. Получается, что при 8-часовом рабочем графике 5 часов – задач по нормативам, 3 часа – буфер. Запас времени – на форс-мажоры, входящие звонки и задачи. На погрешность в определении времени на выполнение дел. При этом, если при планировании у вас задачи укладываются только в 6 часов и никак иначе, это нормально. Просто отдавайте себе отчет в том, что длительность графика работы будет 10 часов. В итоге вы знаете, когда реально освободитесь, и можете предупредить близких, чтобы скорректировать планы на вечер.

Правило 60: 40 позволяет вам реально оценить, когда завершится рабочий день. Если я планирую задачи с учетом буфера, то имею возможность регулярно выполнять свой план. В течение месяца максимум один-два дня выпадут из этой пропорции. В остальные вы на 100 % выполните задуманное. А это, как мы уже решили, удовольствие. Каждый день. Удовольствие дает дополнительную мотивацию. Этим вы замыкаете «классный» порочный круг: планирую – 100 % выполняю – получаю удовлетворение – снова планирую. Оцените свой порочный круг. Не пора ли сменить его?

Трехэтапное планирование создает гибкий и живой план. (Роман Кукушкин, г. Новосибирск)

На этом основные правила завершены. Акцентирую ваше внимание, читатель: соблюдая эти три правила, мы получаем хороший план. План, который на 100 % выполним, а значит, приносит удовольствие.

Перейдем к дополнительным правилам планирования.

ПРАКТИКУМ

1. Откройте свой план на сегодня. Проверьте каждый пункт плана, на что он ориентирован – на результат или процесс?

2. Пункты «не на результат» перепишите, учитывая рассмотренные выше критерии: 2–5 слов и совершенный глагол.

3. Оцените каждый пункт плана по времени. Сколько часов или минут понадобится вам в действительности, чтобы выполнить этот пункт.

4. Просуммируйте норматив всех пунктов плана за день.

5. Заложите резерв времени 40 %, чтобы план стал на 100 % выполнимым.

Нужно так научиться планировать, чтобы это приносило удовольствие. (Ольга Акулина, г. Санкт-Петербург)

АЛГОРИТМ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ – 7 ШАГОВ:

1. Вечером пишем список дел на завтра.

2. Проверяем каждый пункт «на результат». Изменяем, если требуется.

3. Утром следующего дня оцениваем имеющиеся ресурсы. Все ли пришли на работу, выполняем контрольные звонки, получаем почту. Если требуется, вносим в список свежие задачи «А».

4. Фиксируем норматив напротив каждого пункта дневного плана.

5. Добавляем 40 % резервного времени.

6. Распределяем дела, привязанные ко времени, по рамке дня: что когда выполнять.

7. Приступаем к выполнению.

Приучите себя следовать этому алгоритму. В течение недели-двух вы заметите, как увеличилась ваша продуктивность. Меньше станет авралов и форс-мажоров. Снизится стресс, поскольку будете все успевать. Ваши коллеги начнут завидовать и спрашивать вас: «В чем секрет таких положительных изменений?». Одним словом – наслаждайтесь успехом дневного плана.

Эффективность каждого момента времени растет при планировании.

Уровень дневного масштаба, или ОПЕРАТИВНЫЙ, планирование на день грядущий. Рекомендуемые методики планирования:

«держать в голове»;

e-mail;

список дел;

секретарь;

метод «швабры»;

В-АВВ;

карта мыслей;

4 по 25;

принцип очереди.

«Держать в голове»

Записать задачу, для того чтобы освободить оперативную память.

Когда применим данный метод планирования на день? Когда несколько дел? Вы уже знаете правило семи, и, наверное, первая мысль – «5–9 дел можно удержать в голове». Совершенно верно, удержать. То есть помнить такое количество дел возможно. Однако где место для того, чтобы думать? Если ваше сознание будет занято только тем, чтобы помнить, какие задачи следует выполнить, то ресурсы для «думания» исчерпаны. Поэтому рекомендуем отказаться от затеи использовать сознание как записную книжку. Пользоваться таким методом следует, только когда на день – одна задача. Или на выходных, в отпуске. Когда вам не столь важны результаты и плотность дел низка.

Умение планировать день – залог уверенной работы. (Валерий Вольман, г. Тольятти)

Как только в голове оказываются даже две задачи, в случае дефицита времени, они вступают в конфликт, и одна из них будет вытеснена, забыта. Только одна задача может полноценно храниться в сознании даже в состоянии стресса, позволяя вам свободно думать над ее решением и выполнять действия, ведущие к достижению поставленной задачи. Поэтому для руководителя этот инструмент неприемлем. Разве что вам безразличны результаты вашей работы – тогда можете «держать планы в голове».

САМЫЙ ЛУЧШИЙ ИНСТРУМЕНТ – НАШ МОЗГ!

Многие думают, что с покупкой ноутбука, смартфона или коммуникатора они станут больше успевать. Такое же мнение распространяется и на программное обеспечение. Практически на каждом тренинге участники спрашивают: «Александр, какой самый лучший софт для тайм-менеджмента? Действительно ли Outlook помогает организовать себя и добиться большего в делах?» В таких случаях на вопрос отвечаю вопросом: что лучше – пила или рубанок? Какой столовый прибор важнее – вилка, ложка или нож? Как вы догадались, идеального инструмента нет. Суп – ложкой, стейк – вилкой. Вывод: задача диктует, какой инструмент использовать для ее решения.

Классический пример конфликта мастерства и инструментария, близкий к реалиям нашего бизнеса, есть в сюжете известного польского фильма «Знахарь». Девушка попадает в аварию, у нее травма шейного отдела позвоночника. Приходит местный «цирюльник», проводит осмотр и выносит вердикт: «Она не выживет, травма смертельна». Собирает чемоданчик с инструментами и выходит. Знахарь, который ее также осмотрел, заявляет иное: «Ямогу ей помочь, травма не смертельна. Но у меня нет инструментов для проведения столь тонкой операции». Он ворует чемоданчик из повозки «цирюльника», проводит операцию и спасает жизнь героине.