Наталья Сидорова - Тайм-менеджмент, 24 часа – это не предел
а) объективный анализ и оценка существующего положения;
б) формулировка целей;
в) нахождение средств для достижения целей;
г) поиск и взвешивание альтернативных возможностей;
д) прогнозирование препятствий и принятие мер для снижения их воздействия;
е) уточнение операций, определение порядка их важности и времени исполнения;
ж) разделение средств на конкретные работы со сроками;
з) контроль.
Кроме того, уже давно выявлено множество правил планирования, следуя которым, ты должен значительно повысить эффективность планирования деятельности.
1. Прежде всего нужно поставить себе цель – это есть самое важное условие начала любого планирования. Цель должна быть реальной и отвечать твоим возможностям.
2. Составь себе перечень возможных условий и факторов, которые могут оказать на твой план то или иное влияние.
3. Попытайся сгруппировать и адаптировать их таким образом, чтобы они максимально отвечали потребностям поставленной тобой цели.
4. Попробуй дать объективную оценку составленных тобой комбинаций (можно даже привлечь друга) и выбери наилучший вариант.
5. При непосредственной разработке плана не следует пускаться в дебри и ударяться в сильную детализацию – мысли глобально, это позволит видеть тебе весь план в общем. Со всех сторон детализация должна иметь примерно одинаковый характер. Ошибки здесь часто возникают из-за чрезмерного усердия или по неопытности, но так даже лучше, чем если что-то упустишь, ведь «Москва не сразу строилась».
6. Никогда не внедряй и даже не пытайся осуществить незаконченные планы. Неполное планирование скорее всего приведет тебя к необходимости импровизации, и, даже если у тебя это неплохо получается, это, в свою очередь, может привести к неуверенности, а неуверенность, как правило, ведет к хаосу.
7. В планировании, конечно, допускаются отклонения, но их в важных частях плана следует сводить к минимуму. Это относится, например, к первоочередным целям, а вот в перспективных целях, напротив, такие отклонения могут достигать больших величин и создавать альтернативы.
Контроль за исполнением плана. Затраты времени и сил на планирование не стоят и ломаного гроша, если отсутствует контроль за его исполнением. Оно полностью теряет смысл, если план не выполняется или если работа по разработке плана проделывается впустую либо ведется крайне плохо.
Ценность планирования в наибольшей степени зависит от потенциальности осуществления плана, но возможность осуществления напрямую связана с целями и действиями человека. Такая теория планирования эффективна и продуктивна. Планирование определяется характером действий в настоящем, чтобы приготовиться к будущему, но не всегда понятно, что настоящее предопределяет будущее, а даже может быть, что наши надежды на будущее и определяют то, что мы делаем для него. Следовательно, не всегда однозначно можно сказать, планирование определяет действие или действие определяет планирование.
Таким образом, значимость претворения в жизнь запланированной деятельности не менее важна, чем и само планирование, ну и соответственно контроль за выполнением – неотъемлемая часть планирования.
Причины провала плана. Имеется в виду то, что нужно постараться не допустить срыва плана. Существуют три наиболее известных, широко применяемых и эффективных способа избежать этого: качественнее планировать, больше внимания уделять переговорам и эффективно использовать стимулы. Что такое срыв плана?
Собственно, провалом плана можно считать прекращение полезной деятельности или осуществление бесполезной.
Существуют шесть основных видов провала плана.
1. Провал, вызванный бесконечными модификациями. Оригинальные идеи и новаторские подходы плана модифицируются и изменяются, чтобы постоянно подстраиваться под интересы. Таким образом, получается, что конечный продукт имеет мало общего с первоначальной задумкой и, что более важно, уже не может полностью удовлетворить потребности или лишь отдаленно связан с запланированными целями.
2. Провал из-за постоянных задержек и отлагательств.
3. План абсолютно нереален с самого начала.
4. Провал не имеющего большого значения плана. План, который вначале имел значение, цели и смысл, т. е. был актуален, оказывается в будущем просто не нужен.
5. Провал в результате накопления задач. По мере осуществления задуманных планов появляется слишком много дополнительных задач. Накопление идет по нарастающей, все сильнее и сильнее, пока план не провалится или осуществление его до победного конца станет нереальным.
6. План по мере своего составления или осуществления постепенно отдаляется от своей цели и, в конце концов, уже не решает поставленных задач.
Помня о перечисленных причинах провала плана, ты сможешь в процессе разработки избежать всех этих неприятностей и просто сбречь свой план на будущее воплощение. Успешное воплощение!
Вообще, следуя правилам и порядку создания плана, описанным выше, ты можешь избежать всех причин провала планов.
Я думаю, освоение техники планирования никому не помешает, а может быть, даже станет залогом успеха как в финансовом смысле, так и особенно на управленческом поприще. Именно руководителю (любого уровня и звена) для своей эффективной деятельности необходимо ее прежде всего правильно спланировать. Следовательно, необходимость освоения или хотя бы знакомства с теорией планирования деятельности очевидна. Планы можно и даже необходимо создавать и использовать на самых различных уровнях, будь то банальное расписание собственных действий на неделю (вплоть до плана своей жизни) или же план развития корпорации. Однако все же не следует злоупотреблять этим. Напомню еще раз: во всем нужна мера, написание подробного плана жизни человека вплоть до того, чтобы назначать заранее точные даты и действия на несколько лет вперед, просто глупо и вообще не имеет никакого смысла, поскольку просто невозможно для нормального человека. Видеть себя, свою деятельность (вплоть до конкретных дат) на пару месяцев вперед – уже очень большое достижение. Для больших корпораций, естественно, этот срок немного больше, но и им не следует, применяя планирование, используя его эффективность, планировать всю свою работу на 100 лет вперед.
Планирование, безусловно, необходимо, но не следует излишне детализировать и планировать все на слишком большой срок вперед.
Глава 3
ПРИНЦИПЫ УСПЕШНОГО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА
Вот мы с тобой и подошли к самому интересному. Существует множество способов планирования времени, чтобы не отводить огромное количество времени на философские мысли типа «Есть ли жизнь на Марсе?». Или ты астроном, и тема твоей докторской как раз и связана с той самой жизнью? Как-то армянское радио спрашивают: «Есть ли жизнь на Марсе?», а радио отвечает: «И там нет!» Поэтому, чтобы твоя жизнь всегда находилась в настоящем и давала положительные результаты, сейчас раскрою тебе простые принципы времени. Ты можешь пользоваться каждым в отдельности, можешь объединять их все вместе или парами. Делай так, как для тебя удобнее и проще. Всегда помни, что самое важное – обязательно получить результат. Каждое твое телодвижение, объединенное с временным пространством, должно давать определенный результат. На этом, собственно говоря, и основаны все принципы успешного тайм-менеджмента. Перестань думать о том, что принципы изначально скучны и сложны. На самом деле все это очень увлекательно и интересно. Фиксируй все изменения в собственном пространстве. Пользуйся всеми вновь предоставляющимися возможностями. Ты услышал стук в дверь: «Тук-тук!» – «Кто там?» – «Это я, твой шанс». Неправда, шанс стучится только 1 раз. Запомни это на всю свою жизнь, на все время, что тебе отпущено. Перестань упускать шансы, которые стучатся в твою дверь, и помни о том, что шанс дается только 1 раз. Впрочем, так же как и чувство меры. Почему здесь упомянуто и о мере? Причина проста. У тебя есть мера – мгновение, и если ты его чувствуешь, ощущаешь его быстротечность, то все в порядке. Пользуйся им. Наполняй каждое мгновение смыслом. Есть выражение: «Используй все свое время на полную катушку». В каждое мгновение своей жизни ты можешь принять важное решение и перейти на другую грань собственной жизни. Можешь выполнить дело, о котором станут помнить многие вокруг, даже если это вовсе не благое дело. Жизнь прекрасна, так совершай великие дела, даже если они в твоих глазах покажутся мелкими и незначительными. Поцелуй любимой каждым утром перед выходом на работу, только искренний и любящий, может сделать очень многое не только в жизни непосредственных участников этих приятных мгновений. Таким приятным действием ты можешь сделать серьезный вклад в создание яркого и насыщенного положительными моментами дня. И не только своего дня, но и дня многих людей, которые увидят твою улыбку. А если ты считаешь незначительным то время, которое ты проведешь в озорной игре со своим ребенком, то ты глубоко ошибаешься. Обрати внимание на то, каким взглядом твой малыш встречает тебя с работы. Он в предвкушении восторга провел весь день, взахлеб рассказывая о вашей веселой и интересной вечерней игре всем, кто попадался в течение дня. Представляешь, скольких людей вокруг ты смог охватить любовью и теплом, просто 30 мин от души пообщавшись с одним человеком. Таких, казалось бы, незначительных мелочей в твоей жизни огромное множество. В одно мгновение совершенно неосознанно ты можешь создавать мощные потоки энергии, которые позволяют увеличивать твое собственное время. Каким образом? А таким. Создавая поток позитивного восприятия у других людей, ты выстраиваешь цепочку благоприятных событий, которые в свое время возвращаются к тебе таким образом, что твои дела начинают решаться, казалось бы, без усилий с твоей стороны. В мире все взаимосвязано. И не проси меня объяснить, как это происходит. Мне не подвластны механизмы времени. Я только хочу показать, как ты можешь это использовать для достижения собственного успеха. Есть множество выражений, подтверждающих это. Например, «Добро возвращается сторицей». При чем здесь тайм-менеджмент? До сих пор не догадался? А притом, что все то, что сокращает время, направленное на достижение поставленной цели, на самом деле увеличивает твое собственное время. Путем сокращения временного пространства ты как бы растягиваешь собственное, личное время. Говорят же, что успешные, активные и позитивно настроенные люди имеют в сутках не 24 ч, а гораздо больше. Вот они, секретные механизмы времени. Пользуйся всеми и получай важные для тебя результаты. Тебе приведены некоторые примеры принципов времени. Ты можешь выбрать тот, который соответствует твоему типу и стилю. Для начала. А лучше пользуйся всеми сразу. В зависимости от ситуации и настроения. Стань асом и мастером по владению собственным временем. Открывай для себя новые принципы. Создавай собственные. Ты идеальная субстанция, которая может интерпретировать все по своему усмотрению, модернизировать для изучения и создавать то, что только тебя может привести к успеху. Хватит болтать, перейдем к делу.
